Digitale Steuerfunktion: „Raus aus der Beobachterrolle“

Wer an „digitale Vorreiter“ denkt, hat Unternehmen wie Google oder Amazon vor Augen. Zumindest sicher keine Behörde. Doch wenn es um Steuerangelegenheiten geht, hinken Unternehmen in vielen Ländern den Behörden technisch hinterher – und damit auch den Rechtsvorgaben. Höchste Zeit, das Tax Management digital neu aufzustellen: aktiver und wertschöpfender.

Heutige technische Disruptionen haben das Potenzial, das Finanzmanagement grundlegend zu verändern – zumindest, wenn Unternehmen ihre Prozesse entsprechend neu aufstellen. Aber was bedeutet dieser Wandel eigentlich für die Steuerfunktion? „Es gibt Länder, in denen Sie nicht einmal mehr eine Rechnung stellen können, ohne vorher die technische Freigabe der Behörden zu haben“, sagt André Hengst, GSA Indirect Tax Technology Leader beim Beratungshaus EY. Er spielt auf das erheblich gestiegene Kontrollbedürfnis der Verwaltungen an – und auf deren technische Reife.

Ob in Brasilien, Russland, Großbritannien, Österreich oder Australien: Gesetzgeber fordern heute weltweit mindestens eine Kooperation in Form eines Tax Monitorings gemeinsam mit den Unternehmen. Wenn nicht gar die komplette Vernetzung mit der Unternehmens-IT inklusive Echtzeit-Zugriff auf steuerlich relevante Informationen. Wer den Forderungen nicht nachkommt, dem drohen empfindliche Strafen – oder kann auf einer Blacklist landen und wird es künftig schwer haben, überhaupt noch Geschäfte zu machen.

IT-Innovation im Tax Management ist alternativlos

Klar ist: Unternehmen müssen ihre Steuerfunktion dringend digitalisieren. Nicht nur, um auch weiterhin Compliance sicherzustellen. Sondern auch, um einer veränderten Rolle gerecht zu werden. Denn im intelligenten Unternehmen von morgen ist es nicht mehr länger die ausschließliche Aufgabe, per Steuerplanung dem Vorstand zuzuarbeiten. Vielmehr muss das Tax Management bei neuen Geschäftsmodellen fachlich unterstützen, agil und operativ zur Wertschöpfung beitragen und zugleich auch noch die eigenen Kosten senken.

„Früher war in den Steuerabteilungen vor allem steuerjuristische Expertise gefragt“, sagt EY-Partner Hengst. „Inzwischen werden die Abteilungen immer multidisziplinärer. Es geht nicht mehr nur darum, Gesetzestexte zu wälzen und ausführliche Expertisen zu verfassen. Vielmehr muss die Steuerabteilung in eine zentralere Rolle kommen und stärker mit den unternehmerischen Aktivitäten verbunden sein.“

Es braucht also Prozessmanager, die ein Gesamtverständnis von allen Abläufen haben, in denen Steuern eine Rolle spielen. Diese Prozessmanager müssen die Werkzeuge zur Hand haben, um alle relevanten Abläufe kontrollieren und bei Bedarf eingreifen zu können. Das geht nur mit einer durchgängig vernetzten IT.

Werkzeuge für den Wandel: Ein integrierter Prozess ist entscheidend

„Stand heute ist die Steuer-IT in vielen Unternehmen noch sehr heterogen“, sagt Michael Fischer, Senior Solution Executive für den Finanzbereich bei SAP. Medienbrüche, manuelle Konsolidierungen, unklare Workflows und eine hohe Fehleranfälligkeit sind die Folgen.

Es beginnt schon bei der Bestimmung und Berechnung der Steuern. Jede Anpassung, jede Lokalisierung muss mehrfach vorgenommen werden – nämlich in jedem steuerrelevanten System. Einfacher, schneller und zudem weniger risikobehaftet geht es mit SAP Tax Service. Die cloudbasierte Engine versorgt sich eigenständig mit aktuellen Steuersätzen (direkt und indirekt) für mehr als 141 Länder, ermittelt und berechnet die zu zahlenden Abgaben zentral und überträgt die Informationen dann an die angeschlossenen Systeme.

Steuerliche Vorschriften ändern sich je nach Land unterschiedlich schnell. Der Überblick kann da leicht verloren gehen. Dass ein Unternehmen seine Ziele bezüglich der Steuerkonformität erreicht, lässt sich mit SAP Tax Compliance sicherstellen. In einem einzigen, integrierten System lassen sich Verstöße erkennen und korrigieren. EY hat dafür Pakete mit Datenmodellen und Compliance-Checks entwickelt, die die wichtigen Regeln für die Umsatzsteuer, die Ertragssteuer sowie für den Zoll abdecken. Weitere Bereiche sollen folgen.

