„Mit Analytics und Dashboards wurden wir zum Sparringspartner für das Business“

Endlich Finanz-Dashboards flexibel und aktuell abrufen – das wünschten sich die Mitarbeiter der SMA Solar Technology AG. Die neue Cloud-Lösung hat es möglich gemacht.

Interne Stakeholder der SMA wollten von der Finanzabteilung Berichte flexibel, aktuell und zugleich adressatenorientiert erhalten. Um die Entscheidungsfindung der Stakeholder in einem äußerst volatilen Unternehmensumfeld bestmöglich zu unterstützen, flossen diese Anforderungen in die Entwicklung einer Bereichsstrategie ein,. Hierzu wurde die SAP Analytics Cloud eingesetzt: Mitarbeiter und Führungskräfte nutzen jetzt täglich ihre Dashboards, um die aussagekräftigen Informationen aktuell und auf einen Blick zu erhalten. Die Finanzabteilung ist damit zum Sparringspartner für das Business Management geworden.

„Bei uns ist die Finanzabteilung Vorreiter der digitalen Transformation im Ressort Administration“, berichtet Andreas Krug, der das Kompetenzzentrum Finanzen bei der SMA Solar Technology AG leitet. Beim weltweit führenden Spezialisten für Photovoltaik-Systemtechnik begann der Wandel mit einer Einsicht: Weder war das starre Reporting für das Management und den Vertrieb intuitiv, noch war es effizient oder bot die nötige Aktualität und Detaillierung. Aus diesem Grund entschied man sich, die bestehenden Berichtsstrukturen sukzessive durch eine Self-Service-gestützte Lösung abzulösen.

Datengetriebene Erkenntnisse für das Controlling

Im ersten Schritt wollte SMA eine Software für das Kostenstellen- und Vertriebscontrolling einführen. „Die Wahl fiel innerhalb der vielen Analyselösungen auf dem Markt rasch auf SAP Analytics Cloud und SAP Business Warehouse powered by SAP HANA. Das hatte drei entscheidende Gründe: Die Live Connection zum Business Warehouse, die Nutzung vorhandener Datenmodelle und die Design-Templates für die Erstellung adressatengerechter Dashboards“, berichtet Krug.

Für die Einführung musste SMA das Business Warehouse vorbereiten, also Daten aus Ländern und Abteilungen konsolidieren und bereinigen. Der darauffolgende Übergang zur neuen Analytics-Lösung klappte reibungslos – auch die Berechtigungen für die einzelnen Mitarbeiter ließen sich problemlos einstellen. Alle sehen nun auf ihren Rechnern die Daten, die sie benötigen und die sie sehen dürfen. Dazu gestaltete die Finanzabteilung die Dashboards zentral und stellte diese dann den Fachbereichen und Landesgesellschaften bereit.

Aufwand für Berichte wurde um 20 bis 30 Prozent reduziert

Das starre Management-Reporting in festgelegten Zyklen hatte der Finanzabteilung bei SMA immer viel Zeit gekostet. Nun ist mit der SAP Analytics Cloud das Berichtswesen spürbar effizienter geworden: 20 bis 30 Prozent an Zeit sparen die damit zuvor beauftragten Mitarbeiter nun ein. Darüber hinaus steigerte SMA die Akzeptanz der Finanzberichte deutlich. Aber auch auf der technischen Seite konnte SMA optimieren: Da bestimmte Server entfielen, wird nun weniger Speicherplatz benötigt.

An den Kostenstellenrechnungen sind bei SMA über 150 Personen der Führungsebene beteiligt. Im Vertriebscontrolling ersetzen die Dashboards derzeit 25 Berichte. Vor allem sind die neuen Darstellungsvarianten mit ihren individuellen Filter- und Drill-Down-Optionen eine enorme Arbeitserleichterung. „Wir müssen jetzt keine Berichte mehr durch die Welt schicken. Das ist eine deutliche Verbesserung für alle. Die Kollegen handeln nun selbstbestimmter, haben jederzeit den Überblick über die Auftragslage und wenn sich Abweichungen ergeben, weist sie ein Warnsignal im Dashboard darauf hin“, sagt Andreas Krug. Benötigte Kennzahlen haben die SMA-Mitarbeiter auf Knopfdruck bereit und müssen keine Anfragen mehr im Controlling stellen. Alle Anwender können sich darauf verlassen, dass die Daten aktuell sind, da sie aus einer zentralen Datenquelle extrahiert werden, in die alle erfassten Informationen umgehend einfließen. Wenn nun Mitarbeiter aus Deutschland und Australien zusammen telefonieren, um Projekte zu planen, stützen sie sich auf die gleichen Zahlen. Das war nicht immer so.

„Das neue, sehr übersichtliche Berichtsangebot hatte für alle Kollegen einen Wow-Effekt: Wir hatten bereits nach kurzer Zeit über 1.000 Aufrufe im Intranet, wo wir Datenanalysen und Stories hinterlegen. Wir haben ausschließlich positive Rückmeldungen erhalten. Der Vorstand nutzt dieses Tool täglich“, sagt Krug. Die SMA hatte auch während der Corona-Krise die aktuelle Geschäftslage stets im Blick und die Daten standen selbst im Home Office jederzeit zur Verfügung.

„Die Akzeptanz der Finanzabteilung im Unternehmen ist durch die neuen Analyse-Dashboards gestiegen. Durch das Mehr an Effizienz sind Kapazitäten freigeworden, die es nun ermöglichen, mit den Fachbereichen stärker in Dialog zu treten und sie bei geschäftskritischen Fragestellungen besser zu unterstützen. Nicht zuletzt ist die verfügbare Datenbasis entscheidend für unsere Planung“, sagt Thomas Pixa, Executive Vice President Finance bei SMA.

Die nahe Zukunft: Mobiles Arbeiten und Nachhaltigkeits-Reporting

Das SMA-Vertriebscontrolling nutzt die neuen Dashboards täglich und bringt kontinuierlich Verbesserungsvorschläge ein. Aktuell wird eine mobile Lösung für den direkten Zugriff auf einzelne Vertriebsbelege vorbereitet. Auch den Einsatz vorausschauender Analysen prüfen die Experten bei SMA: Trend- und Umsatzprognosen auf Basis von Daten der vergangenen fünf Jahre haben bereits brauchbare Ergebnisse erzielt.

Mit der SAP Analytics Cloud hat SMA zudem die Grundlage gelegt, weitere Funktionen – nicht nur im Finanzbereich, wie z. B. Treasury – in diese Anwendung einzubinden. Auch das Nachhaltigkeits-Reporting wird in die Optimierung des Berichtswesens einfließen. Auch hier kann SAP Analytics Cloud helfen, Berichte zu erstellen und mit Dashboards die aktuelle Situation im Blick zu behalten.