3 Schritte zur Einhaltung von Steuervorschriften – schnell, präzise, digital

Beim Thema Digitalisierung denkt man nicht unbedingt zuerst an Steuern. Während sich in allen Geschäftsbereichen neue datengestützte Geschäftsmodelle verbreiten, werden diese mit steuerlichen Belangen meist erst spät in Verbindung gebracht. Das kann Unternehmen jedoch teuer zu stehen kommen.

Steuerbehörden auf der ganzen Welt haben erkannt, dass neue Geschäftsmodelle, insbesondere im Zusammenhang mit digitalen Ressourcen, zu Lücken bei den Steuereinnahmen führen können. Die EU rechnet beispielsweise bei der Umsatzsteuer mit jährlichen Fehlbeträgen von über 150 Milliarden Euro. Daher setzen weltweit immer mehr Steuerbehörden auf die neuesten Technologien, um Steuerhinterziehung zu unterbinden.

Vorreiter ist dabei Brasilien. Hier wurde die elektronische Rechnungsstellung vor über einem Jahrzehnt zuerst eingesetzt – ein Trend, der sich über Lateinamerika und Europa ausbreitete. Wenn den Steuerbehörden präzise Echtzeitdaten der Steuerzahler vorliegen, können sie diese mit den regelmäßig eingereichten Steuererklärungen abgleichen und Abweichungen leicht aufdecken.

Außerdem fordern die Behörden von Unternehmen detailliertere Informationen in Form von Audit-Dateien wie SAF-T (Standard Audit File for Tax der OECD) an, um die Richtigkeit der Steuerbescheide von Unternehmen weiter zu überprüfen.

Aus dieser Entwicklung ergeben sich für Unternehmen zwei wichtige Anforderungen: Erstens müssen sie die neuen digitalen Pflichten wie elektronische Rechnungsstellung und Audit-Dateien erfüllen. Zweitens müssen sie dafür sorgen, dass die eingereichten Daten korrekt sind, denn die Behörden können Abweichungen viel leichter erkennen als früher.

Wer die steigenden Anforderungen erfüllen will, muss nicht nur über die richtigen Werkzeuge verfügen. Damit Steuervorschriften in der gesamten Wertschöpfungskette eingehalten werden, ist darüber hinaus ein systematischer Ansatz erforderlich.

3 Schritte zur Digitalisierung im Bereich Steuern

Die Roadmap zur Digitalisierung im Bereich Steuern gleicht einer Wertsteigerung in einzelnen Schritten:

Schritt 1: Einhaltung steuerlicher Vorschriften sicherstellen

Dazu gehört die fristgerechte Erfüllung aller gesetzlichen Vorschriften (digital oder nicht) mit korrekten Daten.

Dies kann sich aus rein technischer Sicht schwierig gestalten, insbesondere wenn neue Anforderungen in kurzer Zeit eingeführt werden – wie es zum Beispiel bei der elektronischen Rechnungsstellung „SII“ in Spanien im Juli 2017 der Fall war.

SAP eDocuments oder die brasilianische SAP Nota Fiscal Eletrônica sind robuste, gut integrierte Lösungen, mit denen Kunden die entsprechenden gesetzlichen Vorschriften erfüllen können, indem Transaktionsbelege in Echtzeit und mit dem richtigen Format an die Behörden übermittelt werden.

Besonders schwierig ist es jedoch, sicherzustellen, dass die Steuerdaten stimmen. In vielen Unternehmen lässt sich die Datenqualität nur schwer nachvollziehen, da die steuerrelevanten Daten meist über mehrere Systeme verteilt oder gar außerhalb des Systems abgelegt sind (zum Beispiel in Tabellenkalkulationen oder Ähnlichem). Meist herrscht dann Hektik in der Steuerabteilung, wenn diese Daten in der knapp bemessenen Zeit während des Periodenabschlusses zusammengestellt werden sollen. Abgesehen vom ohnehin schon großen Zeitdruck müssen oft auch noch in letzter Minute Korrekturen oder Änderungen vorgenommen werden (zum Beispiel bei Rechnungen mit fehlerhaften Steuerangaben). Dieses Problem lässt sich oft nicht zufriedenstellend lösen und setzt das Unternehmen dem Risiko von inkorrekten Steuererklärungen aus.

Mit der Lösung SAP Tax Compliance können Unternehmen die Qualität ihrer Steuerdaten einsehen. Dies erfolgt über ein zentrales Steuerdatenrepository auf der Basis von SAP HANA, auf das Prüfregeln (wie etwa die von Steuerberatern bereitgestellten) angewandt werden, um Probleme bei der Einhaltung von Steuervorschriften zu ermitteln. Außerdem bietet sie Werkzeuge, um einen Ablauf mit leistungsstarken Workflow- und Überwachungsfunktionen zu etablieren, mit dem sich ermittelte Probleme beheben lassen.

