Sowohl produzierende Unternehmen als auch Softwareanbieter haben zunehmend eine prozessorientierte Sichtweise auf die Produkt- und Informationsentwicklung. Eine Ursache dafür sind Probleme bei der Kommunikation von Änderungen in der Produktentwicklung. Zudem fordern rechtliche Vorgaben und die notwendige Kundenfokussierung eine Dokumentation „as-built“ – angelehnt an die Produktionsstruktur – oder „as-maintained“ – angelehnt an die Wartungsstruktur. Hier ermöglicht es die serviceorientierte Architektur (SOA), die technische Dokumentation in die Entwicklungsprozesse einzubinden.

Strategisches Informationsmanagement

Kunden erwarten Produkte und Services, die genau auf ihre Anforderungen und Bedürfnisse zugeschnitten sind. Unternehmen reagieren darauf zunehmend mit branchenspezifischen und kundenindividuellen Entwicklungen. Diese „Mass Customization“ wirkt sich auch auf die technische Dokumentation aus, die auf das jeweilige Produkt abgestimmt sein muss. Damit wird sie zu einem Teil der Produktentwicklung.

SAP Product Lifecycle Management (SAP PLM) unterstützt den gesamten Produktlebenszyklus – von der Idee über die Konstruktion bis zur Instandhaltung. Dabei werden Stammdaten wie Materialstämme und Stücklisten gepflegt, die nachfolgende logistische Prozesse steuern. Im Zuge der Produktentwicklung legt der technische Redakteur beschreibende Dokumente an, etwa Spezifikationen wie technische Werte, die ein zu entwickelndes Produkt haben sollte oder technische Zeichnungen.

Um diese Dateien zu verwalten, bietet SAP eine umfangreiche Dokumentenverwaltung an. Diese ist integraler Bestandteil von SAP ERP. So lassen sich Dokumente direkt mit den kundenindividuellen ERP-Objekten, wie Kundenauftrag, Projekt oder Stückliste, verknüpfen und redundanzfrei in der SAP-Software verwalten.

Durch die Integration der redaktionellen Prozesse in SAP ERP entstehen einerseits Kostenvorteile: Neben den Lizenzkosten für Software zur Dokumentenverwaltung entfallen auch die Kosten für die User-Verwaltung und das Backup, sowie für die Schnittstellen zur ERP-Lösung. Andererseits erlaubt es der integrierte Ansatz allen Prozessbeteiligten, stets auf aktuelle und konsistente Daten zuzugreifen. Auf diese Weise lassen sich Teilprozesse wie Design, Konstruktion und technische Dokumentation parallelisieren und die Gesamtdurchlaufzeit verkürzen. Der Stand der Entwicklung ist jederzeit nachvollziehbar.

Ein leistungsfähiger Änderungsdienst innerhalb von SAP ERP steuert Änderungen über den gesamten Entstehungsprozess des Produkts. Auf diese Weise stellt SAP PLM die Konsistenz der Produktdaten sicher. Ob die Integration komplett oder nur in Teilen in der SAP-Lösung abgebildet wird, hängt von internen Bedingungen ab. Je nachdem, ob etwa ein Content-Management-System im Einsatz ist oder ob SAP PLM bereits für die CAD-Datenverwaltung genutzt wird, kann es verschiedene Stufen geben.

Daten- und Prozessintegration

Bei der Integration der technischen Dokumentation in den Entwicklungsprozess existieren sehr unterschiedliche Vorgehensweisen. Auf der einen Seite gibt es datenorientierte Übergabemechanismen von statischen Stücklisten aus Computer Aided Design (CAD) oder aus einer ERP-Lösung an die Redaktionssysteme. Hier wertet der Redakteur die Stücklisteninformationen manuell oder automatisiert zum Zeitpunkt der Dokumentationserstellung aus, um die relevanten Komponenten zu erfassen.

Auf der anderen Seite stehen eigens entwickelte prozessorientierte Anwendungen, die die Arbeitsweise der Redakteure und damit die komplette Erstellung der Dokumentation direkt in die ERP-Lösung integrieren. Vorhandene Anwendungen betreffen meist die Integration in SAP PLM oder in die Dokumentenverwaltung von SAP ERP. Das Ziel ist hier, im Redaktionsprozess die aktuellen Stücklisten zu nutzen. Änderungen im Produktentwicklungsprozess lassen sich so zeitnah verfolgen. Gleichzeitig geht es darum, die Dokumentation möglichst automatisiert und stücklistengetrieben zu erstellen.

Eine weitere Möglichkeit, SAP-eigene Werkzeuge zu nutzen, bietet das SAP Knowledge Warehouse, das in SAP NetWeaver integriert ist. Als Redaktionssystem, das SAP für die eigene Dokumentation nutzt, verfügt es bereits über die wesentlichen Funktionalitäten für die redaktionellen Anforderungen. Da SAP es für die Softwaredokumentation entwickelt hat, muss es allerdings an die spezielle Anforderung eines entwicklungsbegleitenden und beispielsweise stücklistenorientierten Dokumentationsprozesses angepasst werden.

Auch die Anbieter von Content-Management-Systemen (CMS) haben Lösungen entwickelt, die eine prozesstechnische Kopplung der Redaktion an die Produktentwicklung systemseitig vorsehen. Unterschiede zeigen sich in dem grundlegenden Ansatz einer ERP- oder PDM-nahen Integration. Die Unterschiede betreffen dabei die konkrete Systemunterstützung und die Logik der Prozesskopplung an die nativen Stücklisten aus der aufbauorientierten Produktionssicht beziehungsweise aus der CAD-orientierten funktionalen Sicht auf das Produkt.