Hohe Temperaturen sind typisch für die meisten Regionen von Venezuela, dem Land zwischen dem Äquator und dem Karibischen Meer. Die Jahresdurchschnittstemperatur liegt bei 27 Grad Celsius – kein Wunder also, dass eiskalte Getränke ein Verkaufsschlager sind. Deshalb hat fast jeder Tante-Emma-Laden die Erfrischungsgetränke von Empresas Polar im Angebot, einem der größten Hersteller und Vertreiber von Nahrungsmitteln und Getränken in Südamerika.
Für den Direktvertrieb, der Verkaufsgespräch und Lieferung umfasst, haben Empresas Polar und SAP die Anwendung SAP xApp Mobile Direct Store Delivery (SAP xMDSD) entwickelt. Das SAP xApp für das mobile Geschäft ist vollständig in die SAP Business Suite von Empresas Polar integriert. Das Unternehmen verwendet hieraus beispielsweise auch SAP Customer Relationship Management und SAP Supply Chain Management.

„Da SAP xMDSD die Daten zur Vertriebshistorie auf den Handhelds zur Verfügung stellt, sind unsere Verkäufer jetzt in der Lage, ihre Kunden besser zu informieren. Beispielsweise können sie einem Kioskbesitzer gleich vor Ort zeigen, dass er mit der Bestellmenge vom Vormonat nicht auskommen wird, weil sein Absatz gestiegen ist. Für die vielen kleinen Läden und Kioske in den venezolanischen Städten ist das eine wichtige Information“, erläutert Alejandro Bombaci, CIO von Empresas Polar. „Mit SAP xMDSD kann unser Verkäufer dem Kioskbesitzer anhand der prognostizierten Absatzzahlen und dessen Gewinnspanne auch vorrechnen, wie viel er mit dem Einkauf verdienen wird.“

„Wenn also José Marcelo Rodríguez, unser Verkäufer für die Route rund um Puerto Cabello, mit seinem Lkw an einem Kiosk anhält, bietet er die Produkte an, nimmt die Bestellungen auf und liefert die Getränke, wie er das schon seit Jahren macht. Doch mit seinem Handheld und SAP xMDSD geht das nun viel schneller, denn er erfasst die Daten des Zahlungsvorgangs sofort und ohne Schreibaufwand. Er hat also mehr Zeit für den Kunden und kann auf dessen Bedarf mit einer bestimmten Produktauswahl eingehen – die auf realen Absatzdaten aus unserem ERP-Backend beruht, nicht auf Schätzungen“, sagt Bombaci.

„Wir nennen das ein ‚fokussiertes Portfolio’: Auf seinem Handheld sieht Rodríguez genau die Produkte, die für den jeweiligen Kiosk interessant sind. Er erhält die Auswahl automatisch, ohne die gesamte Produktpalette durchgehen zu müssen“, erklärt der CIO. Außerdem zeigt SAP xMDSD Rodríguez auch die Prioritäten an, die Empresas Polar für einen bestimmten Kunden setzt: „Er erfährt, welche Produkte er diesem Kiosk auf jeden Fall verkaufen muss, auf welche er besonderes Gewicht legen sollte und welche er zusätzlich anbieten kann, wenn der Kunde etwas Neues ausprobieren möchte.“

Von der Logistik bis zum Rechnungswesen

Wenn Rodriguez am Ende des Tages mit dem Lkw zum Lager zurückkehrt, ist seine Arbeit noch nicht beendet: Vor dem Feierabend muss er die Abrechnung für seine Verkaufstour erledigen. Mit Unterstützung von SAP xMDSD kann er alle relevanten Daten seiner Route vom Handheld in das Backend-System übertragen, ohne sie manuell erfassen zu müssen. „Verkäufer wie José Marcelo Rodríguez sparen jetzt bis zu 50 Prozent der Zeit, die sie früher mit der Abrechnung im Büro verbracht haben“, sagt Bombaci. Darüber hinaus kommen die Informationen mit SAP xMDSD schneller und fehlerfrei im Logistikbereich an. Dort ermöglicht das SAP xApp den Mitarbeitern, Lieferrouten besser zuzuordnen und die Auslastung der Fahrzeuge bezüglich der Ladung oder der Zeit zu optimieren.

Wegen der Integration von SAP xMDSD in das ERP-Backend profitieren auch Rodríguez´Kollegen im Rechnungswesen. Alle Rechnungen werden exakt gebucht, so dass die Finanzinformationen nur noch selten erneut überprüft werden müssen. Abstimmungen sind nicht mehr notwendig, der Monatsabschluss ist sogar drei Tage schneller erledigt. „Wir haben eine sehr gute Kontrolle, weil die mobilen Geräte keine Insellösung bilden, sondern alle Informationen in der SAP Business Suite verfügbar sind“, erklärt Bombaci.

