Stephan Flohr, Senior-Systemanalytiker in der Abteilung Informationsverarbeitung (AIV) bei Boehringer Ingelheim, pfeift zufrieden. Soeben hat er den Antrag für seinen Jahresurlaub gestellt – drei Wochen auf Korsika wollen er und seine Familie sich gönnen. Alle für den Antrag notwendigen Informationen hat Flohr über ein zentrales Unternehmensportal auf Basis von SAP NetWeaver Portal selbst eingegeben – und umgehend an seinen Vorgesetzten zur Information weitergeleitet.

Zwei statt 20 Minuten

„Wir erledigen heute einen Urlaubsantrag in zwei Minuten, früher haben wir dazu mindestens 20 Minuten gebraucht“, betont Flohr. Da alle 10.000 Mitarbeiter von Boehringer Ingelheim in Deutschland diesen Employee Self Service (ESS) nutzen, summiert sich das zu einer enormen Zeitersparnis auf.
Bis vor kurzem war das anders. Urlaubsformulare mussten erst in Word ausgefüllt, gespeichert und dann als Anhang per E-Mail an die Verantwortlichen in Fach- und Personalabteilung geschickt werden. Von Zeitbeauftragten wurden die Daten aus dem Formular dann von Hand in die SAP-Lösung für Personalwirtschaft (SAP ERP HCM) eingegeben. Fehler bei der Übertragung, etwa vertauschte Tages- oder Monatsziffern, waren vorprogrammiert, zusätzlicher Aufwand die Folge.

„Das hat jetzt ein Ende. Unterstützt von Portalfunktionen für Mitarbeiter und Vorgesetzte haben wir einen durchgängig IT-gestützten, sicheren, schnellen und transparenten Arbeitsfluss, und zwar ohne Medienbrüche“, erklärt Flohr. Hat er seinen Antrag abgeschickt, fließen die Daten automatisch in SAP ERP HCM sowie – für die monatliche Abrechnung – an die Finanzbuchhaltung und werden dort verbucht. Gleichzeitig erhält der Vorgesetzte die Antragsdaten für den Urlaub umgehend per E-Mail. Er kann diese mit einem Urlaubsplan abstimmen, vergleicht sie mit den Anträgen anderer Mitarbeiter sowie den anstehenden Projekten. Damit werden Überschneidungen bei den Urlaubszeiten vermieden, Personalengpässe bleiben aus.

Weniger Routinearbeiten

So wichtig der Urlaub für jeden Mitarbeiter auch sein mag, ist er doch nur ein Aspekt der Portallösung. Das Unternehmen hat alle personalwirtschaftlichen Abläufe auf der einheitlichen Plattform gebündelt und liefert die Dienste und Services direkt an den Arbeitsplatz. Per Mausklick lassen sich heute Wohnadressen oder Bankverbindungen selbst ändern, die monatlichen Entgeltabrechnungen abrufen, Informationen über neue Schulungsangebote einholen, online auf Schulungen buchen, Verbesserungsvorschläge im Rahmen des betrieblichen Vorschlagwesens direkt einreichen oder Arbeitsunfälle melden.
„Jeder Mitarbeiter hat diese Prozesse nun selbst in der Hand und dadurch mehr Eigenverantwortung“, legt Stephan Flohr dar. „Die Personalabteilung, aber auch Zeitbeauftragte sind somit von administrativen Routinetätigkeiten wie dem Verteilen und Abheften von Verdienstabrechnungen entlastet.“ Ihr steht daher deutlich mehr Zeit zur Verfügung, sich um strategische Aufgaben wie Personalentwicklung oder individuelle Beratung zu kümmern – mit spürbaren Auswirkungen auf die Zufriedenheit und Loyalität der Mitarbeiter. Der Pharmakonzern errang im Wettbewerb „Deutschlands Beste Arbeitgeber 2007“ den dritten Platz in der Klasse der Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern.

IT-Experten als Prozessberater

Boehringer Ingelheim hat im Laufe der Jahre zum einen eine umfangreiche SAP-Systemlandschaft aufgebaut und erweitert diese kontinuierlich um neue Lösungen und Funktionen. Der Pharmakonzern setzt unter anderem auf SAP ERP, SAP Travel Management, SAP SRM und SAP CRM, der Anwendung SAP GTS sowie auf SAP NetWeaver Business intelligence und SAP NetWeaver Exchange Infrastructure. Zum anderen rückte bei den einzelnen Fachbereichen die Prozessgestaltung immer mehr in den Fokus.
Den Wunsch, alle Anwendungen und Prozesse unter dem gemeinsamen Dach eines Portals zu integrieren und übersichtlich und schnell auf Daten aus allen SAP-Systemen zuzugreifen, gab es daher schon länger. Nach kritischer Prüfung entschied die Abteilung InformationsVerarbeitung (AIV) zugunsten von SAP NetWeaver Portal. Hierfür gab zum einen die Integrationsfähigkeit in die bestehende IT- und SAP-Landschaft den Ausschlag, zum anderen der einfache, sichere und personalisierte Zugang zu Informationen.
Die AIV baute die Portalinfrastruktur jedoch nicht nach einem festgelegten Projekt- und Zeitplan auf, sondern erstellte einen Prototypen. Boehringer Ingelheim verfügt über eine dezentrale Organisationsstruktur. Die einzelnen Fachabteilungen haben einen hohen Grad an Eigenverantwortung und weitreichende Entscheidungskompetenzen, auch was die Einführung neuer IT-Lösungen angeht. Der AIV kommt daher im Konzerngefüge eine beratende Rolle zu. „Wir verstehen uns als Geschäftsprozessexperten, die den Fachabteilungen Wege aufzeigen, wie sie mithilfe neuer IT-Technologien ihre Geschäftsabläufe schneller effizienter und kostengünstiger gestalten können“, erklärt Flohr das Prinzip. Wie sich etwa personalwirtschaftliche Prozesse in SAP NetWeaver Portal einbinden lassen, wird in gemeinsamen Projektteams und enger Abstimmung mit den Anforderungen der Fachabteilung erarbeit.

