Verkaufsaktionen einfach planen

Wer seinen Gewinn nur über eine kleine Marge pro Stück erwirtschaften kann, darf sich keine Gelegenheit entgehen lassen. So dachte auch der schwedische Einzelhandelskonzern Axfood: das SAP Promotion Management optimiert nun seine Verkaufsaktionen.

Im Einzelhandel ist die Gewinnspanne pro Artikel nicht besonders hoch, weshalb sich Gewinne nur über entsprechende Verkaufsvolumina maximieren lassen. Deshalb ist es für Einzelhändler so wichtig, jede einzelne Verkaufschance optimal zu nutzen.

Axfood implementierte 2013 die Anwendung SAP Promotion Management for Retail, um die Kosten für Verkaufsaktionen zu senken. Anwendungsexpertin Ine Seidel von Axfood erläutert, wie die jüngste Erweiterung um SAPUI5 weitere Kostensenkungen ermöglicht hat.

Für den im Jahr 2000 gegründeten schwedischen Groß- und Einzelhandelskonzern Axfood, der heute 10.000 Mitarbeiter beschäftigt, hat eine strikte Kostenkontrolle höchste Priorität. Zu Axfood gehören die Supermarktketten Hemköp, D&D Dagligvaror, Spar Sverige und Spar Inn Snabbgross mit 340 Filialen von denen 274 direkt von Axfood betrieben werden. Das Unternehmen arbeitet außerdem mit rund 840 inhabergeführten Supermärkten zusammen. Die größten Ketten von Axfood sind Hemköp und Willys. Alle Ketten betreiben zudem Handel über das Internet und verzeichnen dort hohe Wachstumsraten. Während der durchschnittliche Umsatz im Handel in Schweden 2017 um 2,3% gestiegen ist, erzielte Axfood selbst ein beeindruckendes Wachstum von 7%. Dieser Erfolg ist auch auf den Einsatz von SAP Promotion Management (ehemals SAP Promotion Management for Retail) zurückzuführen.

Aktionsplanung bei Axfood

Geplant werden die Aktionen von Axfood vom Support-Unternehmen Dagab, das für Sortiment, Einkauf und Logistik zuständig ist.

Die Kategoriemanager von Dagab handeln Konditionen mit den Lieferanten aus und entscheiden, wie oft jährlich Aktionen für die Produkte eines Lieferanten in jeder Kette stattfinden. Anschließend nehmen die Ketten eine genauere Planung des Aktionskalenders vor, bis hin zur Erstellung konkreter Angebote. Eine Preisangabe in einem Verkaufsprospekt gilt dabei als Aktionsereignis. Das Ereignis wird außerdem im SAP Promotion Management als Angebot angezeigt. Jede Kette arbeitet mit einem eigenen Promotion-Team. Bei Willys besteht dieses Team beispielsweise aus einem Promotion-Manager, acht Planern und sechs Koordinatoren. Sie sind für 200 Filialen zuständig.

Nachdem die Anzahl der Ereignisse feststeht, erstellt die Kette einen allgemeinen Aktionsplan und handelt den abverkaufsbasierten Bonus mit den Lieferanten aus. Dieser Bonus ist die Lieferantenvergütung, die Axfood für die Durchführung von Werbeaktionen für die Artikel der Lieferanten erhält. Der abverkaufsbasierte Bonus setzt sich aus einem bestimmten Prozentsatz des Listenpreises, einem festen Transferpreis oder einem festen Wert des Listenpreises zusammen. Es kann außerdem ausgehandelt werden, dass der abverkaufsbasierte Bonus auf der Menge basiert, die die Filialen aus dem Lager beziehen, oder auf der tatsächlich abverkauften Menge.

Über Systeme hinweg vernetzt

Die ausgehandelten Konditionen werden (über die SAPUI5-Anwendungen) im SAP Promotion Management in das Objekt für die Lieferantenvergütung und das Angebot eingegeben. Vor der Implementierung der neuen SAPUI5-Anwendungen mussten die Koordinatoren diese Aufgaben in SAP Promotion Management durchführen. Nun können die Planer die Registrierung selbst vornehmen. Sobald die Einstellungen für die Angebotserstellung und Lieferantenvergütung festgelegt wurden, überträgt die Anwendung die Angebotsdaten an die Promotion-Lösung und ins ECC. Dort wird eine Aktion erstellt. Die Daten aus dem ECC werden an zahlreiche weitere Systeme übertragen, beispielsweise an die Webanwendung der Filialen, über die Bestellungen aufgegeben und bestätigt werden können, an das CRM-System, an SAP Hybris E-Commerce, an das Data Warehouse zur Berichtserstellung und Berechnung, an das Backoffice-System und schließlich an das POS-System.

„Bei Axfood fallen alle Angebote, die mit demselben Aktionszeitraum, derselben Aktionsart und denselben Filialen ans ECC übertragen werden, unter dieselbe Aktion im ECC. Gibt es Abweichungen bei einem dieser Filter, erstellt das System automatisch eine neue Aktion“, erläutert die Anwendungsexpertin.

Die Entstehungsgeschichte der SAP-Landschaft von Axfood

2006 implementierte Axfood mit SAP Forecasting and Replenishment erstmals eine Lösung von SAP. Zwischen 2007 und 2013 kamen weitere SAP-Anwendungen für das Finanzwesen, Merchandising und Supply Chain Management hinzu. 2013 wurde außerdem das letzte Release von SAP Promotion Management for Retail eingeführt. Da zu dieser Zeit die Anwendung SAP Customer Activity Repository noch nicht Teil des SAP-Portfolios war, konnte die als Add-on für diese Anwendung verfügbare Promotion-Lösung nicht eingesetzt werden. Axfood nutzt derzeit die klassische Version von SAP Promotion Management 8.0.

Ein wichtiger Beweggrund für die Einführung von SAP Promotion Management for Retail waren die hohen Kosten der alten Plattform, auf der das eingesetzte System basierte. Mit der neuen Promotion-Lösung profitiert Axfood vor allem von den Standardintegrationen in andere SAP-Anwendungen. Das Unternehmen spart damit viel Zeit, da Aktionsdaten nicht manuell in zwei unterschiedliche Systeme eingegeben werden müssen. Weitere Vorteile sind der Zugriff auf aktuelle Stammdaten und der geringere Zeitaufwand für Änderungen an laufenden Aktionen in den Filialen.

Kontinuierliche Erweiterung des SAP Promotion Management

Im Laufe der Jahre hat Axfood die Anwendung SAP Promotion Management for Retail immer wieder erweitert. Beim Produktivstart 2013 wurde eine neue Integration eingerichtet, die die SAP-Lösung mit dem Lieferanten-Portal verbindet. So können sich Lieferanten über bevorstehende Aktionen informieren. Angezeigt werden etwa Informationen zur ausgehandelten Lieferantenvergütung, zum voraussichtlichen Volumen oder zum Aktionspreis. Über diese Erweiterung ist es außerdem möglich, Lieferanten automatisch über Änderungen an einer geplanten Aktionen zu benachrichtigen. Zusätzlich wurde das Data Warehouse von Axfood integriert, um Transaktionsdaten zu Aktionen aus SAP Promotion Management mit den aktuellen Umsatzzahlen im Data Warehouse vergleichen zu können. Die Standardintegration in SAP BW wurde nicht genutzt, da die POS-Daten in einem anderen Data Warehouse von Axfood gespeichert werden.

Später wurde zudem eine Erweiterung für SAP Promotion Management entwickelt, um den Zeitaufwand für die Data Scientists zu verringern, die zuvor die Prognosen für jedes Angebot manuell eingeben mussten. Sie können nun die auf Angebots-/Artikelebene errechnete Prognose direkt über das Backend-System als Datei in SAP Promotion Management laden. Mit dieser Erweiterung sparen sie einen halben Arbeitstag pro Woche, den sie bisher für die manuelle Eingabe der Daten für jede Kette benötigten.

„Auch nach der Einführung von SAP Promotion Management führte Axfood noch einen Großteil der Aktionsplanung außerhalb der Lösung durch“, berichtet Seidel. „Die Aktionsplaner nutzten  weiterhin Excel-Tabellen für sämtliche Planungsschritte vor der Registrierung des Angebots und der Lieferantenvergütung in SAP Promotion Management. Mit den neuesten Erweiterungen der Lösung, den SAPUI5-Anwendungen, sind die Tabellen nun überflüssig. Die Planer können direkt in den SAPUI5-Anwendungen arbeiten und die Kalenderfunktionen nutzen. Über eine zentrale Ansicht haben sie nun Zugriff auf täglich aktualisierte Stammdaten, können geplante Aktionen mit früheren Aktionen vergleichen und verschiedene Varianten testen, um sich die finanziellen Ergebnisse der geplanten Ereignisse anzeigen zu lassen.“

Planungsanwendungen auf Basis von SAPUI5

Die weiterhin zur Aktionsplanung genutzten Excel-Tabellen beeinträchtigten die Qualität, da die Stammdaten in den Tabellen nicht häufig genug aktualisiert wurden. Sie enthielten nicht nur falsche Preise, teilweise fehlten auch neue Artikel, Varianten usw. Schließlich optimierte Axfood weiter: Nach einer Vorstudie beschloss das Unternehmen, weiter in SAP Promotion Management zu investieren und die neue Lösung auf Basis von SAPUI5 zu entwickeln.

Die Vorstudie untersuchte verschiedene Standard-Tools zur Aktionsplanung mit Kalenderfunktionen. Auch Empfehlungen von Gartner wurden gehört, doch war keines dieser Systeme für die IT-Landschaft der Schweden geeignet. Axfood suchte nach einem Partner für die Erweiterung von SAP Promotion Management und entschied sich für das Beratungsunternehmen retailsolutions, das durch die Zusammenarbeit mit anderen SAP-Kunden über umfassende Erfahrungen in diesem Bereich verfügt.

„Die Aktionsplanung gehört zu den komplexesten Prozesse von Axfood, da die Transaktionsdaten aus Aktionen so viele Systeme in der IT-Landschaft von Axfood durchlaufen“, erklärt Seidel. „Zahlreiche Änderungen werden oft erst in letzter Minute vorgenommen, was die Sache noch schwieriger macht. Wir müssen außerdem viele unterschiedliche Rollen und Abteilungen in den beteiligten Firmen berücksichtigen.“ Ziel von der Retailer war es, den Aufwand zu verringern und ohne die vielen Excel-Tabellen auszukommen.

Arbeitsaufwand massiv verringert

Das neue Tool sollte zahlreiche Anforderungen erfüllen: Ganz oben auf der Wunschliste stand die Möglichkeit, Aktionen in einer Kalenderansicht mit aktuellen Stammdaten zu planen, sowie eine Funktion für die einfache Überwachung von Stammdatenänderungen und vereinbarten Aktivitäten. Sämtliche in diesen SAPUI5-Anwendungen erstellten Pläne sollten außerdem an SAP Promotion Management übertragen werden, um dort automatisch die entsprechenden Angebots- und Lieferantenvergütungsobjekte anzulegen. Mit dieser Funktion verringert sich der Arbeitsaufwand für die Registrierung jede Woche um viele Stunden. Hemköp spart damit nach eigenen Angaben wöchentlich zwei ganze Tage.

Die neuen Funktionen verteilen sich auf vier SAPUI5-Anwendungen, die auf verschiedene Weise miteinander verbunden sind:

  • Planned Happenings
    • Anzahl der mit einem Lieferanten ausgehandelten Ereignisse, Präsentationsgruppe und Jahr
  • Annual Plan
    • Allgemeine Aktionsplanung mit Anzeige des kaufmännischen Kalenders und des jährlichen Aktionsplans
  • Detailed Plan
    • Übersicht über geplante Ereignisse auf Ebene von Warengruppen und Lieferanten. Nach und nach wird diese Übersicht um zusätzliche Detailinformationen zur Lieferantenvergütung und Angebotserstellung ergänzt.
  • Report Planned vs Actual
    • Bericht, der die mit einem Lieferanten ausgehandelten Ereignisse mit den geplanten Ereignissen abgleicht

Seidel resümiert: „Es war ein tolles Projekt, insbesondere weil die Anwender so begeistert vom Ergebnis sind. Die erfolgreiche Implementierung haben wir zu einem großen Teil dem umfassenden Know-how unseres Implementierungspartners retailsolutions zu verdanken, aber auch der Entscheidung, die Fachabteilungen gleich zu Beginn mit einzubeziehen und bei der gesamten Implementierung Schulter an Schulter zu arbeiten.“

Vorteile der Anwendungen

„Nicht nur die tollen Anwendungen, die retailsolutions entwickelt hat, sondern auch die Zusammenarbeit der einzelnen Fachbereiche hat entscheidend zum Erfolg des Projekts beigetragen. Deshalb arbeiten die Prozesse für die Aktionsplanung in den jeweiligen Ketten nun besser und einheitlicher“, erklärt Seidel. „Auch haben wir viel Zeit in die Vorstudie investiert. Das machte den Weg von der Entwicklung der Anwendungen bis zum Ergebnis um einiges einfacher“, führt sie weiter aus.

 Die Vorteile der Anwendungen im Überblick:

  • Geringerer Zeitaufwand für die Registrierung der Aktionsdaten
  • Planung auf der Grundlage aktueller Stammdaten
  • Einfacher Überblick über die Anzahl der ausgehandelten Ereignisse
  • Kaufmännischer Kalender im Planungstool zur Überwachung wichtiger Ereignisse
  • Automatische Überwachung von Stammdatenänderungen für geplante Aktionen
  • Einheitliches Tools für alle Supermarktketten
  • Weniger Registrierungsaufwand durch Funktionen für Kopieren und Einfügen

Eine benutzerfreundliche Oberfläche: „Die Anwender berichten uns, dass sich das Tool einfach erlernen und nutzen lässt“, kommentiert Seidel.

Embed from videos.cdn.sap.com