Das Wachstum der Schweizer Modekette ANOUK brachte die IT an ihre Grenzen. Der ERP-Umstieg auf SAP Business One verschaffte dem Mittelständler erhebliche Linderung. Die wichtigsten Schritte auf dem Weg dahin.
Als ANOUK auf der Welle des Erfolgs einen Shop nach dem anderen aufmachte, hatte Hervé Pflieger mehr und mehr genug von der Menge an Arbeit, die sich bei ihm anhäufte. Das ERP-System der Schweizer Modekette, mit inzwischen 50 Shops in der Schweiz und sieben Stores in Deutschland, wurde von einem früheren Drittanbieter übernommen und seither durch den IT-Verantwortlichen Pflieger weiterentwickelt. Das System funktionierte bis zuletzt zuverlässig. Doch zeigte sich, dass die Wartung und Pflege des in Visual Basic 6 programmierten Systems viel Aufwand erforderte. „Wir haben alles inhouse gemacht“, erläutert Pflieger, heute CIO von ANOUK. Die Server gehörten ebenfalls Anouk, die Software war größtenteils selbst programmiert.
1. Ende der Ein-Mann-IT-Abteilung, externes Hosting
Das Umdenken bei Anouk begann damit, dass CIO Pflieger dem Geschäftsführer die Kündigung auf den Tisch legte. Der 37-jährige war bislang die IT-Abteilung in Person. Niemand außer ihm war in der Lage, einzugreifen, wenn der Server ausfiel, Transaktionen nicht ausgeführt oder Rechnungen nicht erfasst werden konnten. Und immer mehr Shops bedeuteten auch immer mehr Support-Aufgaben für die IT. „Es gab keinen personellen Backup für mich, wenn ich in den Urlaub gehen wollte oder gesundheitlich ausfiel“, erläutert Pflieger. Auch aus Sicherheitsgründen entschied man sich im Herbst 2014 dafür, die IT extern betreuen zu lassen und die Server zu hosten. Das verschaffte Pflieger Luft in der IT. Doch das war erst der erste Schritt.
2. Die eigenentwickelte Branchenlösung ablösen
Denn neben der Wartung war auch die Eigenentwicklung von neuen Funktionalitäten Sache der Ein-Mann-IT. „Das konnte so nicht bleiben“, erläutert Pflieger. Der Projektverantwortliche, Stéphane Rueff, entschied sich zusammen mit dem CIO dazu, eine Ausschreibung zu machen, um die historisch gewachsene Branchenlösung durch ein modernes ERP abzulösen, welches dem Unternehmen eigene Weiterentwicklungen ersparen und zudem die Finanz- mit den Logistikprozessen integrieren sollte.
3. Ausschreibung für neue ERP-Lösung
Im September 2014 machte Anouk eine Ausschreibung für ein neues ERP. 18 Implementierungspartner und 14 verschiedene ERP-Systeme gingen ins Rennen. Letztlich blieben nur zwei übrig – Microsoft Dynamics NAV und SAP Business One von SAP. Die Mittelstandslösung SAP Business One machte letztlich das Rennen. „Das ERP in Kombination mit unserem Retail-Add-On erschien ANOUK als beste Lösung“, erläutert Markus Vogel von der VIS Consulting AG, in der Schweiz SAP Business One Goldpartner.
4. IT-Chef nimmt seine Kündigung zurück
Das war dann auch der Zeitpunkt, an dem Pflieger seine Kündigung wieder rückgängig machte: „Ich habe meinen Job ja nicht ungern gemacht“, so Pflieger, „es war einfach zu viel.“ Niemand bei ANOUK kannte die Prozesse so gut wie er, was auch dem gesamten Projekt zu Gute kam. Im November 2014 unterzeichnete Markus Vogel, geschäftsleitender Partner von VIS Consulting AG den Vertrag mit Anouk über die Implementierung von SAP Business One, mit Modulen für die Finanzbuchhaltung, Kassen-Lösung, eine Warenwirtschaft, das Personalwesen und ein Kundenbindungssystem. Die Lösung versprach ein abgerundete Komplettlösung für den Modehändler zu werden.
5. Finanzbuchhaltung, die Kassensysteme und die Warenwirtschaft implementiert
Zwischen Januar und Juni 2015 stand dann die Stoßzeit der Implementierung beim Basler Händler an. Die Finanzbuchhaltung, neue Kassensysteme in deutscher, französischer und italienischer Sprache sowie eine neue Warenwirtschaft wurden implementiert. „Nun sieht ANOUK die Umsätze wie auch Abverkäufe in Echtzeit auf dem Bildschirm“, erläutert Markus Vogel die Fortschritte. Ist heute die „Please“ Jeans in einem Shop in Basel nicht in der passenden Größe vorhanden, reicht ein Blick auf den Kassen-Bildschirm. Es wird anzeigt, welche Shops diese Hose in der gesuchten Größe vorrätig haben. Was im alten System mit Verzögerung kam, ist nun in Echtzeit zu haben. Jederzeit kann sich ANOUK-Geschäftsführer, François Rueff, nun ein Bild von der Umsatzentwicklung machen. Ware kann dynamischer als bisher auf die Shops verteilt werden. Und das Retail-AddOn „CashOne“ verbucht sämtliche der tausend täglich verkauften Produkte zentral im ERP. „Die Integration zwischen der Buchhaltung und der Warenwirtschaft spart uns Zeit“, resümiert CIO Pflieger, der nun erstmals ein integriertes System betreut. Zudem lassen sich die Lieferanten besser kontrollieren: „Es lässt sich viel genauer tracken, wo die Ware genau liegt“, erläutert Pflieger, der sich darüber freut, nun „alles“ in einem System vorliegen zu haben. Weiterer Vorteil aus Sicht des CIO: „Die Business Intelligence ist schneller und transparenter als vorher – und Statistiken sind auf die Sekunde genau.“
6. Anouk bekommt mehr Ressourcen für die IT
Abgesehen von den Vorteilen durch die neue Software hat Pflieger nun einen weiteren Kollegen an Bord, der den Support der Shops abwickelt. Streiken Systeme oder gibt es Verständnisprobleme mit der neuen Software, landen die Anfragen nun nicht mehr automatisch beim IT-Verantwortlichen. Zudem garantiert VIS Consulting auch einen personellen Backup. Wenn Pflieger gesundheitsbedingt ausfällt oder in Urlaub geht, übernimmt der SAP-Partner dessen Aufgaben übergangsweise.
Noch ganz ist der Umbau der ANOUK-IT jedoch nicht abgeschlossen.
Foto: Anouk
