Herr Miroslav Moc, Managing Director der testo s.r.o. in Tschechien, nimmt eine Bestellung entgegen. Ein Lebensmittelhändler ordert 100 Messgeräte vom Typ testo 926, um damit künftig die Fleischtemperatur in den Kühltruhen seiner Fialen zu kontrollieren und die Ergebnisse per Protokolldrucker vor Ort zu dokumentieren. Bereits einen Tag später liegt die die Auftragsbestätigung aus der Zentrale mitsamt den Informationen zum voraussichtlichen Liefertermin vor, über den Herr Moc dann seinen Kunden in Kenntnis setzt. In diesem Fall sind die 100 Stück sofort lieferbar.

Diesen Kundenauftrag wie auch alle anderen erfassen die Mitarbeiter der Testo s.r.o. heute bequem mit SAP Business One. Ist der Auftrag angelegt, wird die Bestellung zudem automatisch an die zentrale SAP ERP-Anwendung der Testo AG in Lenzkirch übermittelt, dort umgehend verbucht und die Auslieferung der Produkte veranlasst.

Lieferzeiten um eine Woche verkürzt

Seitdem die tschechische Vertriebstochter über SAP Business One mit der Zentrale verbunden ist, weiß Herr Moc immer, in welchem Stadium sich ein Auftrag gerade befindet. Alle Abläufe von der Bestellung bis zur Auslieferung sind nun jederzeit nachvollziehbar. Doch nicht nur Tschechien, auch Polen, Australien und Ungarn sind über die SAP-Anwendung mit der Zentrale verbunden und können so Bestellungen schneller liefern. „Je nach Tochtergesellschaft verkürzen wir bei Kundenaufträgen die Lieferzeit um bis zu eine Woche“, verdeutlicht Thomas Kötting, Leiter Business Applikationen bei der Testo AG. Außerdem laufen Bestellprozesse heute wesentlich sicherer.
Zum Vergleich: Bis vor kurzem wickelten die Vertriebstöchter Aufträge zeitaufwändig auf Basis von Word- und Excel-Dateien ab. Bestellungen schickte man per Fax oder via E-Mail in die Lenzkircher Zentrale, wo sie von Mitarbeitern im Vertriebsinnendienst geprüft, per Hand in die SAP-Anwendung eingegeben und anschließend wieder per Fax oder E-Mail bestätigt wurden. Durch die zahlreichen Medienbrüche konnten sich beispielsweise bei den Bestellmengen Zahlendreher einschleichen. Ferner arbeiteten die Vertriebstöchter noch mit Buchhaltungslösungen lokaler Softwareanbieter. Diese waren zwar an die Erfordernisse der jeweiligen Tochtergesellschaft angepasst, nicht jedoch an die der Zentrale. Gerade für kleine Töchter bedeutete das monatliche Reporting daher stets einen hohen administrativen und zeitlichen Aufwand, denn die Daten oder Informationen mussten eigens nach den Vorgaben aus der Zentrale aufbereitet werden.

Den Puls des Markts messen

„Für unser weltweit agierendes Unternehmen werden durchgängige Abläufe auf der Grundlage moderner Informationstechnologie immer unverzichtbarer“, weiß Thomas Kötting. Testo hat sich in den fast fünfzig Jahren seines Bestehens durch hohe Innovationskraft kontinuierlich zum Technologieführer in der Messtechnik entwickelt. Dazu trugen unter anderem die Markteinführung eines der ersten digitalen Sekundenthermometer sowie mehrere Weltneuheiten im Bereich der Klimamesstechnik und der Rauchgasanalyse bei. Heute ist die Firma auf der ganzen Welt mit 27 Tochtergesellschaften vertreten, beschäftigt mehr als 1.350 Mitarbeiter und die Umsätze steigen kontinuierlich im zweistelligen Bereich. Durch ständige Investitionen in Forschung und Entwicklung setzt das Unternehmen immer wieder Maßstäbe im Bereich der Messtechnik. Im September 2007 feiert der Messgerätehersteller sein 50. Firmenjubiläum. Mit 50 innovativen Produkten setzt Testo auch im Jubiläumsjahr wieder Zeichen für die Zukunft.
Kunden honorieren demnach die Entwicklungsarbeit von Testo, verlangen jedoch im Gegenzug auch immer schneller nach innovativen Produkten. „Um neue oder geänderte Kundenanforderungen rasch umzusetzen und weiter erfolgreich zu sein, müssen wir täglich den Puls des Markts messen“, erläutert Kötting. Seit dem Jahr 2001 baut die Firma in Lenzkirch dabei auf die Vorzüge einer integrierten SAP-Landschaft, bestehend aus SAP ERP, SAP Customer Relationship Management (SAP CRM) sowie SAP NetWeaver Business Intelligence (SAP NetWeaver BI) als dezentralem Management-Informations-System.

Alle Töchter auf eine Plattform

Wichtiger Teil der Geschäftsstrategie von Testo ist, auf der Grundlage von SAP-Lösungen die IT-Landschaft des gesamten Konzerns zu konsolidierten und Geschäftsabläufe vom Vertrieb über die Kundenansprache bis zum Berichtswesen zu standardisieren und zu harmonisieren. Nach und nach will der Messgerätehersteller weltweit alle Tochtergesellschaften applikationstechnisch in Lenzkirch zusammenführen, um die in der Zentrale definierten Prozesse als Standard sukzessive in allen Unternehmenstöchtern zu etablieren – soweit rechtlich und softwaretechnisch möglich. Größere – meist europäische Töchter – sowie die Produktionsgesellschaft in China sind heute bereits über SAP ERP in die Zentrale integriert.

