In jedem Unternehmen gibt es einige Produkte – Büroausstattung, Werkzeuge, Computer und Zubehör etwa – die einmal eingekauft wurden, doch nie oder nur kurz in Gebrauch waren. Ebenso haben viele Hersteller eine Reihe von Produkten auf Lager, beispielsweise Handys oder Elektronik- und Messgeräte, deren Lebenszyklen sich dem Ende nähern. Die Lagerung überzähliger Produkte kostet in beiden Fällen Platz und damit Geld. Die Hersteller vermarkten darüber hinaus die so genannten End-of-Life-Produkte nicht mehr aktiv. In der Regel werden die Produkte irgendwann entweder zu einem Bruchteil des Einkaufspreises an Broker und Trader verkauft oder entsorgt. Wiederum sind beide Optionen ein Verlustgeschäft.
Genau in diese Lücke stößt die Geschäftsidee von Vertixx. Was, so die Vorstellung der Gründer, wenn man als Verkaufsagent Restbestände oder Produkte, die sich am Ende ihres Lebenszyklus befinden, über das Internet vermarktet? Etwa auf Online- und Auktions-Plattformen wie Amazon, ElectronicScout 24 oder eBay? “Wir wollen die Produkte zu den potenziellen Kunden bringen, nicht umgekehrt”, bringt es Michael Münzer, Leiter Online Sales bei Vertixx, auf den Punkt. Die Idee zu dem Geschäftsmodell stammte aus einem Businessplan-Wettbewerb, den die Deutsche Telekom im Jahr 2004 initiiert hatte. “Vertixx” leitet sich in Anlehnung an das Verkaufsmodell auch vom umgangssprachlichen “verticken” – verkaufen – ab.

Start-up ohne erprobte Geschäftprozesse

Vertixx ist als Dienstleister seit April 2005 aktiv am Markt und gehört zur Deutschen Telekom. Das aktuelle Portfolio umfasst Produkte aus den Kategorien Audio und Hi-Fi, Computer, Foto und Camcorder, Handy und Organizer, TV, Video und Elektronik sowie Messgeräte. Zu Beginn arbeitete das Start-Up mit Excel-Listen und Lösungen auf der Basis von Access. “Das erwies sich allerdings rasch als völlig unzureichend, um unsere Geschäftsidee erfolgreich zu realisieren und zu betreiben”, erklärt Miguel Bleickert, IT-Projektleiter auf Seiten Vertixx. “Deshalb benötigten wir eine Software, die unsere Prozesse effizient und transparent abbildet.” Vertixx verfügt darüber hinaus als Start-up auch noch nicht über langjährig existierende, erprobte Geschäftsprozesse. “Unsere Prozesse konnten sich jederzeit rasch ändern. Deshalb war eine Software gefragt, die sich bei Änderungen sofort flexibel anpassen ließ”, verdeutlicht Bleickert die Anforderungen. Beispielsweise nahm Vertixx zu Anfang Produkte und Geräte nur in Kommission, ging dann aber auch zum Kauf von Beständen über. Für beides müssen jeweils unterschiedliche Informations- und Materialflüsse definiert werden.
Darüber hinaus mussten sich Software-Werkzeuge – wie das Auktionsplanungs- und Einstellungstool Auctionmaster von Channeladvisor – leicht integrieren lassen. Ein weiterer Knackpunkt: Die Vertriebsmitarbeiter sollten von verschiedenen Standorten aus einfach auf das Unternehmens-Backend zugreifen können. Zu guter Letzt galt es, über eine Schnittstelle zur SAP-Lösung der Deutschen Telekom die gesamte Abrechnung und Finanzbuchhaltung abzuwickeln. “Wir mussten bei der Softwareauswahl also darauf achten, dass diese sowohl problemlos an bestehende SAP-Lösungen angebunden, aber auch andere Software-Werkzeuge einfach integrieren konnte”, fasst Bleickert zusammen.