Sind die Steuermeldungen und -erklärungen fertig, lassen sie sich direkt aus dem ERP-System heraus an die Behörden versenden. Das geht beispielsweise mithilfe von SAP S/4HANA for advanced compliance reporting, das darüber hinaus als unternehmensweite Plattform eingesetzt werden kann, um Berichte zu erstellen sowie den Erstellungs- und Übermittlungsstatus weltweit zu verfolgen. Wer möchte – oder muss –, kann aber auch selbst feingranulare Daten in Echtzeit mit den Behörden austauschen, nämlich mit SAP eDocuments.

Daran wird schon deutlich: Mit dem heute verfügbaren Portfolio an Finanzlösungen rund um SAP S/4HANA können Unternehmen eine einheitliche Plattform aufbauen, um ihre Zukunftsfähigkeit zu sichern. Eine Plattform nämlich, die sämtliche Aufgaben des Finanzmanagements unterstützen kann – weit über das Steuermanagement hinaus.

CFOs sind bereit, zu investieren

„Mittlerweile haben die meisten CFOs den Bedarf nach einem integrierten Finanzwesen erkannt und sind bereit, das nötige Geld dafür in die Hand zu nehmen“, ergänzt Fischer. „Es ist ein Momentum entstanden, das die Steuerabteilung nutzen sollte.“ Das Argument ist klar: Die erhofften Mehrwerte kann ein Unternehmen nur dann erzielen, wenn es die Finanztransformation ganzheitlich angeht.

Die Effective Tax Rate, also der tatsächliche Ertragssteuersatz, ist heute nicht mehr der alleinige Schwerpunkt des Tax Managements. Entscheidende Gründe dafür sind die Schließung von Schlupflöchern und nicht zuletzt der Druck der Öffentlichkeit und ein damit verbundener möglicher Imageverlust. Auch aus diesem Grund rücken somit die Kosten der Steuerfunktion und -abläufe selbst in den Fokus. Aber auch die „Cost of Compliance“, also jene Kosten, die für die Einhaltung der Vorschriften entstehen – von Aufgriffen in Betriebsprüfungen bis hin zu den Kosten der Aufarbeitung von Verstößen. Beide Kostenarten lassen sich mit einem digitalisierten, stärker automatisierten Tax Management senken.

Machine Learning: Die Zukunft läuft bereits

In einem im Wortsinne „intelligenten“ Unternehmen wird dabei künftig auch verstärkt Machine Learning zum Einsatz kommen. Die Steuerfunktion ist dafür eine Paradedisziplin: „Es geht bei Steuern um vom Menschen entwickelte, objektive Regelwerke. Selbstlernende Software ist für solche Einsatzfelder geradezu prädestiniert“, so EY-Partner Hengst. Einige Anwendungen gibt es schon; sie helfen beispielsweise bei der automatisierten Abarbeitung von Compliance-Auffälligkeiten. Die Software SAP Tax Compliance erkennt, bearbeitet und korrigiert Fehler eigenständig und optimiert sich dabei ständig selbst.

„Unsere heutigen Lösungen bilden nur die Spitze des Eisbergs“, sagt SAP-Experte Fischer. „Die SAP investiert enorm in Automatisierung und Machine Learning und ich bin überzeugt, dass die Entwicklung in den nächsten Jahren erst so richtig an Fahrt gewinnen wird.“ Die Use-Cases entstehen dabei nicht im „isolierten Labor“, sondern gemeinsam – im Team aus SAP, Beratungshäusern wie EY und den Kundenunternehmen.

Auch dabei stehen die Mitarbeiter der Steuerabteilung im Mittelpunkt. Denn nur mit ihrer Expertise wird aus der Idee vom digitalisierten, KI-unterstützten Tax Management Wirklichkeit.

Best Practice von Bosch im Webinar

Einige Unternehmen haben ihre Steuerfunktion im Zuge des digitalen Wandels bereits neu aufgestellt. Zu ihnen gehört Bosch. Wie der Technikkonzern seine Prozesse gestaltet hat, welche Herausforderungen es dabei zu meistern galt und wie das Tax-Team heute von den neuen Technologien profitiert, fasst ein neuer Broadcast zusammen. In dieser interaktiven Webinar-Aufzeichnung geht Martin Kowalski, Leiter Prozesse der Konzernsteuerabteilung von Bosch, vor allem auch auf die wichtigsten Projekterkenntnisse ein.