Für kleine Vertriebseinheiten mit zehn bis 15 Mitarbeitern und einfachen Unternehmensstrukturen war SAP ERP hingegen zu umfangreich. Hinzu kamen noch hohe Kosten für Implementierung und Mitarbeiterschulung. „Wir haben uns daher für SAP Business One entschieden“, erklärt Kötting. Zugunsten der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware sprach – neben den Kostenvorteilen –, dass sie alle Vertriebsprozesse abdeckt, einfach in die zentrale ERP-Anwendung zu integrieren ist und sich weltweit verwenden lässt. Das Mittelstandsprodukt ist in rund 40 Länderversionen verfügbar, die sprachlich, rechtlich und buchhalterisch den jeweiligen Anforderungen entsprechen.

Einführung mit bewährtem Partner

Bei der Einführung verließ sich der Messgerätehersteller auf die itelligence AG. Der zertifizierte SAP-Partner betreut bei Testo seit jeher alle SAP-Projekte. Zuerst führten die itelligence-Berater die Standardsoftware in der polnischen Tochtergesellschaft ein – im Oktober 2005 zunächst nur die Vertriebsabläufe, im Januar 2006 folgte dann die Finanzbuchhaltung. Im April, Juni und August 2006 wurden nacheinander die Gesellschaften in Australien, Ungarn und Tschechien angebunden. „Dazwischen haben wir noch den Releasewechsel von SAP R/3 auf SAP ERP gestemmt und unsere SAP-Anwendungen auf den Unicode-Standard umgestellt“, hebt Kötting hervor.

Pro Gesellschaft dauerten die bisherigen Installationen inklusive der Mitarbeiterschulungen vor Ort nur maximal drei bis vier Wochen. Vor dem Rollout wurde nämlich in SAP Business One ein für alle Tochtergesellschaften gültiges Template definiert, das die in SAP ERP hinterlegten Konzernstandards für die Prozesse vom Vertrieb über die Lagerhaltung bis zur Finanzbuchhaltung umfasst. Um auch die umfangreiche Testo-Produktpalette mit ihren zahlreichen Artikel-Varianten wie in SAP ERP abzubilden, griff itelligence auf eine integrierte Zusatzlösung – den technischen Variantengenerator des SAP-Partners Straton IT-Consulting AG – zurück, mit dessen Hilfe sich auch alle Varianten eines Artikels erfassen lassen. Den reibungslosen Datenfluss zwischen SAP ERP und SAP Business One stellt die SAP NetWeaver Exchange Infrastructure (SAP NetWeaver XI) sicher.

Derzeit arbeiten in den Tochtergesellschaften weltweit insgesamt 42 Anwender mit SAP Business One. Aktuell fand der Rollout in die koreanische Tochter statt, 2009 folgen Russland, Indien, Brasilien und Argentinien. Am Ende sollen es insgesamt zwischen 70 und 100 Anwender sein, die auf SAP Business One arbeiten.

Gleiche Informationen, einheitliche Kundenansprache

Außer den Abläufen im Vertrieb hat der Messgerätehersteller seit der Einführung von SAP Business One auch seine Prozesse zu Kunden sowie betriebswirtschaftliche Auswertungen vereinheitlicht. Die Vertriebstöchter verschicken heute beispielsweise Angebote im gleichen Layout wie die Zentrale. Weit wichtiger jedoch ist, dass Tochtergesellschaften seit der Einführung von SAP Business One dank der in SAP ERP hinterlegten Datenlage genau dieselbe Sicht auf den Kunden haben. „Das schafft einen einheitlichen Prozessablauf zu jedem Kunden, vom Angebot bis zur Nachfassaktion“, erläutert Kötting.

Beispielsweise qualifiziert und beurteilt Testo Kunden nach bestimmten Kriterien wie Branche und Ansprechpartner und regelt damit unter anderem, ob die Ansprache durch den Außendienst, den Innendienst oder das Call Center erfolgt. Welche Merkmale genau in die Qualifizierung von Kunden einfließen, will Kötting allerdings nicht verraten, „denn genau das macht uns ja erfolgreicher als den Wettbewerb.“

Absätze genauer planen und besser steuern

Kein Geheimnis dagegen ist, dass Testo seinen Erfolg auch einer besseren Absatz- und Vertriebsplanung für die einzelnen Produkte verdankt. Welche Umsätze haben wir im letzten Monat in Australien mit allen Kälte-Messgeräten gemacht? Wie liefen vergangene Woche die Geschäfte mit dem testo 926 in Tschechien, Polen und Ungarn bei Lebensmittelhändlern im Vergleich mit Catering-Services? Die hierfür erforderlichen Auswertungen liefert SAP NetWeaver Business Intelligence.

Basis für die Auswertungen ist, dass Verkaufszahlen Produkten, Produktgruppen sowie Märkten zugeordnet werden. Weil sich die Produktgruppen und Produkte jedoch des Öfteren ändern, muss selbst die kleinste Vertriebstochter ständig Anpassungen vornehmen. Gerade hier lag bei den kleinen Gesellschaften der Teufel im Detail. Manchmal führten diese noch ein Produkt in einem Geschäftsfeld, das in der Zentrale nicht mehr galt. Das ergab laut Kötting eine „schiefe Sicht auf die Verkaufszahlen der Produktgruppen, die Auswertungen passten nicht mehr exakt.“
Seit der Einführung von SAP Business One ist das ausgeschlossen. „Heute planen wir Absätze genauer und steuern Vertriebsabläufe präziser“, hebt Kötting hervor. Ändert die Zentrale ihre Zuordnungen, sind die Tochtergesellschaften automatisch daran angepasst. Damit hat der Vertriebsleiter jederzeit eine konsistente Datenbasis und erhält aussagekräftige und verlässliche Auswertungen.