Ab dem 13. Dezember 2014 gilt für alle Hersteller und Händler innerhalb der EU die Kennzeichnungspflicht von Lebensmitteln. Inzwischen ist die Verordnung in den IT-Systemen von SAP umgesetzt. Wie SAP vorgegangen ist.

Diese Kennzeichnungspflicht ist in der Lebensmittelinformationsverordnung 1169/2011 (LIMV) genau geregelt: Hierbei handelt es sich nicht nur um die Kennzeichnung von verpackten Waren in den Filialen der Händler, sondern auch um Lebensmittel im Fernabsatz (Online) oder lose Ware an Theken. Beispiele für Kennzeichnungen sind etwa Inhaltsstoffe, Allergene, Herkunftsland oder Alkoholgehalt. Ab dem 1. April 2015 sind entsprechende Informationen auch für Fisch und Fleisch nötig – deren „Rückverfolgbarkeit“ muss garantiert sein.

„Die wichtigste Herausforderung für unsere SAP-Kunden ist es nun, dass diese Verordnung in den IT-Systemen umgesetzt werden kann. Maßgeblich ist hier der Bereich des Stammdatenaustauschs und des Stammdatenmanagements betroffen, da im Webshop, Callcenter und in der Filiale die gleichen Produktinformationen vorliegen müssen,“ berichtet Andreas Wormbs, Industry Principal Handel bei SAP.

Die GS1 Germany, die für globale Standards zuständig ist, hat gemeinsam mit Herstellern und Händlern eine Handlungsempfehlung zur Umsetzung der LMIV erarbeitet. Von Procter & Gamble bis Nestlé geben alle Hersteller nun ihre Produktdaten in einen Datenpool, aus dem sich der Händler die Daten herausholt und in seinen SAP-Systemen verfügbar macht.

Der Weg dahin war nicht trivial: „Die Daten, die von den Lieferanten zur Verfügung gestellt werden, entsprechen nicht exakt dem Artikelstamm in SAP Retail“, erläutert SAP-Berater Hendrik Hilger. Für einen großen Lebensmittelhändler, der um die 10.000 Lieferanten und weit mehr als 100.000 Artikel in seinem System gespeichert hat, ist es unmöglich, für jeden Lieferanten eine individuelle Verhandlung über Dateiformate und -übertragungen zu führen.

Attribute der Produkte über einen Datenpool auf dem Stand halten

Ein zentraler Datenpool musste her, in dem jeder Hersteller seine Artikel eingeben, aktuell halten und – falls nötig – neue Attribute hinzufügen und Informationen ergänzen kann. „Es ist augenblicklich eine regelrechte Explosion an Attributen“, befindet Hilger. Denn die Zusatzinformationen für die Produkte sind nun nicht mehr „nur“ Angaben etwa über die Breite, Höhe und Länge des Produkts, sondern enthalten diverse weitere Informationen wie über Nährstoffe, Allergene und Zubereitungsarten, die sich noch dazu im Laufe der Zeit verändern können.

Heute stellt etwa ein Lieferant wie Unilever seine Artikel in einen globalen Datenpool ein. „Händler abonnieren den Unilever-Kanal und bekommen dann automatisch Informationen darüber, wenn sich in einzelnen Artikeln etwas geändert hat“, erläutert Hilger. Denn die so genannten Catalogue Item Notification (CIN) spielt die Daten über den Übermittlungsstandard GDSN automatisch in die Systeme der Händler. Das ist ein nötiger Schritt. Denn bis zu mehrere 1.000 Nachrichten erwarten einen Händler pro Tag von seinen Lieferanten. „Das ist manuell nicht zu machen“, sagt SAP-Berater Hilger, der in der durchdachten „Übersetzungslogik“ die eigentliche Leistung der Global-Data-Synchronisation-Lösung sieht.

Wie schon am Anfang erwähnt müssen sich nicht nur Händler auf die neue EU-Verordnung vorbereiten. Auch Lebensmittelproduzenten überdenken ihre Arbeitsweise, da bisher Rezepte und daraus resultierende Deklarationen fast ausschließlich in Word, Excel oder anderen Non-SAP-Systemen gepflegt werden. Vor einem halben Jahr saß eine Gruppe von Lebensmittelproduzenten und SAP-Beratern zusammen und überlegte sich einen Ansatz für die nahende EU-Verordnung. Daraus entstanden ist der neue Engineered Service „LMIV im ERP“, mit dem alle gewünschten und benötigten Deklarationen im SAP ERP gepflegt werden können – transparente Nachverfolgbarkeit von Änderungen inbegriffen.

Die Übersetzungslogik in der Übersicht:

Sämtliche Informationen über die Produkte der Lieferanten liegen in einem zentralen Datenpool. Händler abonnieren den Informationsdienst der Lieferanten, wodurch neue Attribute und veränderte Angaben weitestgehend automatisch im SAP-System aufgenommen werden können und letztlich in den SAP-Stammdaten zu finden sind. Diese Transferleistung übernimmt der Engineered Service GDS for Retail. Um die Übersetzungslogik nutzen zu können, sind folgende technische Mindestanforderungen zu beachten: SAP for Retail ECC 6.0, Enhancement Package 6 (EHP 6) mit SP 5 (Customer-Connect-Erweiterung), SAP PI mindestens in Version 7.0 (perspektivisch soll darauf verzichtet werden). Wer noch mit EHP 5 SP 9 oder EHP 4 SP 13 unterwegs ist, kann GDS nur mit etwas Mehraufwand nutzen.