Fast jeder, der in seinem Unternehmen schon einmal auf Informationssuche gegangen ist, kennt das Problem: Nur rund 20 Prozent dessen, was an Inhalten im Betriebsalltag anfällt, ist an zentraler Stelle hinterlegt und in strukturierter, organisierter Form zugänglich. Das Gros an Informationen verbirgt sich in E-Mails, Texten, Präsentationen oder Bildern und ist über diverse Applikationen, Festplatten, Standorte und nicht zuletzt einzelne Anwender verteilt. Unter diesen Bedingungen ist eine gezielte, übergreifende Suche schlichtweg unmöglich, und wertvolles Wissen geht verloren.

SOA-basierte Portale bündeln Informationen

Hier helfen Portale: Sie bieten eine zentrale Sicht auf die Unternehmens-IT und eröffnen jedem Anwender einen auf seine betrieblichen Bedürfnisse zugeschnittenen Zugang zu Informationen.
Doch Integrations- und Schnittstellenprobleme machten es bisher sehr schwierig, ein Content Management System (CMS) nahtlos in ein Unternehmensportal zu integrieren, denn beide Anwendungen halten für bestimmte Aufgaben, wie etwa die Nutzerverwaltung, jeweils konkurrierende Lösungen vor. Dadurch war es kaum möglich, ein einheitliches Rollen- und Rechtekonzept zu realisieren.
Dasselbe gilt für das Anlegen neuer Portalseiten und die Pflege der Site-Struktur innerhalb des Portals. Wollte ein Redakteur im Editorprogramm des CMS neue Inhalte erstellen, konnte er diese nicht einfach per Mausklick im Portal veröffentlichen: Er musste erst leere Seitenvorlagen im Portal erzeugen, diese verlinken und die aktualisierten Informationen dann von Hand aus dem CMS in die Leerseiten kopieren. Nicht einmal wenn Portal und CMS mit ein und derselben Technologie, etwa Java, entwickelt worden waren, war eine problemlose Zusammenarbeit garantiert.
Hier bieten serviceorientierte Architekturen (SOA) einen Ausweg: Eine SOA erleichtert die Kommunikation zwischen verschiedenen Software-Anwendungen und damit auch deren Integration in ein Portal. SOA funktioniert nach dem Baukastenprinzip: Anstelle eines starren Software-Blocks erhält das Unternehmen eine in mehrere kleinere Module aufgeteilte Lösung. Aus diesen Web-Services genannten Bausteinen lassen sich individuelle Anwendungslandschaften zusammenstellen. Standardsprachen wie XML oder das SOAP-Protokoll sorgen dafür, dass die Module störungsfrei interagieren.

Vermittlerrolle für SAP NetWeaver

Mit ihrer Plattform SAP NetWeaver ist SAP nun einen großen Schritt in Richtung Enterprise Service-Oriented Architecture (Enterprise SOA) gegangen. In der Regel arbeiten Unternehmensanwendungen isoliert und lassen sich nur unter großem Aufwand punktuell miteinander verbinden. In einer SAP-NetWeaver-Umgebung hingegen können SAP- und Nicht-SAP-Anwendungen wie auch Web-Services gemeinsam genutzt werden.
Eine Middleware-Plattform allein reicht jedoch für den Übergang zur serviceorientierten Softwarelandschaft nicht aus. Es bedarf auch entsprechend SOA-fähiger Lösungen. Der Nutzen einer SOA-Plattform kann sich erst dann voll entfalten, wenn sie durch ein regelrechtes Ökosystem von Herstellern, Systemintegratoren und Kunden um weitere Lösungen bereichert wird. Genau das ist die Stärke von SAP NetWeaver. Nicht nur SAP überführt die eigenen Unternehmenslösungen in die SOA-Welt, auch die Partner passen ihre Anwendungen an SAP NetWeaver an. Sie stellen Funktionen, die sich bis dato tief im Programmcode verbargen, mittels standardisierter Schnittstellen als Dienste für andere Applikationen zur Verfügung. Auf diese Weise wird auch die Trennung zwischen Enterprise Resource Planning (ERP) und anderen IT-Management-Disziplinen wie dem ECM aufgehoben.
Grundlegende Funktionen für den Umgang mit unstrukturierten Daten stellt bereits die Komponente SAP NetWeaver Portal mit dem integrierten Knowledge Management bereit. So lassen sich einzelne Dokumente problemlos im Portal ablegen, in verschiedenen Versionsstufen verwalten und durchsuchen. Inzwischen laufen auch erste ECM-Lösungen direkt in der SAP-NetWeaver-Umgebung. Das hat den Vorteil, dass sie gemeinsam mit allen anderen angebunden Anwendungen den SAP NetWeaver Application Server nutzen. Damit entfällt der Aufwand für eine eigenständige ECM-Installation im Rechenzentrum. Sämtliche Investitionen für den Betrieb einer hochverfügbaren unternehmenskritischen Anwendung müssen also nur einmal getätigt werden.