Klare Sicht auf interne IT-Projekte

In weiteren Portal-Projekten realisierte die AIV für ihre eigenen Projekte mit internen Kunden sowie für das Immobiliencontrolling bei Boehringer Ingelheim einen einheitlichen Zugriff auf Kennzahlen und schuf verbesserte Auswertungsmöglichkeiten.
Die rund 400 Mitarbeiter in der Informationsverarbeitung haben nun jederzeit eine klare Sicht auf alle Daten und Kennzahlen. „Wir wissen genau, wie viel Geld wir für ein Projekt ausgegeben haben“, verdeutlicht Flohr. Durch das portalbasierte Kennzahlensystem lassen sich in Projekten auch Zeitüberschreitungen feststellen und dem – durch den kurzfristigen Einsatz von mehr Personal – gegensteuern.

Anhand von Vergleichwerten lässt sich nun auch erkennen, ob Zeiten für Pflege und Wartung bestimmter Lösungen gegenüber der Anwendungsentwicklung überproportional hoch sind. Zudem können die Fachabteilungen Projekte der AIV benoten. Für Flohr sind diese Zahlen „nicht nur wichtige Indikatoren über die Zufriedenheit der internen Kunden und ob wir vereinbarte Service Level einhalten. Sie liefern auch Ansatzpunkte, in welchen Bereichen wir noch besser werden können.“ Die Daten und Kennzahlen wertet die AIV über das integrierte Data Warehouse von SAP aus, aktualisiert sie monatlich und macht die Auswertungen dann über eine eigens entwickelte Cockpit-Funktion allen Mitarbeitern in der Informationsverarbeitung zugänglich.

Gebäudekosten im Griff

Mehr Durchblick hat Boehringer Ingelheim auch bei der Bewirtschaftung seiner Immobilien. Alle gebäuderelevanten Informationen, die aus unterschiedlichen Quellsystemen – einer eigenentwickelten Oracle-Datenbank sowie SAP ERP Financials – stammen, sind nun in das Portal eingebunden und stehen auf einen Blick zur Verfügung. Ein Kostenstellenleiter im Gebäudecontrolling, der für Isotopenlager verantwortlich ist, erhält rollenbasiert und grafisch übersichtlich dargestellt alle Daten zu Miet- und Nutzflächen, Baujahr, Gebäudegesamtkosten, Abschreibungen, Ausgaben für Werkssicherheit sowie aus dem technischen Gebäudemanagement – etwa Heizungs- und Lüftungssysteme, Sanitär- und Klimaanlagen.
Kostenstellenberichte geben den Gebäudemanagern einen aktuellen Überblick zu laufenden Kosten einzelner Gebäude sowie von Instandhaltungs- oder Reparaturprojekten. So lassen sich Verzögerungen bei Reparaturen oder ungeplante Mehrausgaben für Material und Handwerker umgehend prüfen und die Planung und Budgetierung ändern. Jahresabschlüsse über Kosten und Erlöse der bewirtschafteten Immobilien inklusive der jährlichen Betriebskostenabrechnungen werden heute bei Boehringer Ingelheim unmittelbar nach dem Jahreswechsel erstellt und sofort an die Konzernbuchhaltung übergeben.
„Unsere Anwender sind begeistert“, erklärt Stephan Flohr. „denn sie sind per Single-Sign-on in der Lage, ohne technische Hürden die unterschiedlichsten Anwendungen und Datenquellen zu nutzen“. Der weiterhin parallel angebotene manuelle Anmeldeprozess wird kaum noch genutzt. Auch die IT-Abteilung profitiert von der Umstellung auf Single Sign-On, denn der Administrations- und Wartungsaufwand ist deutlich geringer als bei einem Passwort gestützten Zugriff.

Grenzenlose Zusammenarbeit

Das Portal soll in den nächsten Jahren weiter ausgebaut werden. Speziell in der pharmazeutischen Industrie sind schnelle Entwicklung und Markteinführung neuer Produkte ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Deshalb will Boehringer Ingelheim mithilfe strukturierter virtueller Arbeitsumgebungen auf der Basis von SAP NetWeaver Portal die Zusammenarbeit zwischen verteilten Forschungseinheiten noch effizienter gestalten.
Flohr: „Langfristig wollen wir auf Grundlage von SAP NetWeaver Portal sukzessive viele Anwendungen unter einem IT-Dach vereinen, um interne Abläufe sowie Prozesse zu Kunden und Partnern noch schneller und kostengünstiger abzuwickeln.“