Zwischen Custom Code und Zukunftsvision

Linde, Imperial Logistics, die DEVK Versicherungen und August Brötje: Der ERP-Workshop Deep-Dive: SAP S/4HANA Business Benefits & Projektbeschleuniger von SAP Digital Business Services hat Experten aus diversen Branchen nach Ratingen gelockt. Der Grund: Sie wollen wissen, wie andere Unternehmen den Wechsel auf SAP S/4HANA vorbereiten oder den nächsten Schritt machen.

Timm Forcher ist in einer vergleichsweise komfortablen Situation. Denn bis jetzt hat der IT-Leiter des Heizungsherstellers August Brötje GmbH kein SAP-System im Einsatz, sondern einen „Blackscreen von Infor“. Ein so genannter „Greenfield“-Approach liegt also auf der Hand – ein Neustart mit SAP, der nicht durch zahlreiche kundenspezifische Erweiterung in bestehenden SAP-Systemen erschwert wird. In eineinhalb bis zwei Jahren will IT-Chef Forcher den Go-Live umsetzen, doch trifft er sich heute schon monatlich mit Key-Usern, um den anvisierten Wechsel auf SAP S/4HANA zu vermitteln. „Wir müssen die Mitarbeiter beim Umstieg mitnehmen“, sagt Forcher, dem das Change Management sehr wichtig ist. Neben etwa 40 anderen IT-Experten ist er nach Ratingen zum SAP-Workshop „Deep Dive: SAP S/4HANA Business Benefits und Projektbeschleuniger“ gekommen, um zu erfahren, wie er den Wechsel auf SAP S/4HANA angehen sollte.

SAP S/4HANA-Einführung: Zwischen Systemkonvertierung und Neuimplementierung per SAP Model Company

Bei einigen Unternehmen kann der Brownfield-Approach relevant sein. „Diese Systemkonvertierung kommt oft bei Kunden zum Einsatz, deren Prozesse nahe am SAP Standard sind und den aktuellen Business Anforderungen entsprechen“, erläutert Jürgen Schäfer, SAP-S/4HANA-Architekt und Principal bei SAP. Systeme, die bereits seit mehreren Jahren im Einsatz sind, haben oft veraltete Prozesse etwa aus SAP-R/2-Zeiten, basieren auf alten Templates oder sind einfach nur historisch gewachsen. Schäfers Erfahrung nach kommt bei kleineren Unternehmen in diesem Falle oft die SAP Model Company zum Einsatz – eine Referenzlösung, bei der Unternehmen auf einem Set aus Industrie- oder Fachbereichs-spezifischen Prozessen aufsetzen und Implementierungsaufwand und so operative Kosten senken können. Im Mittelstand wie auch bei Großunternehmen sind in der Praxis oft mehrere oder komplexere ERP-Systemlandschaften zu finden. „Inwieweit eine Konvertierung oder Neu-Implementierung zum Einsatz kommt, hängt meist von unternehmensspezifischen und nicht alleine von technischen Faktoren ab.“, sagt Schäfer, der jährlich über 40 Kunden-Workshops leitet, um den geeigneten Weg zu SAP S/4HANA zu finden. „Sind die Landschaften sehr komplex oder möchte der Kunde eine Konsolidierung seiner SAP Landschaft mit der SAP-S/4HANA-Umstellung verbinden, macht es oft Sinn, über einen Piloten nachzudenken“, sagt Schäfer, der in diesem Falle dazu rät, die unternehmenskritischen Organisationseinheiten schrittweise umzusetzen. Klar ist aber auch: Einen Königsweg gibt es nicht

Die ersten Fragen: Warum? Was? Wie?