Partner bei der Entwicklung

„Lange gab es keine Software, die den Anforderungen für die mobilen Geräte unserer Vertriebsmannschaft entsprach“, erinnert sich der CIO. Die Situation änderte sich, als Empresas Polar Ende 2001 begann, mit SAP zusammen zu arbeiten. „Wir unterzeichneten den ersten Vertrag für eine Anwendung, die damals ‚Handheld-Lösung für Getränke’ hieß“, sagt Bombaci. Seitdem haben die venezolanische Firma und SAP gemeinsam die Software entwickelt, aus der heute SAP xMDSD entstandes ist. Viele der branchentypischen Erfahrungen und Anforderungen von Empresas Polar wurden hierbei berücksichtigt, etwa im Hinblick auf die Anpassungsfähigkeit der Software. Einige Anregungen werden in künftige Releases einfließen, denn Empresas Polar ist gleichzeitig Pilotanwender von SAP xMDSD.

Für die Bedürfnisse von Getränkeverkäufern wie José Marcelo Rodríguez wurde die Composite Application durch SAP und die interne Software-Entwicklung von Empresas Polar erweitert. „Das Geschäft mit Erfrischungsgetränken in Venezuela ist kompliziert. Ständig müssen wir die Preise dem Wettbewerb anpassen, indem wir etwa Rabatte über Gratisprodukte gewähren. SAP xMDSD zeigt uns jetzt für jeden einzelnen Kunden die Möglichkeiten an, den Preis individuell zu gestalten“, sagt Bombaci.
Nicht nur Getränkeverkäufer wie José Marcelo Rodríguez profitieren bei Empresas Polar von SAP xMDSD. Die Composite Application spielt auch im Vertrieb der beiden anderen Geschäftsbereiche des Unternehmens eine wichtige Rolle. „Unsere Erfrischungsgetränke werden in erster Linie an Kioske und kleine Läden verkauft. Unser Vertriebspersonal für Bier und Malzgetränke hingegen verkauft direkt an Bars, Restaurants und Supermärkte. Nahrungsmittel wie Maismehl, Marmelade oder Fischkonserven wiederum werden an kleine Lebensmittelhändler, Restaurants und sogar an Großmärkte geliefert“, erläutert Bombaci das Modell von Empresas Polar für den Direktvertrieb in Venezuela und Kolumbien.

Bombaci bilanziert große Auswirkungen von SAP xMDSD auf die gesamten Planungsprozesse in der Lieferkette: „Unsere monatlichen Verkaufsprognosen haben sich erheblich verbessert, da wir den Umsatz für die einzelnen Kunden vorhersagen können. Das gibt uns die Möglichkeit, unseren Lagerbestand zu verringern. Kauft ein Kunde plötzlich weniger von einem gewissen Produkt, findet das Marketing das heraus – und kann Alternativen vorschlagen.“ Der CIO ist überzeugt, dass SAP xMDSD „alle Vorteile eines integrierten Systems ausschöpft. Der Datenaustausch läuft reibungslos, die Anwender schätzen die zusätzlichen Detailinformationen und die höhere Geschwindigkeit.“

Mehr Absatz pro Besuch

Seit kurzem sind alle Handhelds im Vertrieb der Nahrungsmittel-Sparte mit SAP xMDSD ausgestattet. Da die Vertriebsmannschaft für Erfrischungsgetränke wesentlich größer ist, wird sich hier der Rollout bis Ende 2008 ziehen. Im Biergeschäft soll SAP xMDSD ab 2009 eingesetzt werden. Mit der Einführung des SAP xApp im gesamten Unternehmen steigt die Zahl der SAP-Anwender beträchtlich: Derzeit läuft SAP xMDSD auf 750 Handhelds, zum Ende des Jahres werden es über 1.000 sein. Bis Ende 2008 wird die mobile Composite Application auf 1.800 bis 2.000 Handhelds zur Verfügung stehen. Tendenz steigend – bis alle Vertriebsmitarbeiter der drei Sparten auf SAP xMDSD arbeiten.

Auch in Hinblick auf Softwareintegration verzeichnet Empresas Polar erhebliche Verbesserungen. In der Nahrungsmittel-Sparte hat das Unternehmen vier verschiedene Backend-Systeme und fünf Frontend-Anwendungen für Handhelds abgelöst. „Darüber hinaus werden wir bei den Erfrischungsgetränken ein weiteres Backend-System und zwei Frontend-Anwendungen ersetzen. Alles in allem haben wir die technologische Infrastruktur stark vereinfacht“, sagt Bombaci.

Doch nicht nur im Hinblick auf Technologie, sondern auch unterm Strich macht sich SAP xMDSD bezahlt. „Die Anzahl der Artikel, die wir in der Nahrungsmittel-Sparte pro Besuch verkaufen, ist im Vergleich zum Vorjahr um 50 Prozent gestiegen“, sagt Bombaci. „Wir haben zwar noch keine genauen Zahlen, um wie viel der Gesamtabsatz mit SAP xMDSD zugenommen hat. Es ist jedoch unübersehbar, dass wir die Produktivität des Vertriebs in allen Sparten gesteigert haben“, erklärt Bombaci abschließend.