Edgewell Personal Care führte ein 18-monatiges Projekt durch mit dem Ziel, die Personaldaten in seinen SAP SuccessFactors-Lösungen qualitativ zu verbessern.
Für strategische Entscheidungen im Personalwesen braucht es genaue und zugängliche Personaldaten für Recruiting, Leistungsmanagement, Mitarbeiterengagement, Compliance und vieles andere mehr. Darüber hinaus ist ein „sauberes“ Datenfundament unerlässlich, um KI‑gesteuerte Tools effektiv nutzen zu können. Edgewell Personal Care, ein in den USA ansässiger Hersteller von Körperpflegeprodukten, wollte sich für die Zukunft rüsten und seine über 7.000 Mitarbeitenden weltweit besser betreuen und verwalten.
Das Portfolio von Edgewell umfasst mehr als 25 bekannte Körperpflegemarken, darunter Schick, Banana Boat, Wilkinson Sword und Wet Ones. Damit erwirtschaftete das Unternehmen 2024 einen Nettoumsatz von 2,25 Milliarden US-Dollar. Wie Colin Emery, Director of Global HR Systems bei Edgewell, betont, setzt das Unternehmen auf eine personalorientierte Unternehmenskultur, die Mitarbeitenden ein passendes Umfeld für effizientes Arbeiten ermöglicht und dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.
2022 erhielt Emery die Aufgabe, eine Abteilung für People Analytics bei Edgewell aufzubauen. Schnell wurde ihm jedoch klar, dass die hierfür benötigten Daten nicht genau genug waren. „Unser Erfassungssystem war nicht mehr das System, das es einmal war. Eigentlich hatten war gar keines“, erklärt Emery. Damals lag die Genauigkeit der HR-Daten bei nur 37 Prozent für wichtige Datenfelder im Planstellen- und Mitarbeiterprofil.
Seit der Gründung von Edgewell im Jahr 2015, so Emery, setze das Unternehmen bei der Skalierung, Systematisierung und Standardisierung seiner weltweiten HR-Systeme auf die „grenzenlose Konfigurierbarkeit“ der SAP-SuccessFactors-Lösungen. Die Lösungen funktionierten zwar wie vorgesehen, die darin enthaltenen Daten wurden jedoch nicht ordnungsgemäß gepflegt. Dadurch kam es im Weiteren zu vielen Ungenauigkeiten. „Es war klar, dass die Qualität unserer Daten in SAP SuccessFactors in einigen Teilen der Welt zu wünschen übrig ließ – insbesondere in Ländern, in denen SAP SuccessFactors Payroll nicht integriert ist“, sagt er.
Emery war sich bewusst, dass eine hohe Datenqualität entscheidend für effektive Entscheidungen, genaue Berichte, ein reibungsloses Benutzererlebnis und künftige Innovationen ist. Allerdings hatte er weder das Budget noch die Zeit für die Beauftragung externer Ressourcen. Deshalb entschied er sich, die Methode von Edgewell zur Lösung des Problems intern zu entwickeln.
HR Data Champions als Multiplikatoren
Nachdem Emery ermittelt hatte, welche Datenfelder in erster Linie bereinigt und gepflegt werden mussten, um die größte Auswirkung auf die Datenqualität zu haben, wandte er sich an diejenigen, die für die Daten zuständig waren und diese am besten verstanden: die HR Business Partner (HRBPs). Denn für den Erfolg des Datenqualitätsprojekts war es erforderlich, die HRBPs mit einzubinden. Eine geänderte Einstellung und umfangreiches Change Management waren nötigt, so Emery. Denn nicht alle HRBPs fühlten sich für die Pflege der Daten in den SAP‑SuccessFactors-Lösungen verantwortlich und manche benötigten Schulungen, um die systematisierten HR-Prozesse zu verstehen.
Um die Umstellung zu erleichtern, rief Emery ein HR-Data-Steward-Programm ins Leben, damit die HRBP-Community von Edgewell entsprechend geschult werden konnte. Die jeweiligen Data Stewards erhalten wöchentliche Berichte und haben die Aufgabe, die Datenfehler persönlich zu beheben oder einen geeigneten Kollegen zu informieren. Sie werden geschult, wie es zu den Ungenauigkeiten kommt, welche