Den Mut haben, Dinge anders zu machen

Jenny Bittmann hat eine Mission: SAP-Kundenveranstaltungen nachhaltiger zu machen.

Es geht schon wieder los: Die ersten Calls, die ersten Planungsmeetings. Mitarbeitende weltweit beginnen bereits, Veranstaltungen wie die Sapphire für nächstes Jahr aufzugleisen. Andere Events, wie die SAP Spend Connect, die CX Live oder die TechEd fanden bereits statt. Rund 70 Kollegen und Kolleginnen aus dem Global Events Team sowie viele weitere in den Regionen haben alle Hände voll zu tun, die wichtigsten Veranstaltungen für Kunden und Partner jedes Jahr zum Erfolg zu führen.

Vor gut fünf Jahren bekam Event Managerin Jenny Bittmann den Auftrag, einerseits den ökologischen Fußabdruck der Veranstaltungen zu verringern und andererseits auch Aspekte wie Vielfalt, Inklusion und soziale Belange fest in die Planung und Durchführung zu integrieren. Dafür hat sie mit engagierten Mitstreitern, unter anderem in der Nachhaltigkeitsabteilung, eine Strategie entwickelt und einen Leitfaden herausgegeben. SAP News hat nachgefragt, wie erfolgreich das Projekt ist und wo es noch Luft nach oben gibt.

Was waren bisher die größten Erfolge der Mission, Events nachhaltiger zu machen?

Zum einen ist es ein Erfolg, dass wir das Thema ganz oben auf die Agenda gebracht haben. Wenn uns Event Manager von Google und Amazon auf der IMEX, einer der größten Messen für Business Events, ansprechen und fragen, wie wir unsere Strategie für nachhaltige Events auf- und umgesetzt haben, zeigt das doch, dass wir Vorreiter sind bei einem sehr wichtigen Thema.

Zum anderen bin ich stolz, dass wir begonnen haben, unseren sozialen und ökologischen Fußabdruck mit Zahlen zu belegen, denn das ist ein wichtiger Schritt zu einer echten Verbesserung. So können wir vergleichen, nachjustieren und noch ehrgeizigere Ziele ausgeben. In unserer Auswertung der letzten Sapphire, die ja dezentral in USA, Spanien, Brasilien und als virtuelles Event stattfand, zeigte sich, dass wir fast 24.000 Tonnen weniger CO2 Ausstoß hatten als wenn wir, wie früher, nur eine Veranstaltung in Orlando durchgeführt hätten, v.a. wegen der kürzeren Anreise. Diese Einsparung entspricht rein rechnerisch etwa 2.200 Flugreisen um den Globus!

Außerdem sind es viele kleine Dinge, die mich sehr freuen: Etwa als wir auf der TechEd 2019 in Barcelona, Spanien, erstmals komplett auf Einwegplastik verzichteten und damit drei Tonnen Müll einsparten. Das ist, wie wenn ein 10×10 Meter großer Raum einen Meter hoch mit Müll gefüllt ist. Bei nur dieser einen Veranstaltung!

Erfolg ist nur möglich, wenn alle an einem Strang ziehen. Unser Global Events Team hat mit den Teams in den Regionen bewiesen, dass wir zusammen einen Riesenhebel haben und motiviert sind, noch besser zu werden.

Was sind die größten Herausforderungen?

Die globale Strategie und unsere konkreten Handlungsempfehlungen sind je nach wirtschaftlichen und kulturellen Rahmenbedingungen eines Landes nicht auf die gleiche Weise umsetzbar. Ein Beispiel: In Brasilien ist es ein Gebot der Gastfreundschaft, das beste Fleisch auf den Tisch zu bringen – den Event Kollegen vor Ort bereitete also das Ziel, 40 Prozent vegetarische Gerichte anzubieten, große Bauschmerzen. Sie fanden aber einen guten Kompromiss, etwa indem sie darauf achteten, Fleischsorten zu wählen, die einen geringeren ökologischen Fußabdruck haben als andere.

In Teilen Asiens dagegen wäre es unhöflich, einem Sprecher oder einer Sprecherin kein Dankeschön in Form eines kleinen Geschenks zu überreichen. Wir überlegten mit dem Event Team, ob es vielleicht eine Alternative zu den üblichen Give Aways gäbe, zum Beispiel das Zertifikat für eine Baumspende als außergewöhnliches Geschenk.

Diese Beispiele machen deutlich: Wir müssen sehr oft gemeinsam über unseren Tellerrand hinausschauen und neue Lösungen finden – die aber oft sehr viel Kreativität freisetzen und manchmal auch einen Wandel im Denken anstoßen.

Welche Ziele stehen für nächstes Jahr an?

Bei der Müllvermeidung möchten wir noch besser werden und streben eine höhere Recyclingrate an. Einmalplastik wollen wir komplett vermeiden und Branding Material soll überwiegend aus nachhaltigen Materialien sein. Bei den Emissionen wollen wir noch einmal die Reisetätigkeit reduzieren; unvermeidbare Reisen kompensieren wir ja schon länger. Beim Catering möchten wir mehr vegetarisches Essen anbieten, und mindestens die Hälfte der Lebensmittel soll lokaler Herkunft sein.

Darüber hinaus streben wir an, noch mehr Sprecherinnen auf die Bühne zu bringen, verstärkt Sozialunternehmen als Zulieferer zu beauftragen und soziale Partnerschaften zu stärken. 

Auch wenn es für die Teams vor Ort einen zusätzlichen Aufwand bedeutet: Ich bin beeindruckt, dass so viele Kollegen keine Mühen scheuen, messbare Verbesserungen zu erreichen und ich hoffe, es werden immer mehr!  

Was sagen Sie Mitarbeitenden, die selbst dazu beitragen wollen, Veranstaltungen nachhaltiger zu machen?

Wir sollten den Mut haben, Dinge anders zu machen – besser! Ein Beispiel: Die letzte Aktionärsversammlung war die erste, die ganz ohne SAP-Plastiktaschen, Blöcke und Stifte auskam, und der Aufschrei war wesentlich geringer als befürchtet. Wir hatten einfach entschieden, diese jahrelang gelebte Praxis in Frage zu stellen, denn wenn sowohl der integrierte Bericht als auch die Wahlzettel nur noch virtuell vorliegen, brauchen die Aktionäre diese Sachen nicht mehr.

Es gibt viele Beispiele von Dingen „die schon immer so gemacht wurden“ – hinterfragt sie! Auf der vorhin erwähnten TechEd weinte niemand den Einmal-Getränkeflaschen hinterher. Die Besucher waren begeistert von unserem Konzept, hochwertige Flaschen auszugeben, die sie unendlich oft an den „Zapfstellen“ wieder auffüllen konnten. Gleichzeitig unterstützten wir damit ein Wasserprojekt, was sehr gut ankam.   Alle Kollegen und Kolleginnen weltweit, die Events organisieren, können die Guidelines auf unserer Sharepoint Seite nutzen – egal ob es sich um ein globales Großevent oder eine lokale Feier handelt. Hier gibt es auch eine Checkliste, die alle erdenklichen Aspekte abdeckt, wie Veranstaltungsort, Anreise, Verpflegung, digitale Plattform und vieles mehr.