Medienbrüche sind passé

In einer serviceorientierten Architektur punkten Portale langfristig aber nicht nur mit sinkenden Betriebskosten. Darüber hinaus können die einzelnen Anwendungen innerhalb der SAP-NetWeaver-Umgebung gemeinsam auf Querschnittsdienste wie Monitoring, Backup, Recovery oder die Nutzerverwaltung zugreifen. Daher beansprucht das Portal insgesamt deutlich weniger Hardware- und Administrationsressourcen als eine Ansammlung einzelner, über Schnittstellen verbundener Anwendungen. So koordiniert beispielsweise die zentrale SAP User Management Engine (SAP UME) in SAP NetWeaver die Rollen- und Benutzerverwaltungen aller Lösungen. Anwender, die Texte ins Portal einstellen oder redigieren wollen, müssen sich nicht mehr gesondert in der ECM-Applikation registrieren, sondern sind bereits per Single-Sign-On angemeldet.
Die intelligente Aufgabenteilung im SAP-NetWeaver-Stack schließt zudem den Medienbruch zwischen den Navigationsstrukturen von Portal und CMS. Inhalte, die im Content Management System redaktionell erstellt wurden, lassen sich mit der Maus in die Portalnavigation ziehen.

Anwendungsübergreifende Geschäftsprozesse

Einen besonderen Nutzen versprechen Lösungen für Business Process Management (BPM). War es bisher lediglich möglich, die Prozesse zu modellieren und zwecks Dokumentation zentral abzulegen, so wird es bald alltäglich werden, modellierte Prozesse, zum Beispiel für die Freigabe bestimmter Inhalte, in der Content-Management-Lösung auszuführen. Bislang musste ein modellierter Prozess anhand der Vorgaben in den jeweiligen Anwendungen “programmiert” werden. In Zukunft können diese Abläufe direkt über eine “Process Engine” ausgeführt werden. Damit entfallen sämtliche Programmiertätigkeiten für die Implementierung der Prozesse. Freigaberoutinen und Rechte von Autoren, die sowohl Daten aus Unternehmensanwendungen als auch Inhalte aus dem ECM benötigen, lassen sich auf diese Weise applikationsübergreifend gestalten.
Dieses Beispiel verdeutlicht, wie nach und nach die Fesseln von starren Einzelanwendungen aufgesprengt werden. Eine serviceorientierte Portallösung erfüllt damit eine wichtige Anforderung an die IT-Strategie: Die Geschäftsprozesse bestimmen die IT, nicht umgekehrt. Mit dem vereinheitlichten und umfassenden Management strukturierter und unstrukturierter Daten leistet eine serviceorientierte Lösung einen wichtigen Beitrag zu durchgängigen Geschäftsprozessen und ermöglicht es, ohne Medienbrüche mit Informationen zu arbeiten.

Compliance leicht gemacht

Die Integration von ECM-Lösungen in SAP NetWeaver trägt außerdem erheblich dazu bei, die gesetzlichen Richtlinien zur Verfügbarkeit von Unternehmensdaten zu erfüllen. Regelwerke wie der Sarbanes-Oxley-Act oder Basel II verpflichten die Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse und Daten für spätere Wirtschaftsprüfungen exakt zu dokumentieren und vorzuhalten. Allerdings sind die relevanten Informationen häufig auf unterschiedliche Abteilungen, Mitarbeiter und IT-Systeme verteilt. Die Buchhaltung beispielsweise arbeitet mit der SAP-Funktionalität für Finanzwesen, während die entsprechenden Buchungsrichtlinien gesondert in einzelnen Textdokumenten vorliegen. Da in der EU andere Bestimmungen gelten als etwa in den USA, muss jede Landesgesellschaft eigene Dokumentationen in der jeweiligen Landessprache pflegen. Dies erschwert die gesetzlich geforderte einheitliche Unternehmensführung (Corporate Governance) ganz erheblich.
Der Verbund aus Portal und ECM führt Compliance-Dokumentationen und die betroffenen Geschäftsprozesse nun zusammen. Greift der Buchhalter eines internationalen Konzerns in Berlin auf seinen Kontenplan zu, erhält er gleichzeitig Zugriff auf die geltenden Richtlinien. Das Portal erkennt, dass der Anwender in Deutschland arbeitet, und zeigt die entsprechenden Bestimmungen an. Dabei ist die Dokumentation nicht in der SAP-Funktionalität für Finanzwesen hinterlegt, sondern in einer ECM-Anwendung. Beide Applikationen laufen im Portal parallel nebeneinander. Änderungen an der Dokumentation können Anwender, die sich entsprechend ihrer Zugriffsrechte ins Portal eingeloggt haben, sofort vornehmen, ohne dafür in das Redaktionssystem wechseln zu müssen.
Die Vorzüge der neuen portalgestützten Web-Service-Welt liegen also auf der Hand: Portale konsolidieren im Unternehmen verteilte und mehrfach vorhandene Inhalte auf einer Plattform und verknüpfen sie ohne Medienbrüche mit den zugehörigen Applikationen.