Arbeit der Zukunft: Das autonome Büro

Das intelligente Büro kennt Ihre Vorlieben, von der Kaffeesorte bis zur Höhe Ihres Schreibtischs. Wie das Internet der Dinge und künstliche Intelligenz die Arbeit der Zukunft revolutionieren – und Facility Manager und Finanzverantwortliche völlig neue Chancen nutzen.

Wenn Sie morgens am Büro vorfahren, weist Ihnen Ihr Smartphone einen Parkplatz zu und öffnet Ihnen die Eingangstür. Die Kaffeemaschine begrüßt Sie persönlich und lässt Ihren geliebten Chai Latte ein. Dann entscheiden Sie sich für einen Arbeitsplatz: eine ruhige Ecke für Telefonate? Oder die kreative Spielwiese für das Brainstorming mit dem Team? Der Raum dimmt das Licht, stellt Ihre bevorzugte Temperatur und Schreibtischhöhe ein. Sie haben noch einen Wunsch? Per App oder Sprachsteuerung kontaktieren Sie Catering, Facility Management oder den Helpdesk-Chatbot.

So könnte die Arbeitswelt in wenigen Jahren aussehen: Um den Mitarbeiter herum entsteht eine ganze Palette neuer Services. Dabei geht es um viel mehr als nur ein positiveres Arbeitsklima. Mit den Technologien rücken Unternehmen auch den einzelnen Kunden in den Mittelpunkt ihres Handelns und leiten ein zukunftsweisendes Kostenmanagement in die Wege.

Arbeitsplatz as a Service

Im Internet stillen Kunden jeden Bedarf mit wenigen Klicks. Dieser „Nowism“ hat die B2B-Interaktion erreicht – mit weitreichenden Folgen. Denn der Wunsch des Kunden nach superschnellen, einfachen Abläufen steigert in Unternehmen aller Branchen die Komplexität. Interne Prozesse werden instabiler und sprunghafter, immer neu zusammengewürfelte Projektteams ersetzen starre Abteilungen.

Was das für Organisationen bedeutet, erklärt Sven Mylius, Senior Consultant und Teamleiter bei der RBSgroup Stuttgart, einer Tochter der Drees & Sommer SE. „Es ist ein viel flexibleres Denken gefordert, und das schlägt direkt durch auf die Raumkonzepte. Statt Zwei-Zellen-Büros sind offene Multi-Space-Arbeitswelten gefragt. Dort gibt es keine festen Arbeitsplätze, dafür Platz für mehr Kreativität und Produktivität.“

Ohne digitale Kommunikationsmittel wie Smartphones und Collaboration-Tools sind solche Umgebungen nicht denkbar.

Kostenpotenziale aufdecken

Die Digitalisierung eröffnet aber auch neue Sparpotenziale. Aktuelle Studien bestätigen, was Facility Manager längst wissen: Im Schnitt stehen 40 Prozent der Räume leer. Aber welche – und wann? Um das herauszufinden, vertrauen die meisten Verantwortlichen noch immer auf ihr Bauchgefühl und gelegentliche Stichproben.

Ein sehr viel effizienteres Kostenmanagement ermöglicht Technologie, sagt Marco Hofmann, Director Business Development, LoB Real Estate bei SAP. „Kombinierte Sensoren-, WLAN- und Netzwerkdaten liefern klare Informationen darüber, welcher Raum wann und wie stark frequentiert ist. Diese Transparenz ermöglicht es Unternehmen, mit alten Mustern zu brechen und die Raumbelegung effizienter zu organisieren.“ So kann es beispielsweise sinnvoll sein, für Projektteams auf Zeit nutzbare Co-Working-Spaces anzumieten oder selbst einzurichten.

Digitalisierte Altbauten

Dass viele Unternehmen digitale Projekte noch zögernd anpacken, liegt auch daran, dass sie den Aufwand scheuen. Wenn die Zukunft digital ist, was ist dann mit den Immobilien der Vergangenheit? Mehr als 90 Prozent der Corporate-Assets sind älter als zehn Jahre und müssen erst digital nachgerüstet werden.

Prinzipiell lassen sich alle Gebäude digitalisieren. Doch es muss nicht gleich Industrie 4.0, Augmented Reality und KI sein. Mit Sensoren können Unternehmen im ersten Schritt bereits viel erreichen. Darüber hinaus lassen sich Informationen aus dem WLAN-Netzwerk und dem Gebäudemanagementsystem nutzen, etwa dem Zutrittssystem. Wer Datensilos aufbricht, Informationen geschickt kombiniert und planvoll auswertet, kann daraus bereits viele wertvolle Erkenntnisse für eine effizientere Nutzung ableiten.

Markthoheit durch digitale Zwillinge

Ihre volle Wirksamkeit entfaltet die digitale Transformation gleichwohl erst in ihrer letzten Ausbaustufe. Zentral ist dafür das Konzept des digitalen Zwillings, das bereits in vielen Fertigungsunternehmen eine kleine Revolution ausgelöst hat.

„Der digitale Zwilling ist ein präzises virtuelles Abbild eines Gebäudes und wird permanent mit aktuellen Daten angereichert“, erläutert Thomas Bender, Projektpartner bei Drees & Sommer. „Auf diese Weise wird die gesamte Immobilie transparent, von den Zugängen über die Catering-Services bis zur Zustandsanzeige von Heizungen.“

Der digitale Zwilling ist ein präzises virtuelles Abbild eines Gebäudes und wird permanent mit aktuellen Daten angereichert.

Alle Stakeholder – Facility Manager, Property Manager, Versicherungsgesellschaft, Versorger – verfügen über identische Informationen. Das eröffnet völlig neue Möglichkeiten. Eigentümer können beispielsweise Gebäude nicht nur vermieten, sondern auch zusätzliche Services anbieten, etwa Co-Working-Spaces mit der entsprechenden Hardware.

Facility Manager als Innovationstreiber

Im Zuge der digitalen Transformation erhalten Facility Manager neue Aufgaben, denn ein Großteil der operativen und administrativen Routinen entfällt. Reinigungskräfte und Servicetechniker lassen sich zielgerichteter einsetzen, Helpdesks mittels Chatbots automatisieren.

Das eröffnet den Verantwortlichen ungeahnte Freiräume: Statt nur auf die Geldbörse zu schauen, finden sie Wege zu einem produktiveren Arbeitsumfeld. Beispielsweise mit Apps, über die Mitarbeiter mit ihnen oder dem Gebäude selbst kommunizieren.

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