#SAPLIVEBLOG Am 5. Januar 2016 liefen die ersten Paletten vom Band. „Die AS 400 ist nun Geschichte“, freut sich Georg Reich, CIO der Ottakringer Brauerei, über die erfolgreiche Inbetriebnahme des neues SAP-Systems am Ottakringer Platz 1 in Wien.

5. Januar 2016, 15.15 Uhr: Nach fast fünf Tagen Stillstand in der Produktionshalle der Ottakringer Brauerei laufen die Förderbänder wieder, Roboter greifen nach Fässern und laden sie paarweise auf Paletten. Wenige Minuten später läuft das erste „Sixpack“ des Jahres vom Band, sechs 50-Liter-Bierfässer auf einer Palette. Ungewohnt viele Menschen stehen an der Schwelle zur Lagerhalle, warten auf die Ankunft der Bierfässer. Produktionsexpertin Marina Antony befindet sich darunter, SAP-Berater Franz Gassner und natürlich Georg Reich, CIO der Ottakringer Brauerei. Sie alle schauen gespannt auf den Produktionsrechner. „Ottakr. Helles FAS“ steht dort in der ersten Zeile. Es ist das erste Produkt der neuen SAP-Ära. Fässer, gefüllt mit jeweils 50 Litern frisch gebrautem hellem Bier, haltbar bis zum 5. Mai 2016, Chargennummer 5633.

5. Januar 2016: Start in die SAP-Ära

Gleichzeitig erscheint auf dem Display des Gabelstaplerfahrers die erste Position, fertig zum Abtransport. 70 Paletten sollen am Ende des Tages gefüllt und auf LKWs verfrachtet werden. Erstmals sind sämtliche Prozesse der Brauerei in einem ERP-System abgebildet – von der Bestellung über die Produktion bis hin zur Lieferung. Es ist die Generalprobe für das neue SAP-System und vor allem für Georg Reich, den CIO der Ottakringer Brauerei. Wenn heute alles funktioniert, steht“ dem Livebetrieb der neuen ERP-Software nichts mehr im Weg. Es sieht gut aus.

31 offene Punkte im letzten Status-Meeting

Noch im Status-Meeting am späten Vormittag hörte sich das etwas anders an. 15 Arbeitspaketleiter saßen in der Denkfabrik, dem Konferenzraum der LiquIT-Arbeitsgruppe am Ende des Flures im dritten Stock, besprachen eine Stunde lang offene Punkte und überprüften, ob die Voraussetzungen für den Go Live erfüllt sind. Ist die Inventur in der Schanktechnik gemacht, sind die Bestände ins SAP-System eingespielt worden, sind die Staplerterminals mit neuem WLAN in Betrieb und ist die Auslieferung durch die Fahrer organisiert? Akribisch und zielstrebig fragt CIO und Gesamtprojektleiter Reich die wichtigsten Punkte seiner Liste ab, die über 250 Positionen enthält. 31 Zeilen hat Reich rosa eingefärbt, ein Zeichen dafür, dass hier noch Abklärungsbedarf besteht.

Die Etiketten für die Paletten etwa ließen sich am Morgen noch nicht drucken. Informationen aus dem SAP-System kamen nicht an. Eine Funktionalität auf der zusätzlich entwickelten Bedienoberfläche fehlte noch. Zwar stellte sich heraus, dass sie lediglich nicht angezeigt wurde. Trotzdem: „Solche Last-Minute-Einsätze müssen nicht sein“, ärgert sich Reich, der aber auch weiß, dass er sich gerade in solchen Situationen auf sein Team verlassen kann.

Voraussetzungen für den Go Live erfüllt

Dass beispielsweise das mobile Warenwirtschaftssystem Mowis wie auch der Bluhm-Etikettendrucker nun erstmals Anschluss an das SAP-System bekommen und das Team möglicherweise wieder kurzfristig vor neuen Fragen stehen könnte, gehört zum Geschäft. „Bis Ende des letzten Jahres waren diese Systeme noch in Verbindung mit dem alten ERP im Einsatz“, erläutert Reich, „nun werden sie erstmals im SAP-Kosmos einsetzt“. „Ein Restrisiko besteht dabei immer – auch nach noch so gewissenhaften Vortests.“ Trotz einiger akuter Eingriffe beurteilt der IT-Experte die Voraussetzungen für den Pilotbetrieb als „hinreichend erfüllt“. Die Produktion kann starten.

Die letzten Minuten vor dem Go Live: Improvisation ist gefragt

In den letzten Minuten einer Softwareeinführung ist ein ums andere Mal Improvisation gefragt – nicht nur vom Chef und Projektleiter, sondern gerade auch von den Mitarbeitern. Jeder Zweite hatte im Status-Meeting am Vormittag noch Restaufgaben bekommen: Fehlende Material- und Lieferantennummern einpflegen, Fertigungsaufträge erteilen, Aufträge für Transporte anlegen und Lieferscheine ausdrucken. Das waren einige der vielen kleinteiligen Jobs, die einer nach dem anderen am frühen Nachmittag neben den brennenden Last-Minute-Jobs noch zu erledigen waren. Schon im Meeting klappern die Tasten der Laptops. Was jetzt schon erledigt werden kann, wird gleich gemacht. Je früher, desto besser.

Führungsstil Gelassenheit und Vertrauen

Diese Dynamik ist auch einer der Gründe dafür, dass einzelne Hiobsbotschaften den IT-Verantwortlichen nicht aus der Ruhe bringen. „Ist nicht so schlimm“, beschwichtigt Reich mit demonstrativer Gelassenheit, „das kriegen wir hin.“ Zu oft hat er schon SAP-Projekte gemacht, so dass er sich nun in der Lage sieht, abschätzen zu können, wann es brenzlig wird oder gar ein Go Live auf der Kippe steht. Doch diese Situation hat er glücklicherweise noch in keinem der etwa 20 SAP-Projekte erlebt, die er in der Vergangenheit schon betreut hat. Zudem – so die Überzeugung des CIOs – habe es nie eine wirkliche Alternative zum ERP von SAP im Brauereisegment gegeben. Seine Erfahrung hilft auch, etwaige aufkommende Nervositäten im Team im Keim zu ersticken. Denn gerade in den letzten Minuten und unter Zeitdruck ist es wichtig, dass die Mitarbeiter ruhig und konzentriert ihr Pensum abspulen.

Go Live: Der Alltag kann beginnen

Ein zweites Statusmeeting am Nachmittag und eine anschließende Sitzung mit dem Vorstand – dem Livebetrieb steht nun nichts mehr im Wege. Am späten Abend schließlich gibt der Vorstandsvorsitzende der Ottakringer Getränke AG Siegfried Menz grünes Licht. „Ich bin zufrieden“, sagt Georg Reich, nachdem am Ende des Tages tatsächlich jene geplanten 70 Paletten vom Band gelaufen sind. Sie waren nicht nur auf dem Display des Gabelstaplers zu sehen, sondern auch im SAP-System eingebucht und nach dem Verladen ausgecheckt. „Der Normalbetrieb kann starten“, gibt Reich schließlich an sein Team weiter. Normalbetrieb: Das heißt für den CIO und sein BierKuLT-Team bei Ottakringer, dass die Zeit des Testens jetzt ein Ende hat. Nun zeigt sich, dass sich die Mühen gelohnt haben. Der Alltag kann beginnen.