Shared Services tragen zu Kostenreduzierungen, Effizienzsteigerungen sowie einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit bei – auch und gerade im Personalbereich. Ein SAP-Angebot ebnet den Weg.

Die Zahlen sprechen für sich: Laut SAP-Benchmarking erschließen Shared Services im Personalbereich Kostenvorteile von bis zu 35 Prozent. Doch damit nicht genug: „Unternehmen, die sich für ein entsprechendes Modell entscheiden, können auch von einem unternehmensweiten Talentmanagement, einer flexiblen Personalplanung, wertvollen Hilfestellungen bei betrieblichen Umstrukturierungen sowie einer Vielzahl weiterer Vorteile profitieren“, weiß Dierk Poley, Senior Solution Expert HCM bei SAP Deutschland. Denn die Verlagerung administrativer Tätigkeiten in ein Shared Service Center (SSC) schafft im Personalbereich wichtige Freiräume für strategische Aufgaben.

Wertschöpfung im Personalbereich erhöhen

Immer mehr Unternehmen konsolidieren ihre Personalprozesse deshalb inzwischen in eigenen Dienstleistungszentren. Zum Beispiel E.ON: Der Energiekonzern hat die Verwaltungsprozesse seiner dezentralen Gesellschaften bereits vor Jahren in der Organisation E.ON Personal Direkt gebündelt – und seitdem den Wertbeitrag seiner unternehmensweiten HR-Services nachhaltig erhöht. Das Potenzial derartiger Geschäftsmodelle ist enorm. Das zeigt auch ein entsprechendes Benchmarkprogramm von SAP. Demnach betreut beispielsweise ein durchschnittlicher Personalmitarbeiter derzeit rund 95 Mitarbeiter. Durch Prozessautomatisierung und -optimierung lässt sich dieser Wert um bis zu 40 Prozent steigern. „Dazu kann auch die Auslagerung von Standardprozessen in ein Shared Service Center beitragen“, verdeutlicht Poley.

Zumal das Geschäftsmodell „Shared Services“ seinen Kinderschuhen inzwischen längst entwachsen ist. Zunehmend wandeln sich die Service Center vom einfachen Helpdesk zum integrierten Auftragsmanagement. Im Klartext: SSC-Mitarbeiter beantworten zwar nach wie vor interne Anfragen rund um Gehaltsabrechnung, Stammdatenänderungen und Urlaubstage, unterstützen darüber hinaus aber auch weitere Prozesse, beispielsweise im Bereich Recruiting oder Personalentwicklung.

Durchgängige Prozesse über alle Organisationsebenen

Um eine nahtlose Zusammenarbeit von Personalabteilung und SSC zu gewährleisten, braucht es jedoch eine integrierte Plattform, die sowohl die Bedürfnisse des SSC als auch die der Personalexperten vor Ort unterstützt. Mit der Software SAP Shared Service Framework stellt SAP eine solche Plattform bereit. Die Komponente ist nahtlos mit der Lösung SAP ERP Human Capital Management integriert und wird sämtlichen Anforderungen an ein modernes Auftragsmanagementsystem gerecht.

Unternehmen können damit definierte Prozesse implementieren sowie unterschiedliche Personalaufgaben standardisieren, automatisieren und überwachen. Vom Prozessstart durch lokale Sachbearbeiter über Freigaben durch Führungskräfte bis hin zur abschließenden Bearbeitung durch das SSC sorgt die Anwendung für durchgängige Abläufe. In Verbindung mit Employee Self-Services (ESS) und Manager Self-Services (MSS) schafft die Plattform die Basis für nachhaltige Prozessoptimierungen. So können Mitarbeiter Urlaubsanträge selbst ins System stellen, wo diese anschließend durch die SSC-Mitarbeiter geprüft und bearbeitet sowie dem zuständigen Verantwortlichen per Knopfdruck zur Genehmigung übermittelt werden. Die Zahl der möglichen Fehlerquellen sinkt, und es geht nichts mehr verloren. Gleichzeitig steigern die verbesserte Qualität der HR-Services und das breitere Serviceangebot die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Führungskräften.

Erfolgsfaktor Mensch

Eine leistungsstarke Plattform allein genügt jedoch nicht, um das Gesamtpotenzial von Shared Services im Personalbereich auszuschöpfen. „Zahlreiche weitere Aspekte sind zu berücksichtigen.“ Damit verweist SAP-Experte Dierk Poley auf insgesamt vier Handlungsfelder, die Unternehmen bei Einführung und Ausbau eines SSC beachten sollten. Neben Operationsmodell, Prozessdefinitionen sowie informationstechnischen Rahmenbedingungen entscheidet häufig der Mensch über Erfolg oder Misserfolg des Shared-Service-Konzeptes. „Die Erfolgsfaktoren für ein effektives Shared Service Center sind erstklassige Mitarbeiter und erstklassige IT“, bestätigt auch E.ON Personal Direkt. Gerade deshalb hat der Energieversorger bei seinem SSC-Projekt frühzeitig Betriebsrat, Führungskräfte und Mitarbeiter mit ins Boot genommen und damit den Grundstein für ein gelungenes Change Management gelegt. Und noch etwas trägt erfahrungsgemäß zur Effizienz und Effektivität von Shared-Service-Modellen im Personalbereich bei: „Die Shared Service Center sollten in den Bereichen Organisation, Geschäftsprozesse und Technologien immer am Ball bleiben und ihre Personalprozesse kontinuierlich auf weitere Optimierungspotenziale abklopfen“, empfiehlt SAP-Berater Poley.

Weitere Informationen:
Im Webseminar mehr über das SAP Shared Service Framework erfahren.
ABB-Video anschauen.
Hier gezielt über das SAP-Lösungsangebot für ein effizientes Personalmanagement informieren.