Das Post-Go-Live-Dilemma in der Beschaffung

Bevor Unternehmen ihre Beschaffung in die Cloud verlegen, sollten sie sich sehr genau überlegen, inwiefern sich ihre Prozesse dadurch verändern und wie viele Ressourcen sie gerade in der Eingewöhnungszeit zur Verfügung stellen. Konkrete Post-Go-Live-Tipps von den SAP-Experten Martin Boldys und Stefan Ruska von der SAP Ariba Customer Value Organization.

Wenn Stefan Ruska und sein Team bei Kunden auftauchen, kann das zweierlei bedeuten. Entweder haben sie sich früh genug gut überlegt, wie viele Ressourcen sie für die Zeit nach dem Go Live ihrer Software benötigen und externe Hilfe frühzeitig mit einkalkuliert oder sie haben ihren Mitarbeitern zu viele Aufgaben aufgeladen. Der Leiter der Application Management Services bei SAP Ariba kennt die Herausforderungen, vor der Mittelständler wie Großunternehmen gleichermaßen stehen, nachdem sie die Cloud-Beschaffungslösung SAP Ariba eingeführt haben. „Die Service-Infrastruktur muss vorher stehen“, sagt der Principal Consultant von SAP Ariba Ruska, „dazu kann etwa ein eigene Abteilung gehören, die die Einkäufer in ihren Aufgaben unterstützt oder aber ein zentrales Shared Service Center, das Fragen gebündelt entgegennimmt.“ Den Usern Fragen schnell beantworten, Tickets aufnehmen, Templates anpassen und das Onboarding von Lieferanten unterstützen: Das sind nur einige der Aufgaben, die nach einem Go Live anstehen.

Das Post-Go-Live-Dilemma: Zu wenig Ressourcen

Zu wenig Software-Know-how in der Firma, zu wenig bereitgestelltes Personal für das Projekt, überforderte Power-User und der Umgang mit regelmäßigen Cloud-Releases: Das sind die Indizien für das „Post-Go-Live-Dilemma“, wie Ruska es nennt. In der Regel bekommen Unternehmen während der vier bis achtmonatigen Einführung von SAP Ariba zum ersten mal intensiven Kontakt zur Software. Danach übernehmen einige von ihnen die Beschaffung direkt selbst. „Das ist machbar, aber nicht optimal“, meint Martin Boldys, Director SAP Ariba Services Sales MEE, der aus Kundenerfahrungen weiß, dass die Fragen aus der Userschaft erst etwa vier Wochen nach dem Go Live aufkommen – dann aber geballt.

Service-Infrastruktur aufbauen: Auf die „Stunde der Wahrheit“ vorbereitet sein

Die erste Sekunde der neuen Anwendung ist für die User, also die Einkäufer im Unternehmen, die „Stunde der Wahrheit“. „Dann darf es keine Überraschungen geben“, sagt Boldys, „er muss sich problemlos anmelden können, alle Kataloge müssen da sein, die Bedienung muss intuitiv sein.“ Trotzdem lassen sich Probleme nicht ganz ausschließen. Deshalb rät SAP-Ariba-Experte Boldys Unternehmen, eine Service-Infrastruktur aufzubauen, die in der Lage ist, Engpässe abzufedern und Anpassungen kurzfristig professionell zu erledigen. Zusätzlich sollte sie dazu dienen, das nötige Change Management zu leisten. „Es geht nicht so sehr um die Technologie, sondern vielmehr um neue Prozesse, die die User erst verstehen müssen“, erläutert Boldys die Kernherausforderung nach dem Go Live. Seiner Ansicht nach ist es am besten, wenn sich ein Unternehmen hinsichtlich der Ausgabenkategorie auf einen globalen Prozessansatz für alle Länder einigt. „Das reduziert den Aufwand an Change Management enorm“, so Boldys.

Nach dem Go Live: Die wichtigsten Service-Aufgaben

Die Service-Aufgaben, die nach einem Go Live auf das Unternehmen zukommen, sind vielfältig und müssen detailliert geplant werden. Hier einige wichtige, die SAP Ariba zudem als Services für den Post-Go-Live-Phase anbietet.
1. Funktionen: User haben Fragen, die schnell und kompetent beantwortet werden sollten. Dazu gehört auch, Produktkataloge zu aktivieren und zu aktualisieren sowie andere Geschäftseinheiten während des Rollouts zu unterstützen.
2. Master Data: User wie Lieferanten müssen im System verfügbar sein, Accounts angelegt, Gruppen definiert und Rollen vergeben werden. Zudem sind hier Obergrenzen für die Freigabe von Bestellungen und Ausnahmeregelungen erfasst.
3. Monitoring: Der Status von Bestellungen, kritischen Prozessen und anstehenden Aufgaben lässt sich hier überwachen.
4. Test Management: Automatisierte Regressions-Tests helfen Unternehmen dabei, neue Funktionen in den regelmäßigen Cloud-Updates zu überprüfen.
5. Anpassungen der Konfigurationen: Veränderungen in den Geschäftsprozessen ergeben sich nicht nur durch das neue technische Design. Auch können Anpassungen und Modifikationen nötig werden.
6. Technik: „Troubleshooting“ steht hier im Mittelpunkt. Treten Fehler bei der Übertragung von Daten über Interfaces (etwa zu SAP ECC, SAP PI oder zu anderen ERP Systemen) auf oder funktionieren Abläufe nicht wie geplant, steht ein Support dafür zur Verfügung.

Zwei Strategien: Shared Service Center oder Procurement-Champion

Wie Unternehmen diese Service-Aufgaben bewältigen, ist unterschiedlich und hängt auch immer von der Dimension des Projektes ab. Nach Boldys’ Erfahrungen setzen Unternehmen bevorzugt auf zwei Strategien, um „unliebsame Überraschungen“ im Rahmen zu halten und im Fall der Fälle schnell unterstützend zur Seite zu stehen. (I.) Ein zentrales Shared Service Center übernimmt gebündelt die Service-Aufgaben oder (II.) ein Netz aus lokalen Procurement-Champions dient als zentrale Beratungskompetenz vor Ort. Ein Konzern mit 3.000 Usern in der Beschaffung hat beispielsweise 15 Einkäufer abgestellt, um künftig in einem Shared Service Center die Fragen aus der operativen Beschaffung zu beantworten, die im Zuge der Einführung von der Cloud-Beschaffungslösung SAP Ariba ergeben. Vorteil: Mitarbeiter im Einkauf bleiben von diesen Aufgaben unbehelligt und können sich mehr um strategische Aufgaben wie Verhandlungen und das Kontaktmanagement kümmern. Der lokale Procurement-Champion ist die persönliche Ansprechstation für die Beschaffung im Unternehmen. Er unterstützt die Kollegen aus der Organisation heraus in der Arbeit mit dem neuen Tool, was ganz besonders für die erfahrenen Einkäufer wichtig wird, die bisher weniger Tool-gestützt unterwegs waren.

Weitere Informationen:

In dieser Aufzeichnung erfahren Sie noch mehr zum Thema.

SAP AMS unterstützt Unternehmen in Service-Aufgaben nach dem Go Live. Ansprechpartner: stefan.ruska@sap.com

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