Schritt 2: Einhaltung von Steuervorschriften kostengünstig sicherstellen

Auch wenn die Werkzeuge und Prozesse zur Sicherstellung der richtigen Steuerdaten vorhanden sind, bleibt es dennoch schwierig, die regelmäßigen Verpflichtungen effizient zu erfüllen. Dies gilt besonders für komplexe Vorgaben wie SAF-T-Audit-Dateien. Vielen Unternehmen fällt es hier schwer, diese in der geforderten Zeit und Qualität zu erstellen. Oft werden die verschiedensten Werkzeuge, einschließlich Tabellenkalkulationen und manueller Behelfslösungen, eingesetzt, was den gesamten Periodenabschluss aufwendig und uneinheitlich macht.

SAP Advanced Compliance Reporting und das brasilianische Tax Declaration Framework sind moderne Berichtsplattformen auf der Basis von SAP HANA, mit denen sich regelmäßige gesetzlich vorgeschriebene Berichte wie Steuererklärungen und Audit-Dateien in einer benutzerfreundlichen Anwendung mit standardisierter User Experience zentral erstellen lassen. Sie werden von einem SAP-S/4HANA-System auf einer zentralen Datenquelle ausgeführt und umfassen Funktionen wie integrierte Analysen und prüfsichere Anpassungsfähigkeiten. So kann der Abschlussprozess deutlich beschleunigt werden. Nach Erfahrungsberichten von Kunden konnte der Aufwand für die monatlichen Steuererklärungen um rund 50 Prozent reduziert werden.

Schritt 3: Steuerliche Belange automatisieren

Mit SAP Tax Compliance und Advanced Compliance Reporting können Unternehmen Probleme bei der Einhaltung von Steuervorschriften vor deren Meldung effizient beheben und den Abschlussprozess beschleunigen.

Idealerweise sollte jedoch generell für alle Transaktionen die Steuer immer automatisch korrekt ermittelt werden, sodass nachfolgende Korrekturen gar nicht erst notwendig werden.

Hierbei entstehen jedoch neue Herausforderungen: Für die Steuerberechnung in ERP-Systemen wie SAP ERP oder SAP S/4HANA ist Fachwissen erforderlich, ganz abgesehen von dem Aufwand, diese Daten ständig an neue gesetzliche Vorgaben anzupassen. Hierbei können leicht Fehler gemacht werden, besonders wenn Mitarbeiter ohne steuerliches Fachwissen entsprechende Entscheidungen treffen müssen (wenn beispielsweise ein Einkäufer in einer Bestellanforderung ein Steuerkennzeichen auswählen muss). Diese Fehler setzen sich dann oft bis in die Steuererklärung fort und können fehlerhafte Steuererklärungen oder zusätzlich Kosten und Aufwand für die Berichtigung verursachen.

SAP Tax Service ist ein Cloud-basiertes System zur Steuerermittlung und -berechnung, das stets aktualisierte Steuerregeln und -sätze für über 90 Länder in einem vollständigen SaaS-Modell bereitstellt. Diese Lösung erspart den Unternehmen den Aufwand, Steuerregeln einzurichten und zu aktualisieren. Außerdem sorgt sie stets für eine korrekte Steuerermittlung, indem sie manuelle Fehler beseitigt. Derzeit ist sie in Verbindung mit den Cloud-Lösungen SAP Ariba Spot Buy und SAP Hybris erhältlich. Die Integration in SAP S/4HANA Cloud wird im Moment geprüft und ist für 2018 geplant.

Steuerliche Risiken und Chancen frühzeitig erkennen

Mit diesen drei Schritten können Unternehmen nach und nach für eine bessere Einhaltung von Steuervorschriften sorgen und angemessen auf die steigenden Anforderungen von Steuerbehörden auf der ganzen Welt reagieren.

Eine derartige Digitalisierung kann weitere Vorteile bedeuten, die über eine bloße Einhaltung von Vorschriften hinausgehen. Durch eine zentrale Datenquelle mit präzisen Steuerdaten können Unternehmen mithilfe komplexer Analysen, zum Beispiel über SAP Leonardo, Chancen (für Steuerersparnisse) oder Risiken (steuerlicher Fehlbeträge) ermitteln. Kennzahlen wie die Einhaltung steuerlicher Vorschriften oder finanzielle Risiken und Steuerzahlungen mit Prognosen können in SAP Digital Boardroom anschaulich dargestellt werden und als Grundlage für strategische Entscheidungen dienen, die steuerliche Belange berücksichtigen.

Weitere Informationen:

Die vorgestellten SAP-Lösungen finden Sie im SAP Solution Explorer als SAP-Lösungen für die globale Steuerverwaltung.

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