Mitte Januar 2007 fiel der Startschuss für den Produktivbetrieb von SAP ERP bei ITML. Nicht einmal drei Wochen hatte das Unternehmen für den Releasewechsel von SAP R/3 Enterprise auf die neue ERP-Lösung benötigt. Das Upgrade erfolgte kurz nach Weihnachten 2006 und war innerhalb von einer Woche abgeschlossen, die anschließende Testphase nahm nicht mehr als 14 Tage in Anspruch. Dabei stellte das SAP-Beratungshaus auf eine 64-Bit-Systemumgebung um, die auf einem IBM eServer xSeries mit zwei Intel Xeon-Dualcore-Prozessoren und acht GB RAM Arbeitsspeicher basiert. Als Datenbank ist Oracle 10.2 installiert, als Betriebssystem Microsoft Windows 2003 Server.
„Als mittelständisches SAP-Beratungshaus nutzen wir nur wenige, einfache Prozesse und konnten so den Umstieg auf SAP ERP in kürzester Zeit realisieren“, erklärt Uli Gauweiler, Mitglied der Geschäftsleitung bei der ITML GmbH. Das Unternehmen arbeitet weitgehend im SAP-Standard mit den Funktionalitäten für Finanzen, Controlling, Vertrieb, Materialwirtschaft und Personalwesen einschließlich Arbeitszeitpflege und Reisekostenabrechnung. „Die Umstellung von SAP R/3 Enterprise auf das aktuelle ERP-Release von SAP verlief absolut reibungslos“, betont Gauweiler und führt dies unter anderem auf die Stabilität und Zuverlässigkeit der Software zurück.

Erfahrungen an Kunden weitergeben

Ein entscheidender Grund für den Wechsel auf SAP ERP bestand für den IT-Dienstleister darin, dass er die Erfahrungen mit dem Upgrade nutzen wollte, um sie an seine Kunden weiterzugeben. Oft ist die Aussicht auf einen raschen und problemlosen Umstieg gerade für mittelständische Firmen ein wichtiges Kriterium. Außerdem kann der Pforzheimer SAP-Partner die Vorteile des aktuellen Releases nun aus eigener Praxis überzeugend vermitteln.
Diese Vorzüge liegen nach Ansicht von Uli Gauweiler unter anderem in den rollenspezifischen Benutzeroberflächen, die über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellt werden: Jeder Mitarbeiter erhält vordefinierte Einstiegspunkte in SAP ERP und kann seine täglichen Aufgaben dadurch leichter erledigen. ITML beabsichtigt zum Beispiel, spezifische Rollen und Arbeitsplätze für die Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst und im Einkauf einzurichten und auf diese Weise viele Routinearbeiten, von der Bestellung über den Auftragseingang bis zur Fakturierung, zu automatisieren und zu vereinfachen.

Zeiterfassung direkt auf dem Desktop

Die rollenbasierten Oberflächen tragen auch dazu bei, die Zusammenarbeit mit externen Partnern zu verbessern. ITML etwa beschäftigt für seine IT-Projekte häufig freie Mitarbeiter. Sie können mit SAP ERP nun über einen individuellen Portalzugang unabhängig von ihrem Standort ihr Arbeitszeitblatt (Cross Application Timesheet, CATS) im ITML-System aufrufen und ihre Stunden eintragen. Einzige Voraussetzung ist ein Webbrowser und eine Online-Verbindung. Das Unternehmen setzte das Szenario mit Employee Self Services (ESS) in SAP ERP um. „Mit unserer neuen Lösung bringen wir die Zeiterfassung direkt auf den Desktop der externen Mitarbeiter und ersparen uns damit viel Papierkram“, fasst Gauweiler zusammen. Die Online-Eingabe der Arbeitszeiten entlastet auch die Buchhaltung, da die Daten sofort im System verfügbar sind und dort verarbeitet sowie jederzeit ausgewertet werden können. Da jede Rolle exakt auf die Aufgabe des Anwenders zugeschnitten wird, sinkt der Schulungsaufwand für neue Mitarbeiter – das spart Zeit und Kosten.
Auch in anderen Bereichen profitiert das mittelständische SAP-Beratungshaus vom Umstieg auf das aktuelle ERP-Release. So verwaltet und pflegt das Unternehmen seine Kundenbeziehungen mit der eigenen Kundenmanagement-Software ITML > CRM. Sie basiert auf dem SAP NetWeaver Application Server, ist vollständig in SAP integriert und wird von ITML an das jeweils aktuelle ERP-Release von SAP angepasst. Da die Anwendung Stammdaten aus der SAP-Lösung nutzt, erübrigt sich eine separate Datenhaltung. Die Zusatzlösung ließ sich daher reibungslos an SAP ERP anbinden. „Der Zeitaufwand war denkbar gering, denn das aufwändige Anpassen von Schnittstellen entfiel“, betont Gauweiler. Das Gleiche gilt für alle anderen Zusatzlösungen aus dem Portfolio der ITML > Solutions, die ebenfalls auf SAP NetWeaver basieren.

Neues Hauptbuch erleichtert die parallele Rechnungslegung

Einen weiteren Vorzug von SAP ERP sieht Gauweiler im neuen Hauptbuch (General Ledger). Es erlaubt die Rechnungslegung sowohl nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) als auch nach den International Financial Reporting Standards (IFRS) und US-GAAP, ohne eine wesentlichen Erweiterung des Kontenplans erforderlich zu machen. Nachdem eine Bilanzierung nach internationalen Standards den Vergleich mit Wettbewerbern aus anderen Ländern erleichtert, wird die ITML GmbH damit in absehbarer Zeit ihre Abschlüsse parallel nach HGB und den IFRS durchführen.
Auch für viele der mittelständischen Kunden von ITML, die im Ausland tätig sind, könnte sich eine Bilanzierung nach IFRS als wichtiger Wettbewerbsfaktor erweisen. „Wenn ein High-Tech- oder Fertigungsunternehmen aus Deutschland einem Kunden in den USA den Jahresabschluss vorlegen muss, hat es mit einer Bilanz nach dem deutschen HGB schlechte Karten“, hebt der ITML-Manager hervor. Und da die EU in ihrem Wirtschaftsraum auch für Mittelständler einheitliche und damit vergleichbare gesetzliche Regelungen für den Jahresabschluss schaffen will, führt an IFRS auf lange Sicht ohnehin kein Weg vorbei.

Langfristig stabile ERP-Kernlösung

Mit der aktuellen Version von SAP ERP setzt die ITML GmbH auf langfristige Stabilität, denn die Standardwartung der ERP-Kernlösung soll künftig bis 2013 laufen. Upgrades lassen sich ohne Betriebsunterbrechung und nach individuellem Bedarf durchführen – durch kontinuierlich und planmäßig ausgelieferte optionale Erweiterungspakete, die so genannten Enhancement Packages. Diese Möglichkeit wissen vor allem mittelständischen Unternehmen zu schätzen. Die Zukunftsperspektive stimmt.