Warum Total Spend Management die Zukunft ist

Die Vision eines zentralen „Total Spend Management“ elektrisiert Entscheider im Einkauf. Zugleich verspricht der SAP Digital Boardroom eine bislang ungeahnte KPI-Transparenz und Kontrolle. Welche Chancen eröffnen fortschrittliche Monitoring- und Analyselösungen?

Digitale Technologien für den Einkauf haben sich in den vergangenen Jahren rasant weiterentwickelt. Noch aber zögern viele Firmen vor dem Sprung in die Zukunft, sagte Dr. Martin Kotula am Rande des diesjährigen SAP-Infotags für den Einkauf. „Unternehmen sollten jetzt anfangen, sich aktiv mit digitalem Einkauf zu befassen und über ihre bestehenden SRM-Systeme hinausdenken“, so der Chief Value Advisor für strategische Kunden bei SAP.

Mit den richtigen Technologien lässt sich heute das gesamte Einkaufsvolumen zentral überblicken und steuern. Unternehmen betrachten Einkäufe nicht mehr partiell, sondern nehmen die gesamten externen Kosten in den Blick.

Intelligentes Total Spend Management ist das Ziel

In einem zentralen Ausgabenmanagement sieht auch Kai Finck, SAP Ariba SVP & Head of Centre of Excellence EMEA/MEE bei SAP, die Zukunft des Einkaufs. „Das Ziel ist ein intelligentes Spend Management, beispielsweise unterstützt durch Bots. Unternehmen müssen dafür zunächst die relevanten Daten ihrer gesamten Organisation, egal aus welchem System, auf einer zentralen Plattform verfügbar machen.“

Noch sieht es in vielen Unternehmen anders aus. Jeder Geschäftsbereich – von Personalabteilung bis Beschaffung – hat seine eigenen Ausgabenprozesse. Diese Diversität kann zu Herausforderungen führen, wenn Mitarbeiter ad hoc bei Lieferanten kaufen, ohne auf Kostenoptimierung, Compliance und mögliche Synergien zu achten.

Wenn Entscheider alle Ausgaben zentral bündeln, stellen sie sicher, dass jede Investition zur Unternehmensstrategie passt. Außerdem sind alle Ausgabenquellen voll transparent. Das schafft die Grundlage dafür, Optimierungspotenziale zu identifizieren und Risiken in der Lieferkette frühzeitig zu erkennen.

SAP Digital Boardroom in Aktion.

Lieferanten nachhaltig einbinden

Ein Total Spend Management bezieht sämtliche Lieferanten ein. Das ist wichtig, denn diese spielen heute mehr denn je eine Schlüsselrolle für den Geschäftserfolg.

Die meisten Lieferketten bestehen aus vielen einzelnen Lieferanten und nachgelagerten Produktionsstätten. Entsprechend hoch sind die Lager- und Lieferkosten. Bei einer globalen Supply Chain kommt hinzu, dass Firmen vielfältige Compliance-Anforderungen erfüllen und diversen Risiken entgegenwirken müssen. Darüber hinaus spielen Lieferanten eine immer wichtigere Rolle dabei, Innovationen anzustoßen – etwa durch die Entwicklung neuer Materialien.

Die steigende Bedeutung von Lieferanten spiegelt das Wachstum von SAP Ariba wider: Mehr als 3,5 Millionen Unternehmen erledigen in dem Cloud-Netzwerk ihre Ausschreibungen, Bestellungen und Rechnungen. Das Lieferantenmanagement lässt sich mit der Lösung transparenter und effizienter steuern als bislang.

Total Spend Management begeistert immer mehr Entscheider.

Liveprozesse sind ein Muss

Zentral für den Einkauf der Zukunft sind Echtzeit-Informationen: Die intelligenten Systeme von morgen spielen Szenarien durch und ermitteln, wie wahrscheinlich sie eintreffen. Welche Artikel werden Kunden in den nächsten 24 Stunden voraussichtlich einkaufen? Wie wirkt sich der heiße Sommer auf den Getränkeverkauf aus? Welche Engpässe drohen bei Frischeprodukten, wenn ein Unwetter aufzieht?

Diese Analysen machen Mitarbeitern und Einkäufern die tägliche Arbeit sehr viel einfacher. Erste Anwendungsfälle mit künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen versprechen enorme Effizienzpotenziale für den Fachbereich. So lassen sich beispielsweise mittels Live-Prognosen aktuelle Trends ermitteln. Außerdem warnt das System automatisch, wenn bestimmte Schwellenwerte überschritten werden.

Schluss mit dem Silodenken

Eine ideale Ergänzung zu einem Total-Spend-Management-Ansatz bildet der SAP Digital Boardroom. Die Lösung bringt alle wichtigen KPIs live und übersichtlich auf bis zu drei riesige Touchscreens.

Sie müssen auch ihr Silodenken aufbrechen. „Für eine echte End-to-End-Digitalisierung der Einkaufsprozesse und eine erfolgreiche Omnichannel-Strategie im Vertrieb braucht es integrierte, durchgängige Prozesse – praktisch von Demand-to-Supply“, sagt Dr. Martin Kotula. „Total Spend Management funktioniert nur, wenn alle an einem Strang ziehen.“