Denn SAP S/4HANA „einzuphasen“, wie Schäfer es nennt, hängt von vielen Faktoren ab, etwa davon, welcher Release-Stand beim jeweiligen Kunden aktuell im Einsatz ist, wie kundenindividuell die Systeme sind, wie das Unternehmen organisiert ist und wie sehr es bereit ist, sich von bestehenden Prozessen zu trennen. Self-Service-Tools wie der SAP-S/4HANA-Readiness-Check, der SAP Transformation Navigator und der SAP Innovation & Optimization Pathfinder geben Kunden eine Vorab-Einschätzung, welche Business-Funktionen, Add-Ons und welcher Custom Code zur neuen Software passen, welche Prozesse von der „alten“ in die „neue“ Welt transferiert werden können und wie gut das Unternehmen im brancheninternen Vergleich da steht (siehe auch „Die ersten Schritte zur Roadmap). Die eigentliche Arbeit beginnt in der „Discovery“-Phase, in der drei zentrale Fragen geklärt werden, wie Jens Oliver Dirnberger, SAP S/4HANA Innovation Officer, erläutert – das „Warum“, das „Was“ und das „Wie“. „Die Geschäftsführung will wissen, wo die Mehrwerte sind“, erläutert Dirnberger, „aus Kosten müssen Investitionen in die digitale Zukunft werden.“ Das Projekt benötigt zudem einen klaren Fokus: Wo besteht Optimierungsbedarf, wie können Innovationen schnell nutzbar gemacht werden, wo sind die Wertehebel, wie unterstützt die zukünftige SAP Architektur die strategische Ausrichtung des Unternehmens, was ist wichtig? Die Frage nach dem „Wie“ ist nur individuell zu beantworten. Bestehende Prozesse lassen sich mitnehmen (Systemkonvertierung), Systeme lassen sich erst verschlanken, konsolidieren und in die neue Prozesswelt übertragen (Transformation) oder neu implementieren (Greenfield), wenn möglich über eine vorkonfigurierte SAP Model Company.

Herausforderungen aus der Praxis: Impirial Logistics und DEVK

Der Duisburger Logistikspezialist Impirial Logistics hat bereits vor Jahren SAP S/4HANA im Finanzbereich eingeführt, setzt seit 2016 SAP S/4HANA für ihre Logistiklandschaft ein, der im Greenfield-Ansatz umgesetzt wurde und besonders die Leistungsfähigkeit der zeitkritischen Prozesse ermöglicht, und plant nun vom Release 1511 auf das neue Featurepack 02 des Releases 1709 zu wechseln. „Wir wollen wissen, was im Release 1709 neu ist“, erläutert die bereits SAP-S/4HANA-erfahrene Sandra Constantin, Leiterin des SAP-Competence Center (Int.) ihre Motivation für den Deep Dive.

Frank Höller geht es hingegen gerade darum, seine Finanz- und Versicherungssysteme technisch upgraden zu wollen. Auch wenn der Go-Live von SAP S/4HANA erst für 2020 angedacht ist, ist für den Leiter der Vorstudie zu SAP S/4HANA des Versicherers DEVK nach der Analyse klar, dass kein Redesign (Greenfield) nötig sein wird. „Wir haben unsere ersten SAP-Systeme erst vor acht Jahren angeschafft“, so Höller. Nach dem Readiness-Check stand zwar erst ein „Greenfield“-Ansatz im Raum. Doch ist die System Conversion des einige hundert Custom-Code-Objekte umfassenden, bestehenden Systems seiner Ansicht nach die bessere Option. Ein Re-Design der bestehenden Geschäftsprozesse sei nicht erforderlich und von den Fachbereichen nicht erwünscht. Motivation für die frühe Umstellung auf SAP S/4HANA ist bei der DEVK u.a. der auslaufende Wartungszyklus der bisherigen Infrastruktur.

Breakout „Discovery IT“ beim ERP-Workshop

Wer sich lange Zeit unsicher war, welche Schritte er auf dem Weg von der Vorbereitung bis zum lauffähigen SAP-S/4HANA-System gehen sollte, weiß das spätestens nach dem Breakout „Discovery IT“ mit Jürgen Schäfer beim Deep Dive von SAP Digital Business Services. Denn hier bringen die IT- und SAP-Experten gelbe, blaue und grüne Bausteine für funktionale, technische und technisch-funktionale Schritte, von der Fit-Gap-Validierung über die Einrichtung eines Sandbox-Systems bis hin zur Entwicklung der technischen Architektur in die richtige Reihenfolge. Das ist gut zu wissen, um auf dem Weg zu SAP S/4HANA nicht den zweiten vor dem ersten Schritt zu machen.

Weitere Informationen:

Deep-Dive: SAP S/4HANA Business Benefits & Projektbeschleuniger am 10. September 2018 in Walldorf

Webinarserie SAP Model Company Services