Viele Kunden nutzen für ihre Beschaffung aktuell SAP SRM. Mit dem Programm „Transform SRM“ unterstützt SAP Digital Business Services nun gezielt den Wechsel in die Cloud, zu SAP Ariba. Denn die integrierte Plattform bietet zusätzliche Vorteile und ist im Gegensatz zu älteren SAP-SRM-Releases zudem regelkonform zur Datenschutz-Grundverordnung.

Ein System von der Bestellung über die Freigabe, Lieferung bis zur Rechnung, strategische Vereinbarungen mit präferierten Lieferanten, zentrale Ausschreibungen über eine weltweite Plattform und zuletzt Analysen über alle Partner hinweg: Die Beschaffung in der Cloud hat das Potenzial, sowohl die Planung und Strategie als auch die operative Umsetzung der Beschaffung abzudecken. Die Cloud-Beschaffungsplattform von SAP, SAP Ariba, greift auf ein Netzwerk von über drei Millionen zurück, die zusammen ein Handelsvolumen von über 1,3 Billionen Euro ausmachen. Dennoch nutzt derzeit noch die Mehrheit der SAP-Kunden die On-Premise-Lösung SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM). „Da SAP strategisch auf die Cloud setzt, macht es Sinn, heute schon über die Beschaffung in der Cloud nachzudenken“, ist Martin Boldys von der SAP-Ariba-Customer-Value-Organisation überzeugt.

Drei Wege in die Beschaffungs-Cloud

Zudem stehen die Funktionalitäten, die SAP-Kunden aus SAP SRM vertraut sind, auch in der Cloud zur Verfügung, egal ob es um Kataloge, Rabattvereinbarungen mit Lieferanten, Auktionen und Ausschreibungen oder den konkreten Bestellprozess geht. „Ein besonderer Vorteil des Cloud-Ansatzes liegt darin, dass SAP Ariba den kompletten Betrieb sicherstellt und Updates und Innovationen sofort zur Verfügung stehen“, erläutert Boldys. Weitere Vorteile sieht der Berater unter anderem darin, dass die Lösung schneller und einfacher einsatzbereit ist und über das weltweite Lieferantennetzwerk eine Kollaboration mit Partnern forciert werden kann, die über Unternehmensgrenzen hinausgeht.

Im Rahmen des Programms sind drei Wege des Umstiegs vorgesehen:

(I.) Im Einsteigerpaket nutzt das Unternehmen zunächst die Kataloge, bindet seine Lieferanten mit an, bildet also grundlegende Beschaffungsprozesse in der Cloud ab.

(II.) Über die Beschaffung hinaus lassen sich alle Bezahlprozesse für die Beschaffung in der Cloud abbilden. Bestellung, Lieferung, Rechnungsstellung und Controlling sind im so genannten Procure-to-Pay-Prozess enthalten. „Ein gängiges Szenario“, kommentiert Boldys.

(III.) Im dritten Szenario ist zusätzlich die End-to-End-Integration in das Backend des Unternehmens und die zweijährige Unterstützung beim Rollout enthalten.

Zudem ist es möglich, alle wesentlichen Prozesse der strategischen und operativen Beschaffung in der Cloud in einem Projekt abzubilden – also nicht nur für die indirekten, sondern auch für die direkten Ausgaben.

Best-Practices-Prozesse: Konfiguration statt Lastenheft

SAP-Experte Boldys ist „kein Fan von Lastenheften“. Wenn es ihm darum geht, einen neuen Kunden für den Cloud-Ansatz zu begeistern, zeigt er ihm die Konfigurationsmöglichkeiten der Software. „Vieles wird möglich sein, aber nicht alles“, sagt Boldys, „wir orientieren uns an Industriestandards. Deswegen sind in der Regel wenig technologische Änderungen erforderlich.“ Best-Practice-Prozesse gibt es für diverse Branchen. Workflows, strategische Beschaffung, der Prozess bei Ausschreibungen: Viele Branchendetails finden sich in konkreten Parametern und Konfigurationsmöglichkeiten wieder. Zudem wird beispielsweise nahegelegt, welche Einkaufsprozesse für welche Warengruppe genutzt werden sollten.

Komplexität entscheidend verringern

Trotz vordefinierter Branchenlösungen sieht Boldys den Transfer der Beschaffung in die Cloud als Business-Transformation-Projekt. „Es geht viel weniger um Technologie als um die Prozesse, die Unternehmen hinterfragen sollten“, erläutert Boldys. Denn der Vorteil der Cloud in der Beschaffung liegt darin, dass nun Standards akzeptiert werden, die in der Branche bereits etabliert sind. „Nur so lässt sich die Komplexität entscheidend verringern“, erläutert Boldys. Das erklärt auch, warum Unternehmen trotz Cloud-Ansatz realistischerweise sowohl für die strategische wie auch die operative Beschaffung ein halbes Jahr einplanen sollten, die bestehenden Prozesse zu hinterfragen und das Unternehmen bereit zu machen für die Cloud.

Beschaffung in der Cloud: Einige Vorteile im Einzelnen

Wer allerdings den Weg der Transformation geht, hat die Chance, in den Prozessen entscheidend effizienter zu werden und sich so einen Vorsprung vor dem Wettbewerb zu verschaffen:

Verbesserte Usability für Bestellungen: Das User Interface ist (über SAP Fiori) einfach zu bedienen. Während SAP SRM in der Regel Einkäufer genutzt haben, ist die Nutzergruppe bei SAP Ariba offen. „Jeder Mitarbeiter ist intuitiv dazu in der Lage, in den Katalog einzusteigen und nötige Arbeitsmaterialien oder Dienstleistungen selbst zu bestellen“, erläutert Boldys den für ihn wichtigsten „KPI“, die Nutzerakzeptanz der Software. Ist die Bestellung vom Vorgesetzten genehmigt, sind alle weiteren Prozessschritte von der Bestellung beim Lieferanten über die Abrechnung und Bezahlung automatisiert.

Buchhaltung automatisieren: Anhand von Business Rules ist es möglich, Rechnungen, die keine Bestellnummer enthalten oder deren Summe eine vereinbarte Höhe überschreitet, automatisiert abzulehnen. Die Mitarbeiter des Unternehmen beschäftigen sich also erst mit Rechnungen, die vorher bereits eine Eingangsprüfung durchlaufen haben. Auch die Lieferanten profitieren davon, denn sie können nun umgehend ihre Rechnung korrigieren und bekommen nun schneller ihre Leistungen honoriert.

Sourcing effizienter und transparenter machen: Im Vergleich zum Management der Beschaffung mithilfe von Excel und E-Mail geht SAP-Experte Boldys davon aus, dass die Prozesse durch die einfacherer Handhabung auf der Plattform etwa 30 Prozent effizienter werden. Zudem ist die Vergabe der Aufträge für die Lieferanten nun transparent. Werden Projekte auf der Plattform ausgeschrieben, sind Konditionen und Angebote auch für Wettbewerber einsehbar.

Vertragsmanagement vereinfachen: Auf einem Dashboard kann der Einkauf einsehen, welche Verträge zu Lieferanten derzeit bestehen und welche als nächste ablaufen. Er kann also frühzeitig in die Neuverhandlung mit seinen Zulieferern gehen. Selbst individuelle Reportings sind ohne IT-Skills möglich.

Weitere Informationen:

Auf der SAP Ariba Live vom 23. bis zum 25. April 2018 in Amsterdam erfahren Sie von SAP Digital Business Services weitere Informationen zum SAP-SRM-Move.

Erfahren Sie mehr über SAP Ariba und die praktischen Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen.