Die Immobilienbranche ist im Umbruch: Die Bedeutung von Immobilien als Anlageform steigt. Die demografische Entwicklung und immer größere berufliche Flexibilität verändern das Wohnverhalten nachhaltig. Die Ansprüche von Mietern wachsen, und der Vermietermarkt wandelt sich zum Mietermarkt. Gleichzeitig erhöht die Globalisierung mit länderübergreifenden Zusammenschlüssen und Immobilienzu- oder -verkäufen den Druck auf die Branche.
Für Immobilienmanager wächst damit die Herausforderung, ihre Wohnungsbestände und Flurstücke effizient, transparent und durchgängig zu verwalten. Das gilt sowohl für professionelle Immobilienunternehmen (Commercial Real Estate Managers) als auch für Unternehmen, die Immobilien intensiv in ihrem Kerngeschäft nutzen (Corporate Real Estate Managers), wie der öffentliche Sektor, Finanzdienstleister oder Versorgungs-, Einzelhandels- und Telekommunikationsunternehmen. SAP hat diesen Entwicklungen mit der Auslieferung von mySAP ERP 2005 Rechnung getragen und das Immobilienmanagement (SAP Real Estate Management) um zahlreiche wichtige Funktionen ergänzt, aber auch bestehende Merkmale erweitert.

Liegenschaften effizient verwalten

Eine wesentliche Neuerung ist die Liegenschaftsverwaltung. Sie ermöglicht unter anderem die Bestandsführung von Grund und Boden und von grundstücksgleichen Rechten, also Erbbau- oder Dauerwohnrecht. Mit der Lösung lassen sich Eigentums- und Besitzverhältnisse samt den damit verbundenen Rechten und Lasten ausweisen. Alle Daten, die für die Bewertung einer Liegenschaft relevant sind, werden übersichtlich abgebildet. Dazu gehören Informationen aus Grundstücksverträgen sowie aus öffentlich-rechtlichen Registern – etwa zu Eigentumsverhältnissen, Rechten und Belastungen, Grundschulden, Altlasten, Baurechten oder zum Naturschutz. Umfangreiche Berichtsfunktionen unterstützen den Verwalter bei der Analyse des Liegenschaftsportfolios und helfen ihm, die vorhandenen Daten auf ihre Konsistenz zu prüfen. Darüber hinaus können Bestandsflächen auch aus Eigentums- oder vertraglicher Sicht bilanziert werden. Gleichzeitig gewährleisten automatisierte Zahlungsprozesse, beispielsweise zur Abrechnung von im Grundbuch eingetragenen Grundstücksrechten, die effiziente Verwaltung der Immobilie.
In SAP Real Estate Management unter mySAP ERP 2005 sind jetzt bereits im Standard Funktionen für die Mandats- und Wohnungseigentümerverwaltung (WEG) integriert, die bislang nur als Add-On verfügbar waren. Immobilienmanager erhalten auf diese Weise eine einheitliche und durchgängige Sicht auf Objekte, die sich im Eigentum Dritter befinden, auf vermietetes Sondereigentum sowie auf sämtliche Verwaltungsvorgänge, sei es von Hausgeldern, gemeinschaftlichen Geldern oder WEG-Verträgen. Betriebswirtschaftliche Prozesse wie WEG-Abrechnungen inklusive Nebenkostenabrechnung, Rechnungskontrolle oder der Zahlungsverkehr lassen sich parallel zum An- und Vermietungsgeschäft durchführen, ohne die Anwendung wechseln zu müssen. Davon profitiert das Controlling, wenn es darum geht, effiziente Wirtschaftspläne aufzustellen oder eine Rücklagensteuerung gezielt durchzuführen.

Niedrigere Leerstände, höhere Mieteinnahmen

Die aktuelle Version von SAP Real Estate Management enthält außerdem umfassende Funktionen für ein integriertes Interessentenmanagement. Nach einer Kündigung werden Mietobjekte automatisch in Angebotsobjekte überführt, der gesamte Prozess von der Mietanfrage über das Angebot bis zum Mietvertrag wird durchgängig abgebildet. Die Suche nach leer stehenden Objekten erfolgt auf Grundlage der definierte Anforderungen zu Größe, Lage, Preis oder Ausstattung und allgemeiner Interessentendaten. Neben diesen Stammdaten können auch Infrastrukturmerkmale erfasst werden, zum Beispiel die Entfernung einer Immobilie von der nächsten Haltestelle für öffentliche Verkehrsmittel.

Ist das passende Objekt gefunden, erstellt der Immobilienmanager per Knopfdruck ein Angebot mit allen relevanten Daten zum Interessenten und Mietobjekt inklusive Exposés und überwacht dessen Status. Auf diese Weise können Büros, Wohnungen und Läden schneller weitervermietet, Leerstände vermieden und höhere Mieteinnahmen erzielt werden.
Ist die Immobilie dann vermietet oder verpachtet, bildet ein Vertragsmanagement die Mietverträge vollständig ab. Nachträgliche Änderungen werden dank der Integration mit der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung automatisch in der Buchhaltung berücksichtigt.

Finanzen im Griff

Die verbesserte Integration von SAP Real Estate Management in mySAP ERP Financials beschleunigt die Buchungsvorgänge bei Mieteinnahmen, Nebenkostenabrechnungen oder Aufwendungen für die Instandhaltung. Mit der Funktion “Einmalige Buchungen” im Finanzwesen kann der Immobilienmanager einfach und in Echtzeit Belege mit Bezug zu Kontierungsdaten in SAP Real Estate Management buchen – das beschleunigt das Inkasso und verringert das Risiko von Mietausfällen. Zu diesem Zweck hat SAP die Benutzeroberfläche für die Erfassung von Belegen stark vereinfacht und an die Anforderungen der Immobilienverwaltung angepasst. Zudem werden aktive Rechnungsabgrenzungen – das sind Ausgaben vor dem Bilanzstichtag – und passive Rechnungsabgrenzungen, etwa Einnahmen aus Miete oder Pacht, automatisch berechnet und korrekt verbucht.
Die Immobilienanwendung ist außerdem an das zentrale Partnermanagement von mySAP ERP und an das SAP Financial Supply Chain Management (SAP FSCM) unter mySAP ERP Financials angebunden. So werden bei der Vermietung von Geschäftsräumen ein vom Umsatz abhängiger Mietzins (Umsatzmiete) und Nebenkostennachzahlungen zeitnah berechnet, Rechnungen werden rascher versandt, Mieten können schneller bezahlt werden und die Liquidität des Unternehmens wächst. Sämtliche Controllingdaten sind komfortabel über Online-Berichte abrufbar, so dass sich Auswertungen, beispielsweise die Einnahmen und Ausgaben pro Gebäude und Jahr, wesentlich effizienter durchführen lassen.

Papierlose Prozesse

Bei der Verwaltung von Immobilien fällt regelmäßig viel Korrespondenz an. Mit SAP Interactive Forms by Adobe als Kernbestandteil von mySAP ERP 2005 lassen sich formularbasierte Massenanschreiben, zum Beispiel Nebenkostenabrechnungen, einfach und schnell abwickeln. Die Lösung steuert auch formularbasierte Prozesse wie Beschwerdemeldungen oder Instandhaltungsaufträge weitgehend papierlos. Internetgestützte Antrags- und Auftragsformulare sind direkt mit den Geschäftsprozessen in SAP verknüpft und können von Handwerkern oder der Hausverwaltung rund um die Uhr ausgefüllt, verschickt und im Service-Center des Immobilienunternehmens bearbeitet werden. Der durchgängige Arbeitsfluss vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen Mietern, Dienstleistern, Lieferanten und dem Immobilienmanager, beschleunigt Bearbeitungszeiten und verringert die Fehleranfälligkeit. Serviceleistungen und Instandhaltungsaufträge lassen sich zeitnah ausführen. Das führt zu höherer Mieterzufriedenheit und einem schnelleren Inkasso von Servicegebühren.
SAP hat die Immobilienanwendung auch an internationale Geschäftsprozesse angepasst. Lokalisierungen für Österreich, Italien und die Schweiz berücksichtigen landesspezifische Anforderungen. Künftig soll SAP Real Estate Management speziell auch für Dänemark, Finnland, Portugal, die Tschechische Republik und Japan verfügbar sein.

Durchgängige Prozesse, bessere Entscheidungen

Mit SAP Real Estate Management unter mySAP ERP 2005 erhalten Immobilienmanager ein effizientes Werkzeug, um den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie von der Planung bis zum Verkauf durchgängig und – wo möglich – automatisiert abzubilden und ihre Erträge zu steigern. Die Transparenz der Daten unterstützt fundierte Investitionsentscheidungen.
Unternehmensspezifische Abläufe, wie individuelle Berechnungsverfahren, Prüfungen oder Formate für Berichte und Workflows lassen sich modifikationsfrei übernehmen oder definieren. Zudem vereinfachen leistungsstarke Migrations-Werkzeuge und spezielle Programme den Wechsel von der Vorgängerversion zur aktuellen Lösung.

Zukunftssichere Perspektive

SAP wird die Immobilienanwendung kontinuierlich weiterentwickeln. Geplant ist, das Flächenmanagement und das Reporting standardisiert in CAD-Software (Computer Aided Design) zu integrieren. Zudem vereinfacht die von Microsoft und SAP gemeinsam entwickelte Duet-Software die Anbindung zwischen SAP Real Estate Management und Microsoft-Office-Produkten.
Die Lösung unterstützt nicht nur große Immobilienunternehmen, sondern auch mittelständische Wohnungsbaufirmen. So profitieren bereits die schweizerische ISS FM Services AG (ehemals Edelweiss Facility Management AG) mit 700 Mitarbeitern oder die Bielefelder Gemeinnützige Wohnungsgesellschaft (BGW) mit 125 Mitarbeitern von den Vorzügen des modernen, integrierten und flexiblen Immobilienmanagements unter SAP.