„Zur Begrüßung lasst Blumen und Grünpflanzen sprechen“, wird Mike Senneff, CEO von Plant Interscapes, gleich seine Philosophie los. Das Unternehmen mit Sitz in San Antonio, Texas, bietet Dienstleistungen rund um die Blütenwelt. Üppiges Blattwerk und farbige Pflanzenpracht, so wissen Senneff und seine Kunden, erhöhen nicht nur das Wohlbefinden der Menschen – es lässt auch die Kassen klingeln. Gerne nennt Senneff das Beispiel eines Vermieters, der seine Wohnungen nicht so recht an den Mann bekam. Plant Interscapes möbelte in seinem Auftrag die Lobby mit tropischen Pflanzen und Blumen auf, die Anzahl der Mieter nahm prompt zu. „Pflanzen“, so Sennef, „sind eben mehr als pure Dekoration. Oft dienen sie als wichtiges Unterscheidungsmerkmal zwischen Unternehmen.“
Wer – wie Plant Interscapes – 1.400 Büros mit Blumen zu versorgen hat, braucht eine solide Software-Lösung für Vertrieb und Lieferung. Es muss sichergestellt sein, dass die richtige Pflanze im richtigen Übertopf zum richtigen Zeitpunkt beim richtigen Kunden geliefert wird. Der Außendienst wiederum braucht Zugriff auf die Datenbank der Zentrale – wie soll er sonst wissen, welche Blumen zu welchen Preisen verfügbar sind? Schließlich ist die Pflanzenpracht ein vergängliches und saisonales Gut. Daher muss auch der Kundenservice Anfragen rasch bearbeiten. Das alles konnte jedoch die alten Software-Anwendungen – für ERP-Prozesse, Business Intelligence und Customer Relationship Management – nicht leisten.

Schwerfällige Alt-Lösung

In das 1,3 Hektar große Vertriebszentrum von Plant Interscapes in San Antonio werden jede Woche tropische Pflanzen aus Hawaii, Kalifornien oder Florida geliefert und von dort in den gesamten Bundesstaat Texas verteilt. Neben diesem Vertrieb bietet Plant Interscapes über die Zentrale, aber auch über die Niederlassungen in Austin, Houston und Dallas, ein Servicepaket an: Die Pflanzen werden wöchentlich oder zweiwöchentlich gewässert, zurück geschnitten, gedüngt oder ersetzt.
Um die Kunden dieser Servicepakete zu bedienen, hat Sennef rund 40 verschiedene Routen ausgearbeitet, an denen er permanent feilt, um Kosten zu sparen. Die hierfür notwendigen Informationen konnten er und seine Verkaufsteams jedoch dem DOS-basierten Altsystem nur mühsam entlocken. Waren Angebote für Innenarchitekten oder Designer abzugeben, mussten diese in mehreren Schritten erstellt werden. Berichte ließen sich nur im Papierausdruck lesen. „Die alte IT war ein echtes Hindernis für alle Mitarbeiter im Unternehmen – vom Verkaufsteam im Außendienst bis hin zur internen Buchhaltung“, erklärt Sennef.
Senneff war daher klar, dass sein Unternehmen eine neue betriebswirtschaftliche Software braucht. Zur Debatte standen hierfür QuickBooks Pro, Great Plains Dynamics und SAP Business One. QuickBooks ist nur einer begrenzten Anzahl von Anwendern zugänglich und schied daher rasch aus. Bei Great Plains fehlte fehlte aus Sennefs Sicht die notwendige CRM-Funktionalität, auch mit der Preisgestaltung auf modularer Basis war er nicht zufrieden.
Entscheidend für die Wahl von SAP Business One war die integrierte CRM-Funktionalität zum Gesamtpreis. „Die SAP-Software bot alles in einem Paket“, sagt Sennef. Als wesentliche Vorteile sieht er auch die Skalierbarkeit und Flexibilität der Anwendung, auch in Hinblick auf Add-ons von Drittanbietern. Sein Unternehmen, ist Senned überzeugt, wird ohne Einschränkungen mit der SAP-Software weiterwachsen können: „Es ist kein Ende sichtbar.“

