Erster Akt: Die Vision. Drywall wollte mit einer neuen ERP-Lösung die Prozesse in der Unternehmenszentrale und in Niederlassungen in verschiedenen US-Bundesstaaten besser steuern. Zweiter Akt: Die Realität. Im ersten Versuch sorgte die ERP-Lösung eines großen Branchenanbieters für innerbetriebliches Chaos und brachte Drywall an den Rand des Ruins. Dritter Akt: Die Lösung. Drywall entschloss sich, das alte ERP-Projekt abzubrechen und mit einer SAP-Business-All-in-One-Partnerlösung für mittelgroße Handelsunternehmen neu zu starten. Letzter Akt: Das Ergebnis. Eine stabile ERP-Lösung, die Prozesse zuverlässig unterstützt, Kosteneinsparungen bringt und Ertragschancen eröffnet.
Zwischen Vision und Wunschergebnis lag für die Drywall Supply Inc. ein weitaus schmerzlicherer Weg, als es sich das Unternehmen je hätte träumen lassen. Anfang 2005 identifizierte Drywall mehrere zentrale Anforderungen, die man mit einer Standard-ERP-Lösung adressieren wollte. Der Mittelständler betreibt acht Niederlassungen in Minnesota und hatte sich dort als einer der größten Händler für Gipskartonbauplatten, Stahlbolzen, Isoliermaterialien und sonstige Spezialprodukte für den Trockenwandbau etabliert. Damals stand an, nach Wisconsin, Florida und Illinois zu expandieren, um auch dort Bauprodukte und -dienstleistungen anzubieten.
Diese Expansion in verschiedene US-Bundesstaaten brachte beispielsweise die Notwendigkeit mit sich, die verschiedenen Tarife bei der Umsatzsteuer zu handhaben. Drywall wollte auch die Umsatz- und Margendaten der verschiedenen Betriebe zentral führen, die einzelnen operativen Einheiten aber trotzdem getrennt halten. Verschärft wurde die ERP-Situation, weil der Anbieter der Legacy-Lösung aufgekauft und hierdurch der Support gefährdet wurde.
„Bei einem Mittelständler wie uns werden 50 Prozent des Bruttogewinns für Personalkosten aufgewendet“, erklärt Carl Johnson, Geschäftsführer und Gründer von Drywall Supply. „Also suchen wir ständig nach Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren um so die Lohnkosten niedrig zu halten. Das ist derzeit so aktuell wie selten. Durch den Einbruch auf dem US-Wohnimmobilienmarkt verzeichnen wir empfindliche Umsatzeinbußen.“ Jeder kennt die Pressemeldungen über die erheblichen Turbulenzen in der amerikanischen Baustoff- und Baubranche: rückläufiger Eigenheimbau, nach Jahren nahezu unglaublicher Sorglosigkeit eine nun deutlich restriktivere Kreditvergabe, dadurch sinkende Auslastung der Betriebe. „Eine solide ERP-Lösung wurde daher für uns zu einem Muss“, sagt Johnson.
Eine solche bekam Drywall jedoch vom zunächst ausgewählten Anbieter nicht geliefert.

Keine Erfahrung im Handel

„Unser erster Anbieter hatte, wie sich herausstellte, keine Erfahrung im Handel“, analysiert Johnson die Umstände des Debakels. „Der Anbieter konnte einfache Geschäftsabläufe liefern, alles andere wurde als Sonderanwendung von Grund auf neu entwickelt, ohne Kontinuität, ohne Kompatibilität, ohne Dokumentation.“
Die stückchenweise implementierte Lösung funktionierte schlichtweg nicht. Vier Monate Chaos waren die Folge. Johnson und seine Führungsriege verfügten nicht über die notwendigen Informationen und tappten in punkto Unternehmenssteuerung im Dunkeln. Es war ihnen nicht möglich, verlässliche Umsatz- oder Margenberichte zu bekommen oder korrekt zu fakturieren. „Wir haben später festgestellt, dass wir nicht selten Bauunternehmern falsche Rechnungen gestellt hatten, in manchen Fällen 20.000 bis 30.000 Dollar neben dem korrekten Betrag.“ Den vorhandenen Informationen war einfach nicht zu trauen, Konten ließen sich nicht saldieren oder abstimmen. „Wir mussten die Bank nach unserem Saldo fragen“, sagt Johnson.
500.000 Dollar musste Johnson für einen Berater hinlegen, der die gröbsten Fehler identifizierte und die Software stabilisieren half. Doch letztendlich gab der Berater die Empfehlung, alles über Bord zu werfen und noch einmal anzufangen. Sicher eine sehr schwere Entscheidung – doch nach einem Jahr Blindflug war Drywall am Rande des Ruins.

