Direktmaterialien in der Cloud planen und beschaffen

Oft wird SAP Ariba in Unternehmen für die Beschaffung unkritischer „indirekter“ Produkte wie Büromaterialien eingesetzt. Doch lassen sich auch direkte Materialien wie Rohstoffe und Baugruppen über SAP Ariba ordern – ab sofort zudem mit Standardintegration zum Planungstool SAP IBP.

Wenn es um Rohstoffe, Bauteile oder komplexe ausgelagerte Prozesse mit Lieferanten geht, übernehmen die Unternehmen deren Beschaffung gerne selbst. Sie binden üblicherweise die zehn oder zwanzig wichtigsten Lieferanten für ihre direkte Beschaffung Punkt-zu-Punkt an, über Electronic Data Interchange (EDI). „Das ist ein hoher Aufwand und sehr teuer“, erläutert Franz Uhr, Solution Manager für Supply Chain Collaboration bei SAP Ariba. Zudem hat der Einkäufer im Unternehmen ein Interesse daran, den gesamten Lieferantenstamm anzubinden und „nicht nur die, die den Aufwand in Kauf nehmen, sich über EDI anbinden zu lassen“, wie Uhr bemerkt. Selbst die einfache Bestellung ist bei kleineren Lieferanten oft nicht digitalisiert. Excel und Email kommen zum Einsatz – zum Leidwesen der Einkäufer, die so keine durchgängige Transparenz über Verfügbarkeit und Status der Lieferungen bekommen.

Beschaffung: Multi-Tier-Transparenz über Cloud-Plattform

Die „gesamte Lieferantenpopulation“ müsse dafür an ein Netzwerk angeschlossen werden, meint Uhr, der betont, dass es ihm nicht darum geht, EDI zu ersetzen. Die Idee: Ob per Web-UI, Excel-Up- und Download oder über eine elektronische Anbindung lässt sich die Kommunikation mit Lieferanten (über den offenen CXML-Standard) über das Business-Netzwerk SAP Ariba realisieren. Für den Einkäufer bedeutet das, etwa Forecast-Bestätigungen für geplante Bedarfe zu bekommen und in die Planung in SAP IBP einfließen zu lassen, oder aus dem MRP (Material Requirements Planning)-Lauf im SAP ERP bzw. SAP S/4HANA stammende Einkaufsdokumente wie Lieferplanabrufe  an Lieferanten zu kommunizieren und eine Übersicht über ausgelagerte Tätigkeiten über die Cloud-Plattform einsehen zu können. Die besondere Herausforderung bei Direktmaterialien: „Verfügbarkeiten und Liefertreue sind viel kritischer als bei indirekten Materialien, da sie für die Herstellung in der eigenen Produktion essentiell sind“, erläutert Uhr. Hinzu kommt, dass die Varianz der Materialien von Bauteilen über Rohstoffe bis hin zu komplexen Beschaffungsprozessen sehr hoch ist. Im Unterschied zur indirekten Beschaffung geht es nun darum, über mehrere Stufen hinweg zu kollaborieren. Im Lohnbearbeiter-Szenario etwa, bei dem ein Unternehmen den Bau eines Produktes an einen Lieferanten übergibt, sind auch noch der Hersteller der Komponenten und ein Logistikdienstleister für den Transport involviert. Experten sprechen dann von der Multi-Tier-Transparenz der Lieferkette. Aufträge werden also allen beteiligten Partnern gleichermaßen transparent gemacht.

