Indirekte Steuern – die unterschätzte Herausforderung

Steuerbehörden entwickeln einen immer größeren Datenhunger. Früher genügten Monats- und Jahresberichte, heute muss es in immer mehr Ländern ein Realtime-Reporting für jede Einzelrechnung sein. Wie bekommen Steuermanagement und IT da noch die Compliance geregelt?

Indirekte Steuern spielen für Unternehmen eine immer größere Rolle. Steigende regulatorische Anforderungen, aber auch neue Vertriebsmodelle wie Abo-Programme machen die Verwaltung von Umsatzsteuer und Co. immer komplexer. Hinzu kommen politische Faktoren: Weltweit werden Steuerreformen und Konjunkturprogramme auf den Weg gebracht, um die Covid-19-Krise und die Herausforderungen des Klimawandels zu bewältigen.

Vielen global tätigen Unternehmen fällt es schwer, jederzeit die aktuellen lokalen und internationalen Vorgaben für indirekte Steuern einzuhalten. Daraus folgen Risiken: Handels- und Dienstleistungstransaktionen werden komplexer und die Steuerprüfung entdeckt mehr Fehler.

Echtzeit-Reporting fordert die Unternehmen

Echtzeit-Reporting und legales E-Invoicing entwickeln sich rasant zum globalen Standard. In Spanien und Italien beispielsweise müssen Unternehmen bereits jede Rechnung parallel zum Versand der Finanzbehörde zukommen lassen. In Deutschland ist ein „elektronisches Meldesystem für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen“, so im Wortlaut, Teil der Koalitionsvereinbarung für die laufende Legislatur.

„Steuern wurden bisher separat gesehen, jetzt müssen sie mit den operativen Prozessen verknüpft werden“, sagt Karl Hartmann, Customer Advisor bei SAP. „Die Zeit zwischen Buchen und Melden wird immer kürzer, nachträgliche Korrekturen werden zum Wettrennen gegen das Finanzamt. Unternehmen müssen diese Aufgabe unter Sicherstellung der Compliance und mit wenig manuellem Aufwand lösen.“ Das ist keine Kleinigkeit, immerhin verarbeiten manche Unternehmen Tausende bis Hunderttausende Rechnungen pro Tag, für welche natürlich auch indirekte Steuern anfallen.

SAP S/4HANA vereinfacht Tax Management

Unternehmen stehen vor drei großen Aufgaben: Sie müssen das Steuermanagement digitalisieren, die entsprechenden Daten überprüfbar machen und Fehler korrigiert melden, bevor das Finanzamt aktiv wird. SAP hat mehrere Lösungen im Portfolio, mit denen sich diese Aufgaben meistern lassen.

• SAP Document and Reporting Compliance: Mit der End-to-End-Lösung lassen sich länderübergreifend Geschäftsdokumente sowie regelmäßige Berichte für die Behörden erstellen, verarbeiten und überwachen.
• SAP Tax Compliance: Damit vereinfachen Unternehmen ihr Steuermanagement und halten Vorschriften noch zuverlässiger ein, indem sie Transaktionen systematisch prüfen und Korrekturmaßnahmen an zentraler Stelle koordinieren.
• SAP Business Technology Platform: Die elektronische Kommunikation mit Behörden, Serviceprovidern und Geschäftspartnern läuft über SAP-Cloud-Services. SAP bietet aber auch optionale elektronische Schnittstellen an.
• SAP Analytics Cloud: Wer über den operativen Prozess hinaus Daten aus der Steuerwelt aggregieren und für flexible Analysen und Simulationen nutzen möchte, kann SAP Analytics Cloud nutzen. Das Management überblickt damit alle Kennzahlen der Steuerfunktion an zentraler Stelle.

SAP folgt dabei einem ganzheitlichen Grundsatz: Die Lösungen spielen auf einer Plattform zusammen.

Das sorgt für nahtlose Integration des Steuermanagements und niedrige Gesamtbetriebskosten. Die Daten sind immer konsistent und viele Prozesse, darunter die Berichterstattung, erfolgen in Echtzeit und automatisiert. Ändert sich beispielsweise das Format für einen Steuerbericht, stellt SAP vorgefertigte Inhalte bereit.

Die Anwender bemerken nichts von den verschiedenen Technologien, Lösungen und Services im Hintergrund. Sie steuern die Prozesse in einem zentralen Dashboard-Cockpit mit Kennzahlen zu allen steuerrelevanten Sachverhalten.

Dort lassen sich auch Steuerprüfungen detailliert nachverfolgen und Analysen ausführen. Die Zahlen dafür kommen direkt aus dem System. Das verantwortliche Finance-Team muss also deutlich weniger manuelle Nacharbeit in Excel stecken, um die Steuererklärung zu erstellen. Das spart viel Zeit und vereinfacht auch die Handhabung indirekter Steuern erheblich.

Wie Unternehmen ihr Steuermanagement verbessern können

Den meisten Steuerabteilungen sind die Schwächen ihrer Legacy-Prozesse bewusst. Wie können sie jetzt handeln, um sich auf die nahe Zukunft des Tax Managements vorzubereiten? Karl Hartmann: „Das Steuermanagement ist ein essenzieller Teil des Gesamtprojekts einer digitalen Transformation, die Verantwortlichen sollten sich intensiv damit auseinandersetzen. Überhaupt bietet die aktuelle Digitalisierungswelle eine ideale Chance, Finanz-IT und -Prozesse aufzuräumen. Welche der bestehenden Drittlösungen brauche ich wirklich? Das alles und vieles mehr sollte in die Planung einfließen. Ob es um Umsatzsteuer und Echtzeit-Reporting oder die automatisierte Kontrolle steuerrelevanter Daten geht: Vorausdenken ist besser als nachrüsten.“