Täglich geht eine Vielzahl an Dokumenten per Post bei der MLP Bank ein. Nur wenn diese schnell an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden, kann der unternehmensinterne Ressourcenbedarf optimal auf die anfallende Arbeitslast abgestimmt werden. Effiziente und transparente Prozesse ab Posteingang sind daher für die MLP Bank von strategischer Bedeutung. Im Rahmen eines ECM-Projekts implementierte die MLP Bank die nötige Infrastruktur für die Digitalisierung der produktbezogenen Eingangspost.

Der Echtstart war am 13. Juli 2006 am MLP-Standort in Wiesloch. „Mit der erfolgreichen Implementierung der digitalen Postbearbeitung auf Basis von Open Text haben wir die nötigen Voraussetzungen auf Prozessebene geschaffen, um die Wachstumsziele der MLP-Gruppe im Bereich Vermögensmanagement intern effizient unterstützen zu können“, zieht Dr. Carsten Stockmann, Vorstand der MLP Bank AG, positive Bilanz.

Generischer Prozess auf Basis von Open Text und SAP

Kernstück des digitalisierten Posteingangs bildet ein von Open Text mittels SAP Business Workflow definierter generischer Prozess für die Bearbeitung jeder Art von Dokumenten im Zusammenhang mit Geldanlage- und Finanzierungsprodukten der MLP Bank. Die bereits bestehende Archivlösung von Open Text wurde dabei in die SAP Business Workplace-Umgebung integriert. Die Software legt die Eingangspost zunächst im Open Text Livelink Enterprise Archive Server ab und stattet sie mit Metainformationen aus.

Ein automatischer Datenabgleich mit dem Broker Pilot, der zentralen Datenbank von MLP, erlaubt anschließend eine erste Plausibilitätsprüfung etwa zu den in einem Kundenantrag gemachten Angaben. Die Dokumente erreichen daraufhin die Sachbearbeiter über den SAP Workflow-Eingangskorb im SAP Business Workplace. Der SAP Business Workflow überwacht die einzelnen Schritte bis zur vollständigen Bearbeitung und informiert die Sacharbeiter über alle auszuführenden Schritte. Das System sorgt ferner bei Bedarf für die Einhaltung verbindlicher Wartezeiten zwischen den einzelnen Schritten. Die Bearbeitungsstufen und -zeiten sowie Zuständigkeiten lassen sich flexibel definieren.

Strategisches Ziel erreicht

Mittlerweile bildet die MLP Bank die Prozesse ihrer gesamten Produktpalette wie Giro- und Tagesgeldkonten, Online-Wertpapiedepot oder MLP premium portfolio auf Basis der Open Text-Lösung ab. Wurden anfänglich nur die von den MLP-Beratern eingereichten Anträge elektronisch erfasst und weitergereicht, gilt dies jetzt auch für Serviceaufträge von Kunden zum Beispiel zu Namens- oder Adressänderungen.

Die Qualität der Bearbeitung von Anträgen und Kundenaufträgen hat sich nach Aussage von MLP deutlich erhöht. Durch die umfassenden Recherchemöglichkeiten der Open Text-Lösung zum schnellen Finden von Anträgen und darin enthaltener Informationen können die Sachbearbeiter Beratern und Kunden gegenüber stets verbindliche Auskünfte geben – unabhängig davon, wie viele Dokumente zur Bearbeitung anstehen.

Aufgrund dieser positiven Erfahrungen nutzt das Unternehmen die Lösung für immer weitere Aufgaben. So arbeitet MLP aktuell an der vollständigen Integration des Wertpapierbereichs zusätzlich zu dessen bereits abgebildetem Produktangebot, ein erster Workflow für Serviceaufträge von Kunden in diesem Bereich befindet sich zurzeit in der Testphase.