So spart JPMorgan Chase mit SAP Ariba jährlich 50 Millionen US-Dollar

JPMorgan Chase begann vor rund 15 Jahren mit der Zentralisierung seiner Geschäftsprozesse in 17 Ländern – Jonathan Ridgwell, Global Supplier Services Operations Director, berichtet über seine Erfahrungen im globalen Procurement.

JPMorgan Chase führte zunächst SAP ERP ein, anschließend Concur für Reisemanagement und Reisekostenverwaltung und Ariba für die Beschaffung, bevor die SAP die beiden Unternehmen übernahm. Dies sind die Erkenntnisse, die Jonathan Ridgwell bei der Optimierung der Beschaffung gewonnen hat:

1. Führende Rolle der Beschaffung: Das große Ganze betrachten

Auf der SAP Ariba Live diskutierte Jonathan Ridgwell (rechts) mit DJ Paoni, President von SAP North America.

Ridgwell ist aufgrund seines technologischen Hintergrunds sehr auf Effizienz und Genauigkeit bedacht. Er erkannte aber rasch, wie sich derzeit die Rolle der Beschaffung durch Daten verändert. „Ich war für verschiedene Funktionsbereiche verantwortlich und betrachtete sie anfangs separat, da ich dachte, dass wir auf diese Weise möglichst effizient, günstig und benutzerfreundlich sein würden“, so Ridgwell. „Im Laufe der Zeit wurde mir allerdings klar, dass wir alle Teil eines größeren Ganzen sind. Die Beschaffung kann eine führende Rolle einnehmen, indem sie eine stärkere Zusammenarbeit bei der Geschäftsabwicklung im gesamten Unternehmen unterstützt und so Innovationen und einen echten Mehrwert für das Geschäft fördert“, fügt er hinzu.

JPMorgan Chase speiste also Beschaffungsdaten in sein zentrales System ein und erzielte dadurch Skonti in Höhe von einer Million Dollar bei Ausgaben von einer Milliarde Dollar. Zudem neutralisiert der durch die Beschaffung erbrachte finanzielle Nutzen die entstandenen Kosten.

„Wir haben auch darüber nachgedacht, wie uns die Beschaffung bei Vertragsverhandlungen unterstützen kann. Wir haben dann ihre Rolle ausgeweitet, wovon das Unternehmen erheblich profitiert“, erläutert Ridgwell. „Wir sparen jährlich 50 Millionen US-Dollar ein. Hinzu kommt, dass wir durch die Skonti zu einem Umsatzträger statt zu einem Kostenfaktor für das Unternehmen werden. Wir zahlen nicht nur Rechnungen und beschaffen Güter, sondern tun dies auch noch zu negativen Kosten.“

2. Rückendeckung des Managements für weltweit einheitliche Umsetzung sichern

„Für die Umgestaltung des Unternehmens war es entscheidend, dass wir uns den Rückhalt der Führungsebene, von der Vorstandsetage bis zur Geschäftsleitung, sichern konnten.“ Ridgwell weiter: „Wir stellten unserer Finanzchefin den Business Case vor und baten sie, sich dafür einzusetzen. Sie überzeugte dann den gesamten Vorstand davon. Mitarbeiter, die mit Änderungsvorschlägen an uns herantraten, stießen nicht auf offene Ohren, da die Geschäftsführung bereits hinter unserer Idee stand.“

3. Überzeugendes Change Management

Ein weiterer Aspekt, um die globale Unterstützung für ein standardisiertes Geschäftsmodell sicherzustellen, ist offene Kommunikation. „Neben dem effizienten Projektmanagement besteht eine wichtige Aufgabe unserer Manager darin, zu kommunizieren“, so Ridgwell. „Jeder muss darüber informiert sein, was, warum und wann etwas getan wird. Schließlich entfernt man kleine Funktionsbestandteile, mit denen die Mitarbeiter vertraut sind. Diese können dann zu Knackpunkten werden. Das darf aber nicht zum Hindernis werden. Jeder muss die gemeinsame Vision verstehen und akzeptieren.“

4. Technologen sind hervorragende Operations Manager

Es war für Jonathan Ridgwell ein Aha-Erlebnis, als er erkannte, dass Technologen wie er, gute Operations Manager sein können, da sie sehr gut nachvollziehen können, worauf es bei Arbeitsabläufen ankommt. „Wir stellten uns die Frage: Wollen wir wirklich, dass Mitarbeiter den ganzen Tag lang nur manuelle Routineaufgaben erledigen, anstatt einen Mehrwert zu schaffen? Wir möchten, dass Mitarbeiter Analysen durchführen, nach Betrugsfällen Ausschau halten und Trends und neue Märkte entdecken. Es ist für Mitarbeiter wesentlich interessanter, wenn die Aktivitäten in der Beschaffung durch Automatisierung aufgewertet werden können.“

Ridgwell verknüpfte die Optimierung des Beschaffungswesens direkt mit dem Ziel des Unternehmens, ein möglichst reibungsloses Kundenerlebnis zu gewährleisten.

„Es ist immer richtig, das Richtige zu tun – ganz gleich, ob es sich um einen kleinen oder einen großen Kunden handelt. Die Umstellung unserer Plattformen auf SAP hat uns das ermöglicht. Denn wir verstehen unsere Daten jetzt besser und verfügen über einen reibungslosen Prozess für das Ausgabenmanagement“, erklärt Ridgwell.