SAP HR geht in die Cloud

„SAP Runs SAP“: Wie die HR-Finalisten des diesjährigen Hasso Plattner Founders‘ Awards den Schritt von einem stark angepassten ERP-On-Premise-System auf eine hoch standardisierte SAP-Cloud-Lösung schafften.

August 2018. Der erste Großkunde stellt seine HR-Prozesse auf SAP SuccessFactors Employee Central unter Nutzung der Datenbanktechnologie SAP HANA um. Produktivstart für ein globales Mammutprojekt. Rund 95.000 Mitarbeiter in 74 Ländern sind zu diesem Zeitpunkt von den Änderungen betroffen. Um welchen Kunden es hier geht? Es ist kein anderes Unternehmen, als die SAP selbst.

Das Ziel des Projekts lautete, die SAP in ihrer eigenen digitalen Transformation voranzubringen und den Weg für das intelligente Unternehmen in der HR-Organisation zu ebnen. Dazu wurden über 70 HR-Prozesse neu definiert und global standardisiert. Damit bereichert Employee Central die bereits existierende Lösung Success Map mit weiteren Funktionen. Die Implementierung soll vor allem dabei helfen, Prozesse einfacher zu gestalten – für Mitarbeiter und Manager. Und ganz nebenbei stellt das Projekt noch ein Erfolgsbeispiel für weitere potenzielle Kunden dar.

Große und kleine Hürden auf dem Weg von On-Premise in die Cloud

Hinter dem Projektteam liegt ein steiniger Weg. Doch Rückschläge gehören zu Innovation und großen Projekten dazu. „Vor allem, wenn man aufgrund des noch nie dagewesenen Projektumfangs – funktional und geographisch –  nicht auf die Vorerfahrungen anderer zurückgreifen kann“, erklärt Claudia Heneka, HR-Projektmanagerin HR Goes Cloud ‚HR Core’.

„Die Komplexität der Implementierung ist aufgrund der vielen unterschiedlichen Länder, deren lokalen und legalen Entitäten, der Mitarbeiteranzahl und der damit verbundenen Prozesse und Datenvolumina extrem hoch“, berichtet Andreas Kahlen, IT-Projektmanager HR Goes Cloud ‚HR Core’. „Wir lösen mit unserem Projekt Prozesse ab, die über 20 Jahre innerhalb der SAP gewachsen sind. Dies bringt besondere Herausforderungen auf vielen Ebenen mit sich“ , meint Kahlen.

So traten beispielsweise nicht vorhersehbare Herausforderungen bei der Datenmigration und Datenvalidierung auf. Manche Hürden erforderten mehr Zeit als gedacht und verlangten dem Projektplan daher eine hohe Dynamik und Flexibilität ab.

Cloud HR bei SAP: Optimierung im Sinne des Kunden

Die Stimmung im Team gegenüber diesen Herausforderungen ist positiv. „Wenn wir die Unebenheiten bei uns finden und verbessern können, dann hat das Problem unser externer Kunde später nicht“, führt Ralph Schneider, Program Manager HR Goes Cloud aus.

Durch die Nutzung der Software im echten Anwendungsumfeld, konnten Probleme gelöst und Prozesse weiter geschärft werden, die sonst für Kunden lästige Wartungsarbeiten bedeuten könnten. „Deshalb werden ja auch Rennautos auf der tatsächlichen Strecke getestet, bevor sie ins große Rennen gehen. Wir sind quasi alle Testfahrer für die SAP“, ergänzt Schneider.

Teamwork par exellence für den Hasso Plattner Founders’s Award

Die Arbeitsweise des Teams in diesem Großprojekt ist hochvirtuell. Das Projektteam verteilt sich auf über 19 Länder weltweit. Viele der 20 Kollegen, die das Gesamtprojekt bei der Siegerverkündung des Hasso Plattner Founders‘ Award vertreten, werden sich dort zum ersten Mal persönlich treffen. „Wir mussten sehr viele verschiedene Fähigkeiten für das Projekt aufbringen. Nur durch die Zusammenarbeit von SAP-Mitarbeitern auf der ganzen Welt wurde das Endergebnis möglich“, erklärt Schneider.

Wie das Projekt trotz der vielen Herausforderungen erfolgreich zum Stichtag umgesetzt werden konnte?

Claudia Heneka ist sich sicher: „Aufgeben war keine Option. Wir waren einfach alle EIN Team. Wir haben nie unser Ziel aus den Augen gelassen, haben diszipliniert und fokussiert gearbeitet. Wenn etwas nicht funktioniert haben wir eine Lösung gesucht und dann einfach weitergemacht.“

Wie es weitergeht: Innovation und Vereinfachung der HR-Prozesse

Während des bisherigen Produktivbetriebs wurde weiteres Verbesserungspotenzial identifiziert und viele Fehler behoben. Das Team nutzt das Feedback der Mitarbeiter und arbeitet weiterhin daran, die Prozesse zu optimieren. So soll das Projekt auch in Zukunft neue Vereinfachungen und Raum zur Innovation ermöglichen.

Beitrag zum Hasso Plattner Founders‘ Award: HR CORE project – Employee Central Implementation

Leistung: Das Team schaffte es, Prozesse einer stark angepassten ERP-On-Premise-Lösung auf eine hochstandardisierte Cloud-Lösung mit gleichen Funktionen umzustellen. SAP SuccessFactors Employee Central vereinheitlicht HR-Prozesse auf globaler Ebene. Damit reduziert die Lösung mehr als 1.300 Datenfelder (mehr als 20%) und standardisiert über 70 Projektabläufe. Rund 95.000 Mitarbeiter (13 Szenarien) und Manager (25 Szenarien)) können nun verbesserte Self-Service-Funktionen nutzen.

Bedeutung für die SAP: Das Team entwickelte eine Basis zur Förderung weiterer Cloud-Innovationen und der Verkürzung von Innovationszyklen auf Cloud-Modulen in SuccessFactors. Damit stellt es ein Erfolgsbeispiel für andere Großkunden dar. Dieses kann Kunden bei ihrer Entscheidung zur Datenmigration in die HCM Cloud unterstützen.