Support aus der ganzen Welt

Für das sechswöchige Implementierungsprojekt arbeitete Plant Interscapes mit dem SAP-Partner Express Information Systems (EIS) zusammen. Trotz eines zusätzlichen Upgrades von Microsoft SQL Server fiel bei der Datenmigration keinerlei manueller Erfassungsaufwand an. Unmittelbar nach der Implementierung allerdings trat ein Problem mit der Schnittstelle zur Anwendung eines Drittanbieters auf.
„Wir konnten unsere Rechnungen zum Monatsersten nicht verschicken – ein Schlag für unsere Liquidität, denn immerhin ging es um 350.000 US-Dollar“, schildert Sennef. „Doch SAP hat alles daran gesetzt, das Problem für uns zu lösen. Mitarbeiter des SAP-Support aus den USA, Israel und den Niederlanden waren auf unserem Server eingewählt – am Wochenende, wohlgemerkt. Das hat mich sehr beeindruckt, denn schließlich sind wir ein kleines Unternehmen und trotzdem hat sich der SAP-Support sehr intensiv um uns gekümmert.“
Heute arbeiten 20 Mitarbeiter bei Plant Interscapes mit SAP Business One: Kundenbetreuer, Filialleiter, Vertriebspersonal, Buchhalter. Mit SAP Business One hat Senneff das Personal in der Firmenzentrale um ein Drittel reduziert. „Drei Mitarbeiter verbrachten vorher 21 Stunden mit der Bearbeitung von Rechnungen“, sagt Sennerf. „Heute erledigt das eine Person in einer Stunde.“ Diese Effizienzsteigerung gibt Sennef im Preis an seine Kunden weiter. „Weniger Mitarbeiter in der Buchhaltung bedeuten weniger Gesamtkosten – und somit mehr Wettbewerbsfähigkeit und mehr Aufträge.“
Mit SAP Business One hat sich auch die Zugriffszeit auf Kundendatensätze um drastische 80 Prozent verringert. Ohne die verschiedenen Suchschritte der alten Softwarelösung „können wir Detailinformationen jetzt schnell abrufen und Fragen am Telefon beantworten, anstatt auf einen Rückruf zu vertrösten“, so Sennef. „Auch Routen mit rasch vergänglichen Blumen decken wir nun ohne Probleme ab.“ Sennef schätzt, den Return-on-Investment in 12 Monaten zu erreichen

Fit für die Marktführerschaft im Bundesstaat

Seit kurzem bedient sich Plant Interscapes auch des XL Reporters für SAP Business One. Das Werkzeug erlaubt es ihm, sein Budget noch besser unter Kontrolle zu halten. Auch will er bald auf die jüngste Version von SAP Business One wechseln. „Wir haben ansehnliche Marktanteile in zwei der vier Städte, in denen wir aktiv sind“, erzählt Sennef – doch er will mehr. Die Business-Intelligence-Funktionalität von SAP Business One soll ihn zum Marktführer im Bundesstaat Texas machen.
Der ehrgeizige Senneff hat seine Karriere als 23-jähriger kalifornischer Surfer begonnen. Mit einem Abschluss in Gartenbau, einer Gießkanne und einem alten Lieferwagen setzte er bei seinen Geschäften auf hervorragenden Service. Und Sennef hat die Wissenschaft auf seiner Seite: Untersuchungen zeigen, dass Pflanzen am Arbeitsplatz die Innovationsfähigkeit, Kreativität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördern – und damit deren Produktivität. Obwohl Plant Interscapes mittlerweile zu einem 6,5-Millionen-Dollar-Unternehmen gewachsen ist, geht der Chef noch oft selbst ins Gewächshaus: „Es macht einfach Spaß, die Schönheit unseres Produkts zu bewundern, bevor es auf die Reise geht“, schließt er.