Hartnäckigkeit siegt

Johnson war klar, dass sie kämpfen mussten und sich nicht durch den ersten Misserfolg entmutigen lassen durften. Während der zweiten Anbieter-Review kam itelligence mit ins Spiel. „Als wir im November 2006 die Gespräche mit itelligence aufnahmen, fühlten wir uns schnell wohl“, sagt Johnson. „Wir merkten, dass sie etwas von unserem Geschäft verstanden. Sie beherrschten die Sprache des Handels, waren firm bei Vertriebs- und POS-Funktionalität, bei Bestandskontrolle und integriertem Berichts- und Rechnungswesen, kurz, bei allem, was für uns relevant war. Aber vor allem konnten sie uns nachweisen, dass sie hierzu schon bei vielen anderen Unternehmen Erfahrung gesammelt hatten. itelligence schlug glaubhaft die vorkonfigurierte Lösung it.trade mit integrierten SAP Best Practices und Geschäftsprozessen zur Optimierung unserer Betriebsabläufe vor.”
Doch nicht nur die vorkonfigurierten Prozesse in Logistik, Vertrieb, Einkaufsdisposition und Lagerung waren entscheidend. Die Führung um Johnson zeigte sich vor allem auch beeindruckt von der flexiblen Preisfindungsfunktionalität. Über die gewünschten Möglichkeiten hinaus, diesbezüglich mehrere Niederlassungen in verschiedenen Bundesstaaten zu steuern, berücksichtigt das System Preise, Aufschläge und Abschläge aus Preislisten und mehrstufigen Kundenvereinbarungen. Die SAP-Business-All-in-One-Partnerlösung bietet zudem Werkzeuge für den unternehmensübergreifenden Datenaustausch – ein Punkt ganz oben auf Johnsons Wunschliste.
Johnson: „Bewährte Prozesse für Beschaffung, Logistik, Bestandskontrolle, Vertrieb, Cashflow sowie Rechnungswesen und Berichtswesen waren bei itelligence schon vorhanden. Wenn Anpassungen notwendig waren, dann nur in kleinerem Umfang, etwa bei Formularen.“

Trotz turbulenter Zeiten alles im Griff

Konzeption und Implementierung nahmen nur vier Monate in Anspruch – im September 2007 nahm Drywall den Produktivbetrieb mit it.trade von itelligence auf. „Unsere Monatsabschlussberichte laufen jetzt reibungslos. Die Abstimmung ist einfach, rasch und vor allem rechtzeitig. Wir verfügen über Detailinformationen zum Umsatz und über Margenberichte, wissen also, was wo im Unternehmen vor sich geht. Damit können wir nun natürlich auch Problembereiche aufspüren – oder neue Ertragschancen identifizieren“, sagt Johnson.
Darüber hinaus unterstützt it.trade Drywall auch bei der Abwicklung der Versandprozesse. Aufträge werden in der Lösung erfasst, die Produkte geliefert, die Bestands- und Finanzdatensätze sofort aktualisiert – jegliche zeitaufwändige manuelle Bearbeitung, die vorher notwendig war, entfällt. „Die gesamte Waren- und Bestandsverfolgung ist jetzt transparent“, so Johnson. Das Unternehmen arbeitet nun auf einer konsistenten, einheitlichen Basis, die Standorte greifen auf Echtzeitdaten zur Preisfindung und für Angebote zurück.
„Zweifellos war die Einführung einer ERP-Software für uns die größte geschäftliche Herausforderung, die wir je erlebt haben“, sagt Johnson nachdenklich. „Sie hätte für uns das Aus bedeuten können, insbesondere im Hinblick auf die Flaute in unserer Branche. Doch wir sind optimistisch, dass auch in unserem Markt bald wieder ein frischer Wind wehen wird. Für die Zwischenzeit sind wir nun gut gerüstet. Wir werden diese schwierige Phase überstehen, weil wir unsere Abläufe im Detail steuern und mit Gewinn arbeiten können.“