Fast jeder hat es schon einmal erlebt: Das Firmen-Intranet geht in die Knie, weil viele Mitarbeiter gleichzeitig darauf zugreifen. Wenn in einem Großunternehmen wie RWE mit über 50.000 registrierten Intranet-Anwendern sich rund 2.000 Kollegen gleichzeitig im Firmennetz bewegen, geraten Unternehmensportale an die Grenzen ihrer Belastbarkeit. Bricht dann auch noch der Ansturm auf die im Intranet eingestellte Kantinen-Speisekarte los, ist im wahrsten Sinne des Wortes “High Noon“.

Intranet-Inhalte in SAP NetWeaver

Insgesamt 14 Intranetauftritte des Essener Energieversorgers RWE galt es in diversen Unternehmensbereichen auf Basis von SAP NetWeaver umzustrukturieren. Die bislang verwendeten Lösungen wurden größtenteils mit selbst entwickelten CMS-Funktionalitäten versehen und verteilten sich auf eine Vielzahl von unterschiedlichen Intranetauftritten. Dies machte die separate Administration und Pflege jedes einzelnen Auftritts notwendig.

Mit SAP NetWeaver Portal hat RWE diese unterschiedlichen Auftritte auf einer Plattform konsolidiert. Dadurch ließen sich Betriebs- und Pflegekosten erheblich senken. Zudem entstanden auf diese Weise auch Synergieeffekte: So ist RWE nun in der Lage, Inhalte zentral in alle Auftritte zu publizieren. Auf der anderen Seite ist es ebenso möglich, Inhalte exklusiv für einzelne Bereiche zu managen.

Inzwischen arbeiten mehr als 500 Redakteure und 54.000 registrierte Anwender von RWE dezentral in verschiedenen Unternehmensbereichen mit dem mehrsprachigen Content-Management-System. Sie veröffentlichen Inhalte auf Deutsch, Englisch, Slowakisch, Polnisch, Ungarisch und Tschechisch. Weitere Sprachen sollen hinzukommen.

Zu den weiteren Vorzügen der SAP-NetWeaver-Plattform gehören ihre Personalisierungsfunktionen sowie die Möglichkeit, Business-Anwendungen über das Portal verfügbar zu machen. So bietet SAP-Software etwa die Integration von Employee Self Services (ESS) standardmäßig an. Bei der alten CMS-Lösung von RWE hätte sich diese Integration nur mit enormem Kostenaufwand umsetzen lassen.

Employee Self Services tragen dazu bei, Prozesse – etwa im Bereich Human Resources (HR) – schneller zu gestalten. Generell erhalten Mitarbeiter durch ESS jederzeit Zugang zu ihren persönlichen Daten, können diese ändern und anschließend von ihren Vorgesetzten genehmigen lassen. Was die Mitarbeiter früher auf dem Papierweg erledigen mussten, führen sie nun elektronisch durch. Hierzu zählen beispielsweise Urlaubsanträge, Änderungen von Adress- und Bankdaten sowie der Zugriff auf die letzten Gehaltsabrechnungen.

Personalisierte Seitenausgabe

Bei einem so umfassenden Angebot muss RWE die Performance des Portals im Auge behalten. Zu beachten ist beispielsweise, dass Seiteninhalte im Portal grundsätzlich personalisiert sowie rechte- und rollenbasiert ausgeliefert werden. Befanden sich früher noch in der Mehrzahl statische (Text-)Inhalte auf den Seiten, so gewinnen inzwischen dynamische und interaktive Elemente zusehends die Oberhand. Applikationen wie die Employee Self Services in SAP NetWeaver sorgen für zusätzliche Zugriffe.

Darüber hinaus gilt es, die Anforderungen der Redakteure zu beachten. Diese verwalten ihre Inhalte am liebsten generisch, pflegen sie also möglichst nur einmal und geben sie dann an vielen verschiedenen Stellen aus. Den Ausgabeformaten – etwa HTML – liegt üblicherweise ein Ursprungs-File in XML zugrunde. So entsteht eine komplexe Informationsarchitektur, die ohne entsprechendes Management häufig zu langen Antwortzeiten führt – und in Folge zu Akzeptanzproblemen auf Seiten der Anwender.