Integration ist Trumpf

Basierend auf diesem Anforderungsprofil begutachtete Vertixx verschiedene Lösungen, darunter SAP Business One, Navision und myFactory. “Wir haben uns für SAP Business One entschieden, weil wir damit unser Geschäftsmodell softwaretechnisch am besten umsetzen konnten und die Software investitionssicher ist”, begründet Bleickert die Wahl. “Außerdem wies SAP Business One im Vergleich das beste Preis-Leistungsverhältnis auf.” Ein weiterer Aspekt, der für die SAP-Software sprach, war die Portalsoftware Intrexx Xtreme von United Planet als integrierte Zusatzlösung. Diese ermöglicht es dem Vertrieb, über eine einheitliche Portaloberfläche auf die entsprechenden Funktionen in SAP Business One zuzugreifen, komplette Vertriebsauswertungen zu erhalten und Verkaufsaktivitäten zu steuern.
Die Implementierung von SAP Business One übertrug Vertixx dem SAP-Partner T-Systems, der das Projekt als Generalunternehmer technisch und finanziell verantwortete, und die anderen an der Implementierung beteiligten Dienstleister, etwa den SAP-Partner Versino, koordinierte.
Neben der im Markt erstmaligen Anbindung von SAP Business One an das Portal Intrexx Xtreme gelang es T-Systems auch, beide Lösungsteile im Verfahren Business On(e) Demand zu hosten. “Wir sind besonders stolz darauf, dass uns die Integration des Portals Intrexx Xtreme an SAP Business One gelungen ist und dass wir den laufenden Betrieb der gesamten Lösung im Mittelstands-Rechenzentrum von T-Systems in Hamburg mit unserem speziellen Hosting-Verfahren realisieren konnten”, so Roland Heun, verantwortlicher Projektmanager von T-Systems.
Von der Ausschreibung im September 2005 bis zum Going-Live der Lösung Mitte Dezember 2005 vergingen nicht einmal vier Monate. Als Teilprojekt war seit November 2005 die Zusatzlösung von United Planet in Betrieb gegangen. IT-Projektleiter Bleickert lobt die “hervorragende Zusammenarbeit mit T-Systems” und auch die Service-Leistungen nach dem Produktivstart. Insgesamt arbeiten derzeit 25 Anwender mit SAP Business One und mit Intrexx Xtreme.

Zentraler Zugriff, zentral verwaltete Informationen

Dank SAP Business One verfügt das junge Unternehmen vom Vertrieb bis zur Auslieferung der Ware an die Kunden über straffe Geschäftsprozesse. “Zusätzlich bringt die SAP-Software ein hohes Maß an Transparenz in unsere Prozesse”, berichtet Bleickert. So beispielsweise im typischen Verkaufsprozess. Die Vertriebsmitarbeiter legen in Intrexx Xtreme Kunden beziehungsweise Lieferanten an und steuern das Lieferantenmanagement sowie Aktivitäten übersichtlich über die einheitliche Portaloberfläche. Hat der Vertrieb einen Vertrag über eine bestimmte Anzahl von Artikeln – etwa Computer oder Camcorder – abgeschlossen, werden diese zunächst in der Zusatzlösung von United Planet angelegt, an SAP Business One übergeben und dort zentral verwaltet.
Neben den reinen Artikelbezeichnung pflegen die Mitarbeiter anschließend die speziell für den Online-Verkauf erforderlichen zusätzlichen Artikelinformationen wie Verkaufstexte und Artikel-Bilder ein. Die so vervollständigten Artikeldaten überspielt SAP Business One in den Auctionmaster, wo letzte auktionsspezifische Einstellungen, wie Ein-Euro- oder Festpreisangebote, vorgenommen werden. Anschließend stellt Vertixx die Artikel auf der jeweiligen Plattform ein und bietet sie zum Verkauf oder zur Versteigerung an.
Anfangs mussten Artikel mehrfach angelegt und in mehreren Datenquellen beziehungsweise Dokumenten verwaltet werden. Diese Pflege erfolgt jetzt zentral. Mit SAP Business One hat Vertixx nicht allein den Aufwand für die Pflege von Artikeldaten reduziert, sondern auch Fehlerquellen minimiert. Sind Ergänzungen oder Korrekturen erforderlich, rufen Vertixx-Mitarbeiter den entsprechenden Datensatz einfach auf und tragen die Änderungen ein. Das garantiert jederzeit aktuelle und einheitliche Produktinformationen über den gesamten Verkaufsprozess.

Rechnungsstellung gestrafft

SAP Business One hat zudem den Prozess der Rechnungsstellung verkürzt, denn die erforderlichen Datensätze werden jetzt nicht mehr manuell, sondern vollautomatisiert übergeben. “Da wir die Artikel ausschließlich über Vorkasse verkaufen, laufen die entsprechenden Transaktionsdaten aus SAP Business One über eine Schnittstelle in die SAP-Lösung der zentralen Rechnungsstelle bei der Deutschen Telekom”, erläutert Bleickert. Dort wird auch der Zahlungseingang überwacht. Bezahlt ein Käufer, erhält Vertixx die entsprechende Rückmeldung. SAP Business One verarbeitet diese und stößt die weiteren Prozess-Schritte an. Die Rechnung wird erstellt und das Lager erhält die Anweisung, die gekauften Produkte auszuliefern.
“Mit SAP Business One als zentraler Daten- und Informationsdrehscheibe ließ sich das Geschäftsmodell von Vertixx am besten realisieren”, bilanziert Bleickert. “Zudem ist die SAP-Software so flexibel und skalierbar, damit wir etwaige Änderungen am bisherigen Geschäftsmodell sowie Erweiterungen rasch umsetzen können.” Dazu gehört auch die weitere Automatisierung von Lager- und Logistikprozessen. So denkt Vertixx darüber nach, als Logistiklösung Warehouse One, eine integrierte Zusatzlösung zu SAP Business One des SAP-Partners Swisslog, einzuführen. “Die entsprechenden Lizenzen haben wir bereits”, schließt Miguel Bleickert.
Weitere Informationen: www.t-systems.de