Der kanadische IT-Dienstleister Syntax nutzt SAP Business AI und natürliche Sprachverarbeitung, um die Projektzeiterfassung zu optimieren. Die neue intelligente Software hat dem Unternehmen geholfen, den Abrechnungszyklus erheblich zu verkürzen.
Syntax hat vor Kurzem den kanadischen Professional-Services-Anbieter Beyond Technologies übernommen. Und was den beiden Unternehmen geholfen hat, könnte schon bald ihren Kunden zur Verfügung stehen.
Für professionelle Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen ist es erfolgsentscheidend, umsatzgenerierende Aktivitäten zu verfolgen und die entsprechenden Abrechnungsroutinen effizient zu gestalten. Bei genau diesen Unternehmensabläufen erkannte Syntax Verbesserungsmöglichkeiten.
Der IT-Dienstleister entschied sich, Anwendungsfälle und bestehende Lösungen zu prüfen, um das Erfassen von Projektzeiten zu vereinfachen und die Vorteile von SAP Business AI zu nutzen.
Nutzerorientierter Ansatz: Business AI Explore Workshop
Dienstleistungsunternehmen, die ihren Kunden Arbeitszeiten in Rechnung stellen, benötigen hocheffiziente Zeiterfassungs- und Abrechnungssysteme. Um diese Herausforderungen anzugehen, startete Syntax gemeinsam mit zwei weiteren Kunden den SAP Business AI Explore Workshop, ein nutzerorientierter Prozess, der dazu beitrug, betriebliche Probleme zu ermitteln. Nach einem zusätzlichen SAP Business AI Design Workshop, der ebenfalls vom SAP AppHaus angeboten wurde, begann für Syntax die Phase „Run and Scale“, um eine effektive Lösung zu implementieren, die den speziellen Anforderungen des Unternehmens entspricht.
Umgang mit Ineffizienzen bei der Abrechnung
Für Syntax ist der Zeiterfassungsprozess ein essenzieller Bestandteil des Betriebsablaufs und die Grundlage für Aufgaben-Tracking und Abrechnung. Die Timesheet-App in SAP S/4HANA Cloud kommt häufig in der Dienstleistungsbranche zum Einsatz. Angesichts des Zeitdrucks, unter dem die meisten Berater beim Erfassen ihrer Zeiten stehen, suchte Syntax nach Möglichkeiten, die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz zu verbessern. Syntax erkannte, dass die Komplexität der App der Grund für die Verzögerungen bei der Zeiterfassung sein könnte. Diese Verzögerungen führten oft zu unvollständigen oder ungenauen Aufzeichnungen, die sich negativ auf Abrechnung und letztlich Umsatzgenerierung auswirkten.
Syntax wandte sich an das SAP AppHaus-Team, um die Eingabe der Zeiterfassungsdaten zu optimieren und das Benutzererlebnis sowohl für Mitarbeitende als auch für das Management durch die Nutzung von SAP Business AI zu verbessern.
Potenziale nutzen: generative KI und SAP BTP
In einem gemeinsamen Projekt mit dem SAP-AppHaus-Team bewerteten Syntax und zwei weitere Kunden bestehende SAP-Lösungen im Anwendungsfall. Um ineffiziente Abrechnungsprozesse zu vereinfachen, hat SAP auf Basis generativer KI sowie unter Verwendung der SAP Business Technology Platform (SAP BTP) und SAP S/4HANA Cloud (siehe Diagramm) eine innovative Anwendung entwickelt und dabei auch das Feedback von Nutzern wie Syntax eingeholt.
„Mit diesem Aufgaben-Tracker der Zeiterfassungs-App können Berater in Rechnung zu stellende Stunden im Handumdrehen in natürlicher Sprache erfassen – direkt nach Abschluss einer Aufgabe“, sagte Ingo Feucht, Senior Director of Product Management für SAP S/4HANA bei SAP, über den Erfolg dieses Projekts. „Letztendlich sehen wir dies als ein Anwendungsszenario für Joule, aber das Projekt zeigt eindrucksvoll, wie SAP-Kunden den Generative AI Hub nutzen können, um schnell eigene maßgeschneiderte Business-AI-Lösungen zu entwickeln.“
Einfache Handhabung
Die neue Lösung ermöglicht es, Aufgaben in Echtzeit zu protokollieren und zu verarbeiten. Außerdem lassen sich Zeiterfassungsdaten über einfache dialogorientierte Eingabeaufforderungen eingeben. Der Einsatz von „Schatten-IT“ – Systeme und Anwendungen wie Notepad oder Excel, über die Nutzer ihre Arbeit mitunter provisorisch erfassen – ist damit passé. Stattdessen können Daten direkt im Entwurfsformat an die Zeiterfassungs-App übermittelt werden.