Denn: Wie beim World Wide Web muss auch beim Intranet flüssiges Arbeiten gewährleistet sein. Ansonsten meiden die Mitarbeiter das Portal, wann immer möglich – und verwandeln das Intranet in eine Investitionsruine.

Inhalte und Berechtigungen im Cache

Zwar gelten Portale durch den Einsatz von Browser-Technologien inzwischen als benutzerfreundlich. Dennoch sind sie bei hohen Zugriffszahlen unangenehmen Performance-Schwankungen ausgesetzt, wie das Beispiel des Intranet-Speiseplans lehrt. Bestehende Lösungen zur Steigerung der Performance von Websites im Internet – wie die so genannten Reverse-Proxies – lassen sich aufgrund der Personalisierung des RWE-Intranets kaum nutzen. Denn sämtliche Navigationseinträge und Inhalte sind über ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem geschützt.

Um die Performance dennoch zu steigern, hat RWE die Funktionalität der Proxies ins Portal verlagert. Auf diese Weise lassen sich nicht nur Inhalte und Navigationsbäume zwischenspeichern, sondern auch sämtliche Berechtigungskombinationen. Erst dann bringt ein Cache erhebliche Performance-Verbesserungen mit sich, ohne dabei die Sicherheit des Portals zu gefährden.

Zeitgewinn durch intelligentes Caching

Eine zweite Hürde für eine gute Performance ist bei der Darstellung von Webseiten zu nehmen. Die Pflege der Daten im Standardformat XML ist heute State-of-the-art, doch für die Ausgabe der Inhalte bringt dies einige Herausforderungen mit sich. Jedes XML-Dokument wird in dem Moment, da es der Anwender anfordert, durch eine XSLT-Transformation (Extensible Stylesheet Language) in HTML umgewandelt. Fordern nun mehrere Anwender ein- und dasselbe Dokument an, müsste es eigentlich jedes Mal aufs Neue umgeformt werden, obwohl sich am Ergebnis nichts ändert.

An dieser Stelle sorgt bei RWE die neu entwickelte Caching-Funktionalität des Kölner SAP-Partnerunternehmens Pironet NDH für Abhilfe: Das XML-Dokument wird nur dann konvertiert, wenn sich das angefragte Dokument seit seinem letzten Aufruf geändert hat.

Ist dies nicht der Fall, greifen die Anwender über den Cache direkt auf das Ergebnis der XSLT-Transformation zu. Weil die Caches sämtliche Berechtigungen der Dokumente mit berücksichtigen, führt das Portal beim Überprüfen der Rechte keine “teuren” Datenbankzugriffe durch. Das schont die CPUs der Server und führt zu wesentlich schnelleren Antwortzeiten.

Funktionsumfang anpassen

Weitere deutliche Performance-Verbesserungen bringt ein abgespecktes, auf den “Otto-Normal-Anwender” zugeschnittenes Portaldesign. In der Standardform sind Portale oft so aufgebaut, dass Anwender sie für die reine Content-Anzeige bis hin zur kompletten Administration des Portals verwenden können. Entsprechend sind Portalseiten manchmal mit hunderten von Kilobyte an JavaScript überfrachtet, deren Funktionen jedoch nur wenige Anwender benötigen.

RWE setzt daher auf ein leichtgewichtiges, an den Arbeitsbedürfnissen ausgerichtetes Design, das für einen schnellen Seitenaufbau sorgt. Das wesentlich voluminösere Standarddesign hingegen verwenden lediglich die Administratoren.

Unternehmen in der Größenordnung von RWE haben Standorte in unterschiedlichen Ländern. Glasfaserleitungen stehen dort mitunter nicht zur Verfügung. Dementsprechend lassen sich viele Arbeitsplätze nicht wie im Unternehmensnetzwerk der Zentrale über Breitband anbinden. Das schlanke Portaldesign jedoch sorgt auch dort für rasche Antwortzeiten, nicht selten um den Faktor zwei bis drei, im Vergleich zum Standard.