Wenn sich Unternehmen mit dem Thema IT-Outsourcing befassen, stehen Aspekte wie Sicherheit, Flexibilität und die professionelle Betreuung der komplexen Technologien im Vordergrund. Zusätzlich eröffnen sich durch Outsourcing jedoch zahlreiche strategische Optionen: Die Firmen erhalten die Chance, wichtige Geschäftsprozesse zu optimieren, sie können sich stärker auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und die IT-Kosten nachhaltig senken.

Diese Vorteile macht sich auch die Wintersteiger AG aus Österreich zu Nutze. Der weltweit tätige Hersteller von Präzisionsmaschinen für Landwirtschaft, Holzbearbeitung und Skiservice setzt auf die mySAP- All-in-One-Partnerlösung All for Machine von All for One, die er aus dem Outsourcing-Service-Center von AC-Service bezieht.

Strategische Entscheidung für Outsourcing

Rund zehn Jahre lang hatte Wintersteiger die erweiterte PPS-Lösung Diaprod im Einsatz. Doch als der Softwarelieferant den Systemsupport einstellte, war man gezwungen, sich in Sachen ERP neu zu orientieren. Nach einer Marktsondierung kamen für den Maschinenbauer nur zwei Softwarehersteller in Betracht: SAP und Microsoft. Dass SAP schließlich das Rennen machte, lag nach Angaben des IT-Leiters Karl Leeb am gut funktionierenden Partnernetzwerk von SAP sowie am Funktionsumfang und an der internationalen Ausrichtung der Software. “Allerdings stand von Anfang an fest, dass wir die neue Unternehmenslösung im Outsourcing betreiben wollten. Insofern war dies ebenfalls ein wichtiges K.-o.-Kriterium für uns”, ergänzt Leeb.
Wintersteiger besitzt eine kleine IT-Abteilung, die sich auf Kernaufgaben wie Prozessoptimierung und die Unterstützung der Fachabteilungen konzentriert; der Betrieb der IT-Systeme samt Basissoftware zählt nicht dazu. Diesen Bereich sollte ein spezialisierter Dienstleister professionell betreuen, so die Überlegung. Gleichzeitig könnte das Outsourcing dazu beitragen, personelle Engpässe innerhalb der Abteilung zu vermeiden. Denn gerade im mittelständischen Maschinen- und Anlagenbau kommt es immer wieder zu Herausforderungen, die in Zeiten knapper Personalressourcen die Möglichkeiten der IT-Abteilung schnell übersteigen können: Ein wichtiger Mitarbeiter verlässt unerwartet die Firma; der Lieferant der bisher eingesetzten Unternehmenssoftware kündigt die Wartung; ein Technologiesprung zu Client-Server-Systemen muss bewältigt werden; die Kunden, wiederum gedrängt von den eigenen Kunden, fordern plötzlich einen zertifizierten Applikationsbetrieb, Finanzbehörden erklären bisher papiergebundene Informationen zu dokumentationspflichtigen Daten oder Geschäftsaktivitäten werden auf Zeitzonen ausgedehnt, die Betrieb und Betreuung der IT rund um die Uhr sowie ein umfassendes Notfall-Konzept zur Absicherung gegen Systemausfälle erforderlich machen.

Eine Lösung für alle Standorte

Hier schafft bei Wintersteiger die mySAP-All-in-One-Partnerlösung All for Machine in Verbindung mit dem Outsourcing-Betrieb Abhilfe. Die Einführung der vorkonfigurierten Branchensoftware im Jahr 2006 gelang reibungslos. “Ohne die Unterstützung von AC-Service hätten wir das Projekt nicht stemmen können”, betont Leeb. “Allein für das Zusammenspiel der SAP-Software mit der Hardware, für das Hardware-Sizing oder die Steuerung der Basissoftware hätten wir teure Ressourcen aufbauen und bereitstellen müssen.”
Die Branchenlösung ging in der ersten Projektphase für rund 250 Anwender in der Zentrale produktiv. Gleichzeitig erfolgte der Roll-out für die Standorte in Deutschland, Italien und Frankreich. Schon hier kommen die Vorteile des Outsourcingbetriebs zum Tragen. So müssen beispielsweise in den einzelnen Geschäftsstellen keine aufwändigen Hard- und Softwareinstallationen vorgenommen werden. Trotz unterschiedlicher Sprachen greifen sämtliche Gesellschaften auf das im Service-Center vorgehaltene System zu. Dies bringt in erster Linie Kostenvorteile mit sich und verbessert die Transparenz bei der Konzernkonsolidierung. Außerdem lassen sich neue Anwendungen auf diese Weise rasch und flexibel einführen und für weitere Niederlassungen ausrollen. Zentrale Anlaufstelle für die Anwender ist das Service Desk von AC-Service, das rund um die Uhr zur Verfügung steht.
In der zweiten Phase ab 2007 steht neben der allgemeinen Prozessoptimierung auch die Einführung der Funktionalität für Customer Service, das Kundenbeziehungsmanagement, Business Intelligence, den Variantengenerator und Konsolidierung an. Zudem ist der Roll-out für die Standorte in den USA und in Kanada geplant.

Freiraum für Prozessverbesserungen

Durch das Outsourcing des SAP-Betriebs liefert die IT-Abteilung trotz schlanker Personalressourcen einen hohen Wertbeitrag. So ist sie derzeit dabei, die gesamte Lieferkette von Wintersteiger umfassend zu optimieren. IT-Leiter Leeb wertet die SAP-Einführung als “ein erfolgreiches Projekt, das wir in dieser Art und Weise genauso wieder durchführen würden”. Die neue Unternehmenslösung harmonisiert die Geschäftsprozesse und garantiert jederzeit nachvollziehbare Informationen. Davon profitiert die Wintersteiger AG in vielerlei Hinsicht. In dem von PricewaterhouseCoopers, dem Österreichischen Kreditschutzverband und der Zeitung WirtschaftsBlatt veranstalteten Wettbewerb “Austria’s Leading Companies” beispielsweise kam der Maschinenbauer unter mehr als 400 Unternehmen in der Kategorie “Big Player” auf den ersten Platz.