Mitarbeitende können so den Arbeitsaufwand für individuelle Kunden einfach und präzise verfolgen. Ersten Erfahrungsberichten zufolge ließen sich Verzögerungen bei der Erfassung erheblich reduzieren, da Nutzer ihre Stunden mithilfe der Anwendung effizient erfassen konnten – ganz ohne die mühsamen Schritte, die traditionell bei der Verwaltung der Zeiterfassung anfallen.
Präzisere Abrechnungen
Unternehmen, die die in Rechnung zu stellenden Stunden nicht genau verfolgen können, verlieren pro Mitarbeiter unter Umständen Tausende von Euro an Jahresumsatz. Durch die neue Lösung können Rechnungen schneller und akkurater bearbeitet werden, was die Außenstandsdauer von Forderungen sowie die Menge an nicht abrechenbaren Stunden und Kundenanfragen verringert. Das bedeutet, dass sich Berater auf wertschöpfende Aufgaben anstelle von administrativen Tätigkeiten konzentrieren können, was sich letztendlich positiv auf die Produktivität der Belegschaft auswirkt.
Mit dem neuen Aufgaben-Tracker benötigen Mitarbeitende zudem keine Programme wie Excel oder Notepad mehr, um ihre Zeit für sich selbst zu erfassen. Die Lösung ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Zeiterfassung präzise und einfach zu erledigen, sodass nicht abgerechnete Arbeitsstunden kein Thema mehr sind. Unternehmen können jede einzelne abrechenbare Stunde erfassen und so ihr Umsatzpotenzial steigern.
Frank Densborn, Enterprise Architect im SAP AppHaus, berichtet: „Schatten-IT, mit deren Hilfe Berater ihre Arbeit vor der Erfassung im System provisorisch erfassten, ist dank dieser Lösung überflüssig geworden. Anstatt also eine neue Zeiterfassungs-App zu entwickeln, haben wir auf der SAP BTP und im Rahmen des Generative AI Hub zusammengearbeitet, um eine innovative Lösung zu schaffen – ganz im Sinne des nutzerorientierten Ansatzes, den die SAP bei der Entwicklung von Innovationen verfolgt.“
Zukünftiges Wachstum und Effizienz steigern
Die neue SAP-Business-AI-Lösung hilft nicht nur dabei, aktuelle betriebliche Herausforderungen anzugehen, sondern gibt Syntax und seinen Kunden auch die Möglichkeit, das Fundament für zukünftiges Wachstum zu legen. Mit den Funktionen von SAP AI Core und SAP AI Launchpad können Unternehmen ihre Prozesse kontinuierlich weiterentwickeln und so sicherstellen, dass sie in einem sich ständig verändernden Markt wettbewerbsfähig bleiben.
Leonardo De Araujo, Partner für Global SAP Innovation bei Syntax, berichtet über den Erfolg des Projekts: „Als Erstanwender von SAP S/4HANA Cloud und Teilnehmer des Leuchtturmprogramms haben wir SAP Business AI eingesetzt, um branchenspezifische Herausforderungen wie ineffiziente Zeiterfassung zu bewältigen. Diese innovative Lösung hat die Außenstandsdauer unserer Forderungen deutlich verkürzt. Wir sparen bis zu 100.000 US-Dollar pro Tag ein und verkürzen den Abrechnungszyklus.“
Eine neue Ära für die Verwaltung der Zeiterfassung
Der Erfahrungsbericht von Syntax veranschaulicht das Potenzial von Innovationen und Zusammenarbeit im Rahmen des SAP-Partnernetzes. Mithilfe fortschrittlicher Technologien wie generativer KI und auf Grundlage der SAP BTP verändern Unternehmen nicht nur ihre eigenen Prozesse, sondern können – wie im Fall von Syntax – auch die Prozesse ihrer Kunden verbessern.
Auf diese Weise setzt Syntax neue Maßstäbe. Die Vorteile dieser Lösung auf Basis generativer KI werden sicherlich auf großes Interesse in der Branche stoßen und auch andere dazu inspirieren, sich deren Vorzüge zunutze zu machen. Für die Projektzeiterfassung bricht somit eine neue Ära an – dank SAP Business AI.
Yasaman Jalaei ist Werkstudentin im Team Business Technology Office bei SAP.
