1995 arbeitete Dan McNerney, heute CEO von MindWorks, noch bei Apple. Sein damaliger Boss riet ihm, entweder eine Laufbahn als Anwalt oder als Berater einzuschlagen. McNeary hat sich diesen Fingerzeig zu Herzen genommen und sich als SAP-Berater spezialisiert. MindWorks wurde geboren.
Das Unternehmen geht heute ins elfte Jahr. Auf seiner Kundenliste stehen einige der großen Unternehmen in den USA, die MindWorks mit SAP-Implementierungen, Upgrades, Strategien und sonstigen SAP-Services unterstützt. Apple, Chevron oder Intel beispielsweise führen MindWorks in ihren Adressbüchern – und in der Buchhaltung.

IT-Berater und Anwälte, das war McNeary klar, gibt es wie Sand am Meer. Wollte er also nicht immer auf der Stelle treten und in typischer Einzelkämpfer-Manier seine wenigen Aufträge vom Küchentisch aus abwickeln, musste er sich vom Wettbewerb abheben. Sein Konzept: MindWorks ist zwar in erster Linie mit der technischen Seite von SAP befasst, unterstützt seine Kunden jedoch auch rund um das Geschäftsprozess- und Change Management. Vom Küchentisch ist McNeary damit heute weit entfernt – MindWorks erwirtschaftet mittlerweile mit Beratung und Software immerhin 14 Millionen US-Dollar Umsatz.

„Wir kennen die Probleme, mit denen sich Firmen im operativen Betrieb herumschlagen, sehr genau, nicht nur im Hinblick auf SAP-Implementierungen oder technischen Fragestellungen“, schlägt Matt Rausenberger, COO von MindWorks, in dieselbe Kerbe. Seiner Ansicht nach gehen Beratungsunternehmen oft zu schematisch vor. Die Anpassung der Lösung an die individuellen Anforderungen der Kunden bleibt dabei auf der Strecke. Hier hat sich MindWorks bei Großunternehmen und Mittelständlern gleichermaßen einen Ruf geschaffen. Mit dem vorhandenen organisatorischem Know-how und SAP als Partner will MindWorks diesen Status weiter ausbauen.

Wachstum will verwaltet sein

Dass dies gelingt, zeigt das Wachstum des Unternehmens. Doch so positiv das sein mag, Wachstum bringt immer auch beträchtlichen Aufwand und Risiken mit sich. Meist bleibt für die eigene IT nur wenig Zeit. So bedient sich MindWorks mit Salesforce.com, Microsoft Project, QuickBooks und Excel eines ganzen Bündels von Programmen, um das Geschäft am Laufen zu halten. Die Chance für einen Neuanfang bot sich Rauschenberg hier, als MindWorks einen neuen Bereich aus der Taufe hob, der sich auf Software-Bereitstellung konzentriert.
„Wenn ein Unternehmen wie wir einen gewissen Software-Mischmasch verwendet, dann habe ich als COO das altbekannte Problem, keine konsolidierte Sicht auf den aktuellen Stand zu erhalten. Welche Projekte sind gebucht, welche in der Pipeline, müssen wir uns personell verstärken? Bei diesen Fragen hilft nur eine integrierte Lösung“, so Rausenberger.
Zu wissen, welche Berater welche Aufgabe wo bearbeiten und wie lange ein Projekt noch dauert ist die wichtigste Aufgabe des MindWorks-Managements. Unterschiedliche, nicht integrierte Software-Lösungen verlangsamen die Statusabfragen – und bremsen so den Erfolg. Hemmend war ebenfalls die fehlende Integration der Buchhaltung via QuickBooks mit den Verkaufsprognosen aus salesforce.com – der Datenaustausch funktionierte hier über Excel-Tabellen.
„Zu guter Letzt ist es dann auch noch aufwändig, all die verschiedenen Systeme zu administrieren. Die Zeit, die hierfür notwendig ist, geht in punkto Informationsgewinnung verloren. Es war unumgänglich, dieses Problem zu lösen“, sagt Rausenberger.

