Der Energieversorger der größten Stadt im östlichen Brandenburg bedient mehr als 56.000 Kunden mit Strom, Gas und Fernwärme und erzielt mit seinen rund 180 Mitarbeitern einen Umsatz von 85 Millionen Euro. Zur Verwaltung der Kundendaten und zur Abrechnung nutzen die Stadtwerke Frankfurt (Oder) schon seit vielen Jahren SAP R/3, die Branchenlösung SAP IS-Utilities sowie die SAP-Funktionalität für Personalmanagement. Das Unternehmen will seinen Kunden in allen Bereichen ein verlässlicher Partner sein. Auch in der Informationstechnologie sind also hoch effiziente Lösungen gefragt.
Als der Support für SAP R/3 4.6 C auslief, bot sich daher ein Release-Wechsel auf SAP ERP 2005 mit der Branchenfunktionalität SAP for Utilities an. Der IT-Dienstleister Vattenfall Europe Information Services, eines der größten auf den Energiebereich spezialisierten Systemhäuser in Deutschland, erarbeitete hierfür ein geeignetes Szenario. Es sah vor, im Rahmen des Release-Wechsels auch die SAP-Zusatzlösung IDEX-GE (Intercompany Data Exchange Extended – German Electricity) zu implementieren, um so die Vorgaben der Bundesnetzagentur zum Unbundling zu erfüllen. Die für die Regulierung der Energiemärkte zuständige Behörde fordert von den deutschen Energieversorgern nämlich, die Unternehmensbereiche Produktion, Netz und Vertrieb zu trennen, damit der Wettbewerb in der Strom- und Gaswirtschaft gewährleistet ist.
Ein weiterer Wunsch der Oderstadt war es, die Unternehmenssoftware durch einen Dienstleister betreiben zu lassen. Auch hier überzeugte Vattenfall Europe Information Services. „Das Angebot der Vattenfall IT ist insgesamt am wirtschaftlichsten und am besten auf die Bedürfnisse der Stadtwerke Frankfurt (Oder) zugeschnitten“, erläutert Irene Ambraßat, die kaufmännische Geschäftsführerin der Stadtwerke.
Separate HR-Landschaft entfällt
Um System- und Prozesskosten zu verringern, schlug Vattenfall Europe Information Services vor, die bislang eigenständige Funktionalität für Personalmanagement als Mandant in SAP ERP zu integrieren. Auf diese Weise entfallen die Kosten für die Betreuung einer separaten HR-Systemlandschaft. Damit erzielen die Stadtwerke Frankfurt (Oder) jährlich Einsparungen im fünfstelligen Bereich.
Mit dem Release-Wechsel auf SAP ERP 2005 ersetzten die Stadtwerke außerdem alle Funktionen der herkömmlichen Rechnungsprüfung im SAP-Standard durch die logistische Rechnungsprüfung, die den Vorteil eines langfristigen Supports durch den Software-Hersteller bietet und gleichzeitig neue Funktionen bereitstellt. Dazu gehören unter anderem die Buchung direkt auf Sachkonten, die Rechnungskürzung, eine automatische Mengen- und Betragsverteilung bei Mehrfachkontierungen sowie ein neuer Report, die Liste „Rechnungsbelege“ (LIST VIEWER).
Das bedeutete für die Anwender allerdings, dass sie sich in neue Transaktionen mit anfangs ungewohntem Layout einarbeiten mussten. Vattenfall erleichterte ihnen die Umstellung durch eine praxisbezogene Schulung mit individuell gestalteten Unterlagen.
Einfachere Suche nach Geschäftspartnern
Darüber hinaus können die Stadtwerke Frankfurt (Oder) mit SAP ERP Änderungen der gesetzlichen Vorgaben künftig mit minimalem Aufwand in die Unternehmenslösung übertragen, da SAP die entsprechenden Anpassungen in der Basisversion pflegt.
Das Customizing der Unternehmenssoftware durch die Vattenfall-Experten vereinfacht bei den Stadtwerken zudem zahlreiche Arbeitsabläufe. Besonders gut kam die Anpassung der Geschäftspartnersuche im Customer Interaction Center (CIC) an: Ergibt die Suche mehr als einen Treffer, wird die gesamte Liste im CIC festgehalten, und der Sachbearbeiter kann jeden Treffer per Doppelklick aufrufen, bis er den gewünschten Adressaten gefunden haben. Da die Liste bis zum Beenden des Kontaktes gespeichert bleibt, muss der Mitarbeiter nicht mit immer neuen, abgewandelten Parametern nach dem gewünschten Geschäftspartner suchen und spart dadurch viel Zeit.
