Unternehmenswerte leben: Crocs gestaltet seine HR-Prozesse neu mit SAP SuccessFactors

Für Millionen zufriedener Kunden steht die Marke Crocs für lässige, bequeme und überraschende Schuhmode. „Find your fun, feel the love and come as you are“ – diese Credos der aktuellen Crocs-Kampagnen setzt das Unternehmen jetzt auch in seinem globalen System für die Personalwirtschaft  um.

Ben Morrison, Director of People Development bei Crocs Inc., berichtete auf der letzten SAP-Kundenkonferenz SAPPHIRE NOW und der Jahreskonferenz der SAP-Benutzergruppe ASUG, wie das Unternehmen seine Personalabteilung mit SAP SuccessFactors transformiert hat. Der US-amerikanische Schuhanbieter Crocs beschäftigt weltweit über 4000 Mitarbeiter und ist in 26 Ländern vertreten. Für die Personalabteilung des Unternehmens ist das Thema Skalierbarkeit schon seit Längerem von großer Bedeutung. Immerhin unterstützt die Abteilung seit 15 Jahren das rasche Firmenwachstum des Unternehmens, dessen Umsätze zehn Jahre nach der Markteinführung die Marke von einer Milliarde US-Dollar erreicht hatten. Die Umgestaltung der HR-Prozesse begann damit, diese nach den Unternehmenswerten auszurichten.

Ben Morrison, Director of People Development bei Crocs Inc., berichtete auf der SAPPHIRE NOW über die Umgestaltung der HR-Prozesse in seinem Unternehmen.

„Unsere Werte sind funktionelles Design, unbekümmerter Optimismus, Einfachheit, fantasievolle Innovation, Mehrheitsfähigkeit und verlässliche Bequemlichkeit“, erklärte Morrison. „Nach diesen Prinzipien stellen wir Crocs für unsere Kunden her. Und jetzt haben wir auch das HR-Servicemodell für unsere Mitarbeiter an diesen Werten ausgerichtet. Unser Personalwesen sollte strategischer werden und die Services einfach zu nutzen sein.“

Zentralisiert und einfach

Der erste Schritt auf dem Weg zu mehr Einfachheit war die Bündelung der Prozesse und Daten aus 17 unterschiedlichen Systemen in einem zentralen HR-System. Hier liegen alle wichtigen Prozesse rund um die Themen Bewerbung und Einstellung sowie andere wichtige Vorgänge und Informationen einschließlich der Dokumentation zu Compliance-Fragen. „Alles sollte intuitiv und sehr einfach zu nutzen sein. Auf diesen Prinzipien basiert unser HR-Supportmodell“, erklärte Morrison. „Die SAP-SuccessFactors -Plattform ist toll, mit ihr kann man sämtliche Probleme in diesem Bereich lösen. Aber es geschieht schnell, dass man durch die vielen Kundenanfragen und Probleme den Überblick verliert.“

Da die Mitarbeiter von Crocs über so viele Länder verteilt arbeiten, wurde das HR-Erlebnis für die wichtigsten Prozesse standardisiert. Zugleich bietet das Unternehmen angepasste Services für die einzelnen Standorte an, die der jeweiligen Kultur gerecht werden. „SAP SuccessFactors bietet eine große Auswahl vorkonfigurierter Funktionen und Benennungen. Wir haben uns intensiv damit auseinandergesetzt und so herausgefunden, wie wir sie wir für jeden unserer Standorte anpassen können“, so Morrison. „So war es etwa für unser Team in den Niederlanden sehr wichtig, dass die Namen in den Organisationsdiagrammen richtig angezeigt werden. Die korrekte Anzeige der Namen steigert das Engagement der Mitarbeiter im System.“

Kleine Änderungen, große Wirkung

Das HR-Team integrierte das Self-Service-Modell in grundlegende HR-Aufgaben und behielt dabei immer die Unternehmensanforderungen im Blick. „Wir wollen unseren Mitarbeitern geeignete Werkzeuge zur Verfügung stellen, damit sie ihre Aufgaben erledigen können, aber wir wollen ihnen diese Arbeit nicht abnehmen. Wir haben eine klare Auffassung davon, wo [HR] endet und was wir von unseren Mitarbeitern erwarten. Das ist ein wichtiger Bestandteil unserer Kultur“, so Morrison. „Unsere Mitarbeiter haben vom ersten Tag an verstanden, dass die Verantwortung für ihre Daten bei ihnen liegt und dass sie dieser Verantwortung über die Self-Service-Funktionen gerecht werden können.“

Diese scheinbar kleinen Veränderungen im Zuge der Umgestaltung der HR-Prozesse haben die täglichen und fortlaufenden Prozesse dennoch entscheidend verändert. So müssen beispielsweise neue Mitarbeiter für ihre Einstellung nur eine minimale Anzahl von Dokumenten unterschreiben und vor ihrem ersten Arbeitstag einreichen. Auch was die Schulungsmaterialien für die Einarbeitung in das neue System angeht, wählte Crocs einen eher unkonventionellen Weg. Auf jedem Managerschreibtisch findet man Flipbooks, in denen das SAP-SuccessFactors-System und die zugehörigen Workflows beschrieben sind. Die Handbücher wurden in 13 Sprachen herausgegeben und weltweit verschickt. Bei Fragen sollen die Mitarbeiter diese Bücher eigenständig nutzen, anstatt in der Personalabteilung anzurufen.

Austausch statt Bürokratie

Eine weitere Herausforderung bestand darin, Mitarbeitergespräche als wichtigen Austausch zwischen Manager und Mitarbeiter zu gestalten, in dem es weniger um Prozesse und Bürokratie gehen sollte. „Wir haben den Leistungsbeurteilungsprozess stark verändert und auf die Frage konzentriert, was die Mitarbeiter tun und wie sie es tun, um bestimmte Ergebnisse zu erzielen“, erläuterte Morrison. „Dafür haben wir die Eingabefelder in den [Online]-Formularen auf 1300 Zeichen begrenzt, das entspricht in etwa zwölf Sätzen. Im Mitarbeitergespräch geht es darum, miteinander zu sprechen. Unsere Mitarbeiter müssen keine Romane schreiben, um sich auf ihr Mitarbeitergespräch vorzubereiten.“

Morrison meinte weiter, es gäbe eine Reihe unterstützender Werkzeuge, mit denen die Mitarbeiter HR-relevante Aufgaben jetzt leichter eigenständig ausführen könnten. Manager träfen jetzt fundiertere Vergütungsentscheidungen. Dazu gehöre auch die Einstufung und Kalibrierung der Mitarbeiter. Außerdem könnten sie ganz einfach Ziele setzen und sie an ihre direkt unterstellten Mitarbeiter kaskadieren.

Guter Rat

Morrison rät HR-Teams in einer ähnlichen Lage, die Umgestaltung ihrer HR-Prozesse als Chance zu sehen. „Sie sollten die Transformation der HR-Prozesse nicht als reine Software-Änderung verstehen. Wir konnten unser HR-Team für die Umgestaltung begeistern und gemeinsam haben wir unser Ziel erreicht.“