Sicherer auf Reisen mit Concur

„Dieser Tag machte die Gefahren von Geschäftsreisen sehr deutlich“, erklärt Henry Harteveldt, der als Analyst in der Reisebranche tätig ist. „Von den Opfern im Flugzeug über die Menschen in den brennenden Gebäuden bis hin zu all jenen, die auf dem Weg zur Arbeit gestrandet waren – es entstand ein neues Bewusstsein dafür, dass Mitarbeiter potenziell vielerlei Risiken ausgesetzt sind.“

Als Reaktion auf die Anschläge vom 11. September entwickelte sich das Konzept der „Fürsorgepflicht“ zu einem wichtigen Grundsatz der Reiserichtlinien und -verfahren von Unternehmen. „Die Fürsorgepflicht bedeutet, dass das Unternehmen gewissermaßen eine Elternrolle für seine Mitarbeiter übernimmt“, erläutert Henry Harteveldt. „Es sorgt für die Sicherheit und das Wohlergehen seiner Mitarbeiter, wenn sie geschäftlich unterwegs sind – egal, ob sie einfach nur in die nächste Stadt oder ins Ausland reisen.“

Parallel zur Entwicklung dieses neuen Bewusstseins, dass ein Unternehmen Verantwortung für die Sicherheit seiner Mitarbeiter trägt, kamen auch neue Technologien auf den Markt. In den 17 Jahren seit den Anschlägen in den USA wurden mobile Technologien, soziale Medien, die Cloud und andere Technologien stetig weiterentwickelt. Dadurch sind Unternehmen heute besser in der Lage, in engem Kontakt mit Mitarbeitern auf Geschäftsreisen zu bleiben.

Mitarbeitern Hilfe zukommen lassen mit Concur Locate

Und hier kommt SAP Concur ins Spiel. Der Anbieter von Unternehmenssoftware für das Reise- und Spesenmanagement hat die cloudbasierte Anwendung Concur Locate entwickelt, mit der Unternehmen in Notfällen Mitarbeiter lokalisieren und ihnen Hilfe zukommen lassen können.

Mike Eberhard, President von SAP Concur

Mike Eberhard, President von SAP Concur, war die Entwicklung einer Lösung für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen ein persönliches Anliegen. „Als Concur expandierte, zog ich aus den USA in die Region Asien-Pazifik, um unser Geschäft dort auszubauen“, erzählt er. „Es war alles andere als einfach, weil ich ziemlich viel an Orte reisen musste, an denen ich noch nie war. Ich hatte keine Ahnung, was mich dort erwarten würde.“ Zum Zeitpunkt des verheerenden Tsunamis im Jahr 2011 befand er sich gerade in Japan. In Asien zu arbeiten bedeutete außerdem, dass es aufgrund der unterschiedlichen Zeitzonen für ihn schwierig war, Unterstützung aus der Firmenzentrale in Anspruch zu nehmen.

Als CEO sieht er sich heute selbst in der Verantwortung: „Mir ist es sehr wichtig, mich um die Mitarbeiter zu kümmern, die im Auftrag des Unternehmens unterwegs sind. Ob in Las Vegas oder Bangkok – die Welt ist sehr unberechenbar geworden und definitiv nicht sicherer. Für Unternehmen stellt sich daher die Frage, wie sie den Überblick über den Aufenthaltsort ihrer Mitarbeiter behalten und ihnen auf Reisen helfen können.“

Concur Locate gibt Antwort auf diese Fragen. Die cloudbasierte Software visualisiert, wo sich ein Mitarbeiter auf Geschäftsreise gerade befindet. Da viele Geschäftsreisende unterwegs ihre Spesen über SAP Concur erfassen, lässt sich mit Concur Locate bei einem Notfall anhand dieser Informationen feststellen, wo sich ein Mitarbeiter aufhält. Die Daten werden jedoch nicht verwendet, um den Standort der Mitarbeiter nachzuverfolgen.

SAP Concur erfasst Reisebuchungen intern und online

Leider arbeiten viele Unternehmen noch mit herkömmlichen Systemen für das Reisemanagement, die bei Notfällen anhand von Reiseplänen nach Mitarbeitern suchen. Das funktioniert jedoch nur, wenn die Buchung über ein Reisebüro erfolgt oder ein Reisemanager den Überblick über den Reiseplan behält. Eine solche Vorgehensweise setzt außerdem voraus, dass die Buchung über die bevorzugten Buchungskanäle vorgenommen wurde.

Rund die Hälfte aller Geschäftsreisen wird jedoch außerhalb des firmeninternen Reiseprogramms gebucht, beispielsweise über Portale wie Expedia.

Sind meine Mitarbeiter in Sicherheit?

Gemeinsam mit HX Global bietet SAP Concur zudem einen aktiven Monitoring Service an: Im Falle einer Katastrophe überprüft HX Global den Status aller Mitarbeiter, die sich auf Geschäftsreise befinden, und gibt Rückmeldung, ob sie in Sicherheit sind. Mike Eberhard berichtet, dass er bereits 60 Minuten nach dem Erdbeben in Mexiko-Stadt einen Bericht vorliegen hatte, welche Mitarbeiter in Sicherheit waren und welche noch vermisst wurden.

„SAP Concur ist das einzige System, das die Reisebuchungen von Mitarbeitern unabhängig davon erfasst, ob sie über das interne Reisebüro oder online getätigt wurden“, erklärt er. SAP Concur orientiert sich dabei nicht nur am Reiseplan, sondern nutzt auch Abrechnungen für Firmenkreditkarten, um den Aufenthaltsort eines Mitarbeiters zu ermitteln. Mike Eberhard erläutert, dass SAP Concur sowohl über SMS und E-Mail als auch über soziale Medien wie Twitter und LinkedIn mit Geschäftsreisenden kommuniziert.

Zusammenarbeit mit Uber

SAP Concur hat kürzlich seine Partnerschaft mit Uber for Business erweitert. Es wurde eine Programmierschnittstelle hinzugefügt, womit Ortsdaten automatisch in Concur Locate geladen werden. Das macht das Auffinden von Mitarbeitern in notwendigen Fällen einfacher.

Henry Harteveldt zeigt sich beeindruckt von diesem durchdachten Ansatz, was Strategie und Ausführung betrifft: „Der Fürsorgepflicht nachzukommen ist eine komplexe Angelegenheit“, erklärt er. „Ein multinationales Unternehmen muss Mitarbeiter verwalten, die verschiedene Sprachen sprechen, Regionen mit unterschiedlichen IT-Infrastrukturen. Die Prozesse im Zusammenhang mit der Fürsorgepflicht müssen also die Vielfalt der Mitarbeiter berücksichtigen. Concur ist dazu in der Lage und kann den Aufenthaltsort von Mitarbeitern auf Geschäftsreisen präzise bestimmen – ohne ihnen hinterherzuspionieren. Mit der Anwendung weiß ein Unternehmen, wo sich die Mitarbeiter befinden, und kann für ihre Sicherheit sorgen.“