Microsoft: Planung via SAP IBP mit Beschaffung aus der Cloud verbunden

Welche Vorteile der Einsatz einer Cloud-Beschaffungsplattform haben kann, zeigt das Beispiel des Softwareunternehmens Microsoft, das SAP Ariba bereits für den Bau seiner Xbox und seiner Surface-Tablets in einem Lohnbearbeiter-Szenario einsetzt und damit eines der weltweit mehr als 60 Unternehmen ist, die SAP Ariba für die Beschaffung von Direktmaterialien über SAP Ariba Supply Chain Collaboration bereits einsetzen oder dies planen. Zudem setzt das Unternehmen aus Redmond das Planungstool SAP Integrated Business Planning (SAP IBP) ein, das seit kurzem integriert in SAP Ariba zur Verfügung steht. Das Besondere: Der Bedarfsplan für das Endprodukt wird über SAP IBP erstellt und die nötige Menge an Komponenten bestimmt. Dann „übernimmt“ SAP Ariba und übergibt die prognostizierten Bedarfe an die Lieferanten, die über die Plattform die von ihnen zu liefernden Mengen bestätigen. „Automatisch fließen diese Daten ins SAP IBP zurück und finden dort als Randbedingung Berücksichtigung bei der Erstellung eines machbaren, realistischen Plans“, sagt Uhr.

Zuverlässigere Lieferungen, geringere Lagerbestände

Microsoft plant damit bereits die ausgelagerte Montage der Xboxen und Surface-Tablets. Bauteile müssen geplant und beschafft werden, so dass sie zur Endmontage beim Lohnbearbeiter verfügbar sind, ehe sie an die Endkunden geliefert werden. Die Vorteile der durchgängigen Beschaffung: Fünf Prozent mehr Lieferungen sind rechtzeitig und vollständig, zeigt die Entwicklung der Kennzahl OTIF (On-time In-full). Die Lagerausnutzung verbessert sich. Vorrätige Ware verließ erheblich schneller als bisher das Lager. Die „Days Inventory Outstanding“, kurz DIO, reduzierten sich um 23 Prozent. Zudem stieg das Nettoumlaufvermögen um 300 Millionen US-Dollar – die Liquidität des Unternehmens erhöhte sich also. Und auch über Branchengrenzen hinweg – so zeigen Analysen von SAP Ariba – zeigt sich, dass etwa in der Pharmabranche die Ware nur noch 70 statt 128 Tage und im Öl- und Gassegment nur noch 12 statt 66 Tage auf Lager waren, die Durchlaufzeit erhöhte sich. Über alle Branchen hinweg verließen die Materialien durchschnittlich 12 Prozent schneller wieder das Lager, Unterbrechungen der Lieferkette konnten vermieden und so 11 Prozent der vorher angefallenen Kosten eingespart werden. Es kam seltener vor, dass Produkte wegen Problemen in der Lieferkette nicht verkauft werden konnten (minus sieben Prozent) und dass Teile nicht vorrätig waren (minus 23 Prozent).

EDI: Wie ein verschlossener Briefumschlag

Diese Vorteile sind nicht zuletzt deshalb wichtig, weil der Trend zur Individualisierung alle Branchen betrifft. „Vom Re-Tailing zum Me-Tailing“ benennt das Zukunftsinstitut treffend etwa den Trend im Handel. Schneller auf neue Bedarfe und Veränderungen in der Lieferkette reagieren, sich mit anderen Lieferanten austauschen: Das ist für den Lieferketten-Experten Franz Uhr künftig wichtig, um den Service gewährleisten zu können, den der Endkunden erwartet. Digital Supply Chain of One nennt SAP ihr Konzept, das SAP Ariba, SAP IBP und den digitalen Kern SAP S/4HANA als Einheit betrachtet. Für Uhr bietet das Konzept vor allem den Vorteil, dass im Netzwerk Daten analysiert werden und über Prognosen Entscheidungen unterstützt werden können: „Datensendungen über EDI sind wie ein verschlossener Briefumschlag, während die Daten im Netzwerk als XML-Nachrichten jederzeit auswertbar sind“ – was nicht zuletzt der Grund dafür ist, dass etwa vorhergesagt werden kann, wann georderte Ware am Bestimmungsort eintreffen wird.

Weitere Informationen:

Treffen Sie Digital-Supply-Chain-Experten von SAP Ariba auf dem SAP-Infotag für den Einkauf am 18. September 2018 in Wiesloch.