Die Umstellung hatte mehrere Gründe: Zum einen lief Ende 2006 die Standardwartung für das bisherige System aus. Zum anderen wollte man die Gelegenheit nutzen und einen Großteil der Modifikationen in den Standard zurückführen, um für spätere Releasewechsel bestmöglich gewappnet zu sein. Parallel zum Upgrade fand auch der Wechsel vom MDMP System mit drei verschiedenen Codepages (Latin-1, Latin-2 und ISO8859-5 Latin/kyrillisch) in ein einziges Unicode-System statt. Auf der Hardwareseite waren dank eines IBM-System i mit i5/OS kaum Veränderungen notwendig. Allerdings zeigten sich nach der UNICODE-Konvertierung die erwarteten Performanceeinbußen.

Umgestellt wurde SAP R/3 in einer 3-Systemlandschaft mit etwa 400 Eigenentwicklungen wie Reports und User-Exits, einigen Modifikationen sowie zahlreichen Schnittstellen zu Sub- und weiteren SAP-Anwendungen. Zu diesen zählen auch SAP NetWeaver Business Intelligence (SAP NetWeaver BI), mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM), SAP NetWeaver Exchange Infrastructure (SAP NetWeaver XI), SAP NetWeaver Portal oder SAP Business One, die aber als eigenständige Anwendungen nicht von der Umstellung betroffen waren. Bei der Durchführung war VEKA mit einem extra für das Upgrade erstellten Verifizierungssystem auf der sicheren Seite. „Da Veka zentrale SAP-Anwendungen für alle Landesgesellschaften nutzt, hätte der Stillstand des Systems einen weltweiten Produktionsausfall zur Folge. Das wäre nicht tolerierbar”, so VEKA CIO Thomas Sauerland.
Innerhalb von nur zwölf Wochen wurde deshalb zunächst eine Kopie des Produktivsystems erstellt und ein Test-Upgrade unabhängig vom laufenden Betrieb realisiert. Bei entsprechenden Testläufen konnten so neben der Unicodeumstellung auch die notwendigen Anpassungen der Reports und Modifikationen gemäß den Anforderungen bzw. Möglichkeiten des neuen Release problemlos und ohne Störung des laufenden Betriebs durchgespielt werden.
Nach Abschluss dieser Vorarbeiten führte VEKA zunächst den eigentlichen Upgrade des Entwicklungs- und Konsolidierungssystem durch. In der anschließenden sechswöchigen Testphase wurden alle Anwendungen und Prozesse ausgiebig getestet und notwendige Restarbeiten erledigt. Der Upgrade des Produktivsystems erfolgte schließlich in nur vier Tagen im Rahmen einer „Combined Upgrades & Unicode Conversion”. Die Vorteile dieses Verfahrens bestanden für VEKA darin, dass sie keinerlei Überraschungen erleben musste und die so genannte „Frozen Zone”, in der keine Entwicklungen im vorhanden Altsystem erstellt werden können, auf ein absolutes Minimum reduzieren konnte.
Sauerland resümiert: „Trotz einiger Probleme – wie etwa bei der Umstellung auf Unicode – verlief die Umstellung in puncto Projektzeit und -kosten dank der routinierten und zuverlässigen SAP-Spezialisten von Uniorg planmäßig. Auf einige Unwägbarkeiten waren wir schon im Vorfeld eingestellt. Wir haben mit dem Upgrade eine perfekte Ausgangssituation, um auch künftig in technischer Hinsicht auf dem neuesten Stand zu
bleiben”.

Quelle: UNIORG