So schreiben Sie Ihren ersten Business Case für SAP S/4HANA

SAP S/4HANA hat kürzlich einen wichtigen Meilenstein erreicht – 1.000 Produktivkunden. Gewiss hat jeder dieser Unternehmen auf einem anderen Weg zu SAP S/4HANA gefunden. Doch der Ausgangspunkt war bei allen gleich: ein Business Case, mit dem es gelungen ist, die Geschäftsführung von der Lösung zu überzeugen.

Aber wie genau geht man es an, einen Business Case für SAP S/4HANA zu entwickeln?

Der kürzeste Weg zu einem Business Case für SAP S/4HANA

Eine Möglichkeit, schnell und einfach einen Business Case zu erstellen, besteht darin, an einem Value-Discovery-Workshop für SAP S/4HANA teilzunehmen. In einem solchen Workshop führen Berater und Architekten von der SAP eingehende Gespräche mit Führungskräften aus den Fachabteilungen und aus der IT-Abteilung, um herauszufinden, wo Schwierigkeiten bestehen, die auf die IT- und technischen Beschränkungen von ERP-Altsystemen zurückzuführen sind. Zusätzlich kann eine Benchmark-Analyse von KPIs zu kritischen Geschäftsprozessen in Bereichen wie Finanzwesen, Auftragsabwicklung, Beschaffung und Planung stattfinden, um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Am Ende steht ein Business Case, aus dem klar hervorgeht, welche Vorteile das Unternehmen mit SAP S/4HANA erzielen kann, und in dem die Wertschöpfung beziffert wird.

Unternehmen, die noch nicht so weit sind, haben die Möglichkeit, in vier Schritten die Grundlagen für einen Business Case zu legen:

Schritt 1: Problempunkte ermitteln

Der erste und wichtigste Schritt besteht darin, geschäftliche Probleme zu erkennen und nach Priorität zu ordnen. Der Business Case muss sich auf echte geschäftliche Herausforderungen konzentrieren, denn schließlich geht es bei SAP S/4HANA nicht einfach um ein technisches Upgrade oder eine Datenbankmigration.

Im Internet ist umfangreiches Informationsmaterial zu finden, das ausführlich über die neuesten Funktionen von SAP S/4HANA Auskunft gibt. Für Kunden, die bislang mit SAP ERP arbeiten, stehen zudem das Self-Service-Tool zur Anforderung des Reports SAP S/4HANA Business Scenario Recommendation und der SAP Transformation Navigator zur Verfügung. Diese Tools sind hilfreich, um schnell herauszufinden, welche Verbesserungen in SAP S/4HANA für das einzelne Unternehmen relevant sind.

Die folgende Abbildung zeigt drei Beispiele von geschäftlichen Herausforderungen, die in der Praxis häufig auftreten, und die entsprechenden Lösungsansätze in SAP S/4HANA.

Problemfelder und die entsprechenden Lösungsansätze in SAP S/4HANA

Schritt 2: Kosten beziffern, die durch Probleme entstehen

Nachdem Sie die größten geschäftlichen Herausforderungen ermittelt haben, können Sie berechnen, welche Kosten jedes der Probleme dem Unternehmen verursacht. Dafür gibt es verschiedene Methoden. Eine davon ist ein Vergleich zwischen dem eigenen Unternehmen und Mitbewerbern anhand von öffentlich verfügbaren Informationen wie Jahresabschlüssen und Analystenberichten oder mit einem Benchmarking-Tool wie dem SAP Value Lifecycle Manager.

Zur Verdeutlichung sehen wir uns den im letzten Schritt ermittelten Problempunkt aus der Fertigung genauer an. Hier lässt sich die Fertigungszeit als Maßstab heranziehen, um die finanziellen Kosten einer nicht optimalen Produktionsplanung zu beziffern. Vergleichen Sie Ihre Fertigungszeit mit der anderer Unternehmen in der Branche, und multiplizieren Sie diese Zahl mit den operativen Margen. So können Sie schnell einschätzen, wie sich die nicht optimale Fertigungszeit auf das Unternehmensergebnis auswirkt.

Angenommen, die Fertigungszeit in einem Unternehmen beträgt 8 Tage, die durchschnittliche Fertigungszeit der führenden 25 Prozent der Unternehmen in der Branche hingegen nur 5 Tage. Die operative Marge des Unternehmens beläuft sich auf 8 Prozent bei einem Jahresumsatz von 1 Milliarde US-Dollar, und das Unternehmen arbeitet 240 Tage im Jahr. In diesem hypothetischen Szenario entstehen dem Unternehmen durch die nicht optimale Fertigungszeit Kosten in Höhe von 1 Million US-Dollar:

(8 Tage -5 Tage) x 8 % x (1 Milliarde US-Dollar/240 Tage) = 1 Million US-Dollar

Dieser Ansatz lässt sich auch auf andere Messgrößen und KPIs anwenden, etwa auf die Bestandskosten. Angenommen, in demselben Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 1 Milliarde US-Dollar schlägt der Lagerbestand im Jahresdurchschnitt mit 15 Prozent des Jahresumsatzes in der Bilanz zu Buche, und die Lagerhaltungskosten belaufen sich auf 20 Prozent dieses Werts. Der durchschnittliche Lagerbestand der führenden 25 Prozent der Unternehmen in der Branche beträgt nur 10 Prozent des Jahresumsatzes. In diesem Fall verursachen die hohen Lagerbestände dem Unternehmen Kosten in Höhe von 10 Millionen US-Dollar:

[(15 – 10)/100] x 1 Milliarde US-Dollar x 20 % = 10 Millionen US-Dollar

Ein weiterer Ansatz, um die Kosten der in Schritt 1 ermittelten Problempunkte zu beziffern, besteht darin, die Produktivitätseinbußen durch einen bestimmten ineffizienten Prozess zu berechnen. Beispielsweise beeinträchtigt die manuelle Abstimmung der Bücher die Produktivität der Mitarbeiter im Finanzwesen. Angenommen, das Unternehmen beschäftigt 15 Vollzeitkräfte, die für den Jahresabschluss zuständig sind. Natürlich haben sie auch andere Aufgaben. Nehmen wir also an, dass die Mitarbeiter nur 30 Prozent ihrer Arbeitszeit für die Abstimmung der Bücher aufwenden und dass die Mitarbeiter im Unternehmen im Durchschnitt 75.000 US-Dollar verdienen. Das Finanzteam wendet pro Jahr 337.500 US-Dollar für die manuelle Abstimmung auf:

15 x 75.000 US-Dollar x 30 % = 337.500 US-Dollar

Das sind Zeit und Geld, die an anderer Stelle besser eingesetzt werden könnten. So müsste weniger für die externe Auftragsvergabe ausgegeben werden, es würden weniger Überstunden im Monat geleistet, und die Work-Life-Balance der Mitarbeiter im Finanzwesen würde sich verbessern.

Finanzielle Auswirkungen der geschäftlichen Problempunkte beziffern

Schritt 3: Verbesserungspotenzial von SAP S/4HANA einschätzen

Im dritten Schritt des Business Case wird eingeschätzt, wie sich die Verbesserungen, die sich aus einer Umstellung auf SAP S/4HANA ergeben, auf die im vorherigen Schritt berechneten finanziellen Kosten der Problempunkte auswirken können. Wie hoch genau das Verbesserungspotenzial ausfällt, variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Hierbei spielen die Unternehmensgröße, die Branche, die Region und die Reife der vorhandenen IT-Systeme und Geschäftsprozesse vor der Einführung von SAP S/4HANA eine Rolle. Daher ist es empfehlenswert, ein „konservatives“ Schätzungsmodell, bei dem nur von kleineren Verbesserungen ausgegangen wird, und ein „wahrscheinliches“ Schätzungsmodell mit moderaten Verbesserungen zu erarbeiten.

Zur Einschätzung des Verbesserungspotenzials sind die Erfahrungen anderer Kunden hilfreich, die bereits mit SAP S/4HANA arbeiten und ihre Ergebnisse veröffentlicht haben. Ein guter Ausgangspunkt ist das Flipbook mit Kundenberichten zu SAP S/4HANA. Darin sind messbare Vorteile beschrieben, zum Beispiel geringerer Lagerumschlag, kürzere Forderungslaufzeit, schnellere Produktionsplanungsläufe oder schnellere Auftragserfüllung. Beispielsweise berichten mehrere der im Flipbook vorgestellten Kunden von einer Reduzierung der Lagerbestände. Seforge Limited konnte die Bestände um vier Prozent reduzieren, Alliance Contract Manufacturer um 30 Prozent und Farme-Tek gar um 40 Prozent. Diese Zahlen können als Orientierungshilfe dienen, um zu bemessen, wie stark der Bestand verringert werden könnte und wie sich diese Verringerung auf das in Schritt 2 ermittelte Problem der zu hohen Lagerkosten auswirken würde.

Andere Kunden berichten von schnelleren Abschlüssen und geringerem Abstimmungsaufwand – zwischen 30 und 50 Prozent bei FARYS, 37 Prozent bei Asia Caunon Technology, 40 Prozent bei der Bundesdruckerei, 60 Prozent bei Huvitz und sogar 90 Prozent bei Beijing GeoEnviron Engineering. Entsprechend könnten diese Zahlen herangezogen werden, um ein Rahmenwerk potenzieller Vorteile zu erarbeiten, die sich auf das Problem der überhöhten Finanzkosten anwenden lassen.

Potenzielle Verbesserungen auf Grundlage von Kundenerfahrungen mit SAP S/4HANA berechnen

Schritt 4: Alles miteinander verbinden

Nachdem Sie all diese Informationen zusammengetragen haben, sind Sie bereit, Ihren Business Case zu erstellen. Bedenken Sie, dass die von anderen Kunden genannten Zahlen für Verbesserungen nur der Ausgangspunkt Ihrer eigenen Analyse sein können. Letztlich müssen Sie den Reifegrad Ihrer derzeitigen IT-Umgebung und Geschäftsprozesse berücksichtigen und entscheiden, in welchem Bereich die Vorteile liegen sollen, die Sie in Ihrem Business Case realistisch anstreben möchten. Wenn Sie mit den Zahlen zufrieden sind, übertragen Sie sie auf die in Schritt 2 berechneten finanziellen Auswirkungen, um die möglichen Vorteile festzustellen. In dieser Übung wähle ich die von Kunden genannten minimalen und maximalen Vorteile als „konservative“ bzw. „wahrscheinliche“ Schätzung.

Anwendung der potenziellen Verbesserungen auf die finanziellen Auswirkungen

Weitere Schritte zum Business Case: Value Maps

Nun gilt es, den Business Case mit weiteren Analysen zu verfeinern. So sollten beispielsweise Value Maps erstellt und die ermittelten Problempunkte in Teilprozesse aufgegliedert werden, die dann wiederum analysiert und mit anderen verglichen werden sollten. Die langen Lagerverweildauern etwa können auf einen nicht optimalen Retourenprozess, langsames Kommissionieren und Verpacken im Lager oder eine Kombination aus beidem zurückzuführen sein. In diesem Fall kann mit einer eingehenden Analyse die Grundursache ermittelt und die Kennzahl für die finanziellen Auswirkungen verfeinert werden.

Manche Vorteile sind möglicherweise schwieriger zu beziffern, zum Beispiel die Auswirkungen einer schnelleren Auftragserfüllung auf die Kundenzufriedenheit und die Nachkäufe. Auch wenn eine Messung hier nicht ganz einfach ist, sollten diese Faktoren im Business Case am Ende nicht fehlen.