Hungrig nach einer Lösung

Die Gründung des neuen Geschäftsbereichs Ende vergangenen Sommers markierte den Startpunkt. Arbeitszeit und Spesen auf Papier zu erfassen und dann nach QuickBooks zu übertragen, entsprechende Kundeninformationen aber nicht mit Daten und Aufträgen im CRM-Werkzeug salesforce.com verknüpfen zu können – davon hatte Rausenberger genug. An eine sinnvolle Urlaubsplanung war nicht zu denken, die Mitarbeiter verfügten über isoliertes Wissen – bei mehr als 35 Beratern, verteilt über mehrere Standorte, bot sich der Geschäftsführung ein nicht mehr zu überschauendes Durcheinander.
Ursprünglich suchte MindWorks daher nach Add-on-Lösungen für salesforce.com, um eine Schnittstelle zu QuickBooks zu schaffen, und weitere, auf die Servicebranche ausgerichtete Pakete. Kurzfristig war sogar in der Diskussion, die Puzzleteile selbst zusammenzufügen. Letztendlich fand sich die Lösung dann direkt vor der eigenen Nase: Als der Partner SAP sein neues Produkt SAP Business ByDesign auf den Markt brachte.
SAP Business ByDesign automatisiert genau die Funktionen, die MindWorks Kopfzerbrechen bereitete, Kundenbeziehungsmanagement, Finanzwesen, Case Management, Projektmanagement, Zeitverwaltung, Berichtswesen und Personalwirtschaft. Attraktiv war für MindWorks darüber hinaus, dass SAP Business ByDesign als Software-as-a-Service verfügbar war. Unnötige Lizenzen, Implementierungen, Server und Sicherungssysteme fielen somit weg.
„Wir wären schon viel früher auf den SAP-Zug aufgesprungen, doch die Implementierung der SAP Business Suite kam für uns finanziell nicht in Frage. SAP Business ByDesign war deswegen zweifellos die beste Lösung für uns“, so Rausenberger.

Flexibel für den Rollout

Die HR-Funktionalität von SAP Business Design optimiert heute bei MindWorks die Organisation der Projekte, deckt die Personalverwaltung ab und bietet den Beratern Self-Service-Funktionen, mit denen sie Spesen und Projektkosten verwalten. „Früher mussten wir unsere Mitarbeiter beispielsweise fragen, wie viel Urlaub sie noch hatten. Die Angaben waren kaum nachvollziehbar und schwankten zwischen Tagen und Wochen. Das ist nun vom Tisch“, sagt Rausenberger. In den Bereichen Projektmanagement und Zeitverwaltung unterstützt SAP Business ByDesign auch Planungsaufgaben bei der Softwareentwicklung und ermöglicht es den Entwicklern, den Zeitaufwand für bestimmte Entwicklungsaktivitäten zu erfassen.
Unlängst hat MindWorks im neuen Softwarebereich auch die CRM-Funktionalität von SAP Business Design aktiviert. Die Services für Account Management, Contact Management, Opportunity Management und Case Management ermöglichen es, die Kunden direkt über SAP Business ByDesign zu bedienen. Rausenberger sieht sich dank der Flexibilität der Lösung darüber hinaus in der Lage, Geschäftsprozesse mit minimalem Zeit-, Arbeits- und Kostenaufwand zu ändern, um das Unternehmenswachstum zu steuern. Diese Erkenntnis ist ihm wichtig – dient doch schließlich der Softwarebereich als Pilot, der die Marschroute für eine firmenweite Implementierung vorgibt. „Meiner Meinung nach hat SAP jeden Aspekt unseres Geschäfts genau durchdacht – die richtigen Vorgänge wurden automatisiert, Informationen gebündelt“, sagt Rausenberger. Daher das Fazit: MindWorks verbringt nun mehr Zeit damit, das Geschäft zu führen – und nicht damit zu überlegen, wie das Unternehmen geführt werden sollte.