Hasso Plattner Founders’ Award Finalist Ruum: Wo Teamwork zu Hause ist

Mit Ruum hat ein SAP Startup ein Tool entwickelt, mit dem Projektmanagement für alle Beteiligten vereinfacht wird. Außerdem erfreut es sich nicht nur der Beliebtheit bei Usern, sondern wurde auch als Finalist für den Hasso Plattner Founders‘ Award nominiert, die höchste Mitarbeiterauszeichnung bei SAP.

Dieses Team hat erreicht, wovon viele Startups träumen: Ihr Produkt boomt. Über 16.000 Nutzer aus mehr als 1.700 verschiedenen Firmen – täglich werden es mehr. Und 2018 hält sogar ein besonderes Happy End bereit. Nicht nur, dass das Tool nun schließlich als marktfertiges Produkt auf der SAP-Preisliste geführt wird, nein, auch die Nominierung für die Finalistenrunde des prestigeträchtigen Hasso Plattner Founders‘ Award flatterte ins Haus. Es geht um das Team Ruum aus dem Vorstandsbereich Office of the CEO.

Ruum ist einfaches Task Management für Teams. Die Anwendung bietet eine extrem schlanke Projektmanagementansicht, die auf Prozessen aufbaut. Ein digitaler Assistent übernimmt das Informieren und Nachfassen bei allen Teammitgliedern. Auf ruumapp.com kann sich jedes Team innerhalb von Sekunden anmelden und direkt loslegen – die Anwendung bietet eine kostenlose Basisversion.

Teamwork durch und durch

Teamarbeit in Unternehmen einfacher zu gestalten, lautet die Mission seit der ersten Stunde. Deswegen schlossen sich Florian Frey und Stefan Ritter 2016 im Rahmen von SAP.iO Venture Studio zusammen und entwarfen eine Lösung, die Geschäftsprozesse und Backoffice-Systeme mit Kommunikations- und Teamwork-Tools verbindet.

Innerhalb von nur vier Monaten brachten sie einen ersten Prototyp an den Start und rekrutierten nach Leibeskräften User. Vom anfänglichen Ziel, zehn neue aktive Anwender pro Woche zu gewinnen, gelang es dem Team innerhalb von nur zwei Jahren mehr als 16.000 interne und externe User von der Lösung zu überzeugen.

Chatbot übernimmt Projektmanagement im Vertrieb

Frey nennt ein aktuelles Beispiel, wie Ruum bei SAP zum Einsatz kommt: „Wir haben eine Integration mit SAP Sales Cloud gebaut, mit der ein Vertriebsteam mit einem Klick für jeden Deal eine Projektsicht anlegen kann. Selbst Koordination mit externen Kunden und Partnern ist problemlos möglich. Unser Bot übernimmt das Projektmanagement und zuletzt wird wieder alles automatisch zurück ins CRM übermittelt. Gerade aus dem Vertrieb hören wir dabei regelmäßig, dass unsere User die Zahl ihrer E-Mails und Abstimmungsmeetings auf die Hälfte reduzieren können.“

Mit der rasant wachsenden Anwenderzahl brauchte das Team Zuwachs und differenzierte sich als Start-up innerhalb der SAP nach und nach aus.

Die Devise hier: Vielfalt treibt Innovation. Obwohl die inzwischen acht Frauen und sieben Männer alle am selben Standort, Berlin, arbeiten, ist jeder Kontinent der Welt im Team vertreten. Bei schwierigen Entscheidungen sitzen alle an einem Tisch.

Anwenderfeedback wird in Weiterentwicklung von Ruum integriert

Was das Ruum-Team auszeichnet? Laut eigener Aussage sind es vor allem unternehmerisches Denken und hundertprozentige Kundenorientierung. „Wir wollen es unseren Usern so leicht wie möglich machen, mit uns zu interagieren, damit wir immer genau wissen, was sie brauchen“, erklärt Frey. Von Anfang an pflegte das Team einen sehr engen Austausch mit den Anwendern, man legt äußersten Wert auf individuelle Telefonate und offene Feedback-Meetings. Und der Strom an Rückmeldungen scheint nicht zu versiegen. Mit großem Enthusiasmus berichten die Kollegen von der mehrmals täglich eingehenden „User Love“, wie sie es nennen.

Der permanente Kontakt mit den Usern ist für das Ruum-Team unverzichtbar. Feedback, das User direkt in der Anwendung in ein Chat-Fenster eingeben, wird an jedes Teammitglied mobil auf das Handy gepusht und so ein direkter Live Chat gestartet. „Wir alle brennen darauf, unsere Kunden erfolgreich zu machen“, sagt Ritter.

Die Zukunft für die Projektmanagement-Lösung bleibt spannend

Ruum schaffe den Spagat zwischen komplexen Geschäftsprozessen und leichtgewichtiger Projektkollaboration, erklärt Ritter das Geschäftspotenzial der Anwendung. Am Markt gebe es zwar viel Konkurrenz, Ruum ist allerdings in vielfacher Hinsicht überlegen. „Niemand sonst bietet eine solch integrierte Lösung, die gleichzeitig so einfach zu bedienen ist.“ Auch innerhalb der SAP sei die Anwendung bestens positioniert, ergänzt Frey.

Die Zielsetzung des Teams für den Einsatz ihrer Cloud-Lösung ist klar: „Wir wollen die Collaboration Cloud für alle SAP-Produkte sein“, sagt Ritter, ganz getreu dem Motto „Ruum is the home of all your work”.

PS: Wer sich auch schon immer gefragt hat, wieso das Tool so einen außergewöhnlichen Namen trägt: „Ruum“ ist estnisch für „Raum“ und das Team fand den Namen auf indifferentlanguages.com


Der Hasso Plattner Founders‘ Award ist die höchste Mitarbeiterauszeichnung bei SAP, die jährlich vom CEO an eine Person oder ein Team vergeben wird.