Die maßgeschneiderte Überarbeitung der Funktionalität IS-U Finder macht es außerdem möglich, Stromkunden über die Zählernummer zu suchen. Auch hier wird eine Trefferliste angelegt, sollten sich mehrere Übereinstimmungen ergeben. Im Datenumfeld des Navigationsbereichs, also dem Teil des CIC, in dem der Kunde mit seinen Objekten abgebildet ist, gibt der IS-U Finder zusätzliche Informationen und Icons aus. Daraus kann der Sachbearbeiter unter anderem ersehen, wann der Stromzähler des Kunden abgelesen wird. Er kommt also schneller an wichtige Informationen und erspart sich im Tagesgeschäft zeitraubende Arbeitsschritte wie das Aufrufen der Ableseeinheit.
Automatisierter Lieferantenwechsel
Die Zusatzlösung IDEX-GE, eine Erweiterung von SAP for Utilities, befähigt die Stadtwerke zur Umstellung vom Ein- auf das Zwei-Vertragsmodell bei der Leistungsabrechnung in den Sparten Strom und Gas. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung für das von der Bundesnetzagentur geforderte Unbundling. Über ein Berechtigungskonzept ermöglicht IDEX-GE das informatorische Unbundling: Wechselt ein Kunde den Energieversorger, so haben die Vertriebsmitarbeiter des früheren Versorgers keinen Einblick in seine Daten mehr. Gehört das Netz, durch das der neue Anbieter seinen Strom leitet, dem bisherigen Versorgungsunternehmen, erhalten lediglich die Mitarbeiter der Netzgesellschaft die entsprechenden Informationen. Dies gewährleistet, dass der Vertrieb anderer Stromlieferanten nicht schlechter gestellt ist.
Die Zusatzlösung automatisiert außerdem weitgehend den Lieferantenwechsel. Dieser Prozess ist notwendig, wenn ein Kunde den Energieanbieter wechselt oder auch umzieht. In IDEX-GE führen dann spezielle Workflows die notwendigen Stammdatenänderungen durch oder starten den Datenaustausch mit anderen Marktpartnern. Zudem erleichtert das vereinfachte Netznutzungsmanagement mit IDEX-GE die Kommunikation der Stadtwerke Frankfurt (Oder) mit anderen Netzbetreibern und verringert den Aufwand beim Verarbeiten von Netzrechnungen.
Systembetrieb im Vattenfall-Rechenzentrum
Bei der Trennung von Vertriebs- und Netzdaten profitieren die Stadtwerke von der Erfahrung der Vattenfall Europe Information Services, die als Special Expertise Partner Contract Conversion Services (CCS) bei SAP zertifiziert ist. Die erste Phase des Projektes, der technische Release-Wechsel auf ERP 2005, wurde Ende 2006 in weniger als fünf Monaten produktiv gesetzt. Dabei blieb der Aufwand für die Schulung der Mitarbeiter äußerst gering. „Trotz des Technologiewechsels auf SAP ERP 2005 bleiben alle Prozesse konstant und überschaubar“, berichtet Dr. Silke Richter, Leiterin Billing/Customer Care bei Vattenfall Europe Information Services. „Der Ansatz von SAP, fehlende Funktionen künftig in Form standardisierter Enhancement Packages zu liefern, wird auch weiterhin die Aktualisierung des Systems garantieren.“
Um die Pflege der neuen IT-Landschaft müssen sich die Stadtwerke Frankfurt (Oder) keine Sorgen machen. Nach dem Aufbau der SAP-Lösung hat Vattenfall Europe Information Services als offizieller SAP-Hosting-Partner auch Support und Betrieb der Systeme übernommen. „Wir haben in den vergangenen Jahren eine hochmoderne IT-Landschaft aufgebaut, mit der wir unseren Hosting-Kunden auch bei unternehmenskritischen Geschäftsprozessen jederzeit einen ausfallsicheren Betrieb garantieren können“, betont Janko Ellermeier, Vertriebschef der Vattenfall Europe Information Services. Für die Stadtwerke Frankfurt (Oder) bedeutet das größtmögliche Transparenz in Sachen Kosten und die gesicherte Verfügbarkeit der gehosteten SAP-Lösungen.
