Rhein-Neckar-Kreis und Gemeinde Mörlenbach starten IT-Pilotprojekte in der Flüchtlingsarbeit.

Jeden Tag kommen neue Flüchtlinge nach Deutschland. Die Kommunen sorgen für die Unterbringung, organisieren den Besuch von Schulen und Kitas. Kirchen, Wohlfahrtsverbände, Arbeitskreise und viele Bürger engagieren sich. Schnelle, effektive Hilfe ist vonnöten. Doch wie lassen sich alle Beteiligten und ihre vielfältigen Aufgaben effizient koordinieren?

Ob bei der Essensausgabe oder der Betreuung der Kleiderkammer, dem Sortieren von Sachspenden oder der Durchführung von Sprachkursen, bei der ärztlichen Versorgung oder der behördlichen Beratung: Die Flüchtlingsarbeit hat inzwischen solche Dimensionen angenommen, dass eine Abstimmung per Telefon oder E-Mail allein nicht mehr ausreicht. Es fehlen strukturierte Ansätze für eine effizientere Koordination. Neue Wege gehen der Rhein-Neckar-Kreis und die südhessische Gemeinde Mörlenbach. Gemeinsam mit SAP starteten sie jeweils ein Pilotprojekt, das für viele Kommunen in Deutschland Signalwirkung haben könnte. „Unser Lösungsanspruch ist, Bürgerbeteiligung und ehrenamtliches Engagement aktiv mit den Ansprechpartnern in den Behörden zu vernetzen, um so die Flüchtlingsarbeit besser zu unterstützen. Die Software könnte schon bald die Abläufe in vielen Städten, Gemeinden und Kreisen positiv verändern“, erläutert Susanne Diehm, Leiterin Geschäftsbereich Public & Healthcare  und Mitglied der SAP-Geschäftsleitung.

Koordination via SAP-Plattform

Realisiert wurde eine Plattform, deren Möglichkeiten weit über das Angebot einer klassischen Website hinausgehen. Wesentliche Ziele waren die zentrale Bereitstellung von Informationen an Hauptamtliche und Ehrenamtliche, der verbesserte Informationsaustausch der Arbeitskreise sowohl innerhalb einer Kommune als auch übergreifend sowie die Koordination der freiwilligen Helfer und ehrenamtlichen Mitarbeiter. Für Sabina Stepien, Integrationsbeauftragte des Rhein-Neckar-Kreises, stehen an erster Stelle die Menschen, während innovative IT im Hintergrund wirksame Unterstützung leistet. Die anwenderfreundliche SAP-Plattform, die nur per Einladung erreichbar und ohne Schulung leicht zu bedienen ist, ist für sie ein wesentlicher Vorteil der Anwendung.  Es gibt beispielsweise eine geschlossene Gruppe mit etwa 100 Usern, in welcher der Kreis sich mit den Rathäusern abstimmt. Darüber hinaus bestehen aktuell 54 Gruppen für die Ehrenamtlichen in den Städten und Gemeinden mit in sich geschlossenen Untergruppen für Arbeitskreise. Eine private Gruppe wurde speziell für die Sprecher und Koordinatoren eingerichtet. Mit zirka 1.800 Usern ist die offene Themengruppe mit Untergruppen für Bildung und Sprache, Soziales und Arbeit, Freizeit, Sport, Kultur und Frauen die größte der Plattform. Eine sogenannte Mustergemeinde ermöglicht den Zugriff auf Standards, Best-Practices und Vorlagen. Die Hilfe- und-Support-Gruppe dient dem Austausch bei technischen Fragen.

Effektive Bürgerbeteiligung in der Flüchtlingsarbeit

Auch in der Gemeinde Mörlenbach wird die Lösung künftig zur Organisation und Unterstützung der Bürgerbeteiligung genutzt. Die ehrenamtlichen Helfer können direkt miteinander kommunizieren und ihre Aktivitäten selbst organisieren. Erste Tests verliefen vielversprechend und haben sehr gute Ergebnisse geliefert. „Die gemeinsame Plattform ist der richtige Weg und wird Behörden und ehrenamtlich tätigen Bürgern hervorragende Unterstützung bieten. Die Nutzung innovativer Technik ist in Mörlenbach kein Selbstzweck, sondern ein adäquates Werkzeug, um die steigenden Herausforderungen in der Flüchtlingsarbeit zu meistern“, erklärt Bürgermeister Jens Helmstädter.

Neben der Bürgerbeteiligung im Bereich Asyl und Flüchtlinge will die Gemeinde Mörlenbach die SAP-Plattform für die Koordination und Durchführung von Projekten, zur Information der Bürger sowie für den direkten Bürgerkontakt mit Polizei, Feuerwehr und Vereinen nutzen. Ein weiteres Plus der Lösung ist die veranschlagte Projektlaufzeit von nur vier Wochen.

Weitere Informationen über veronika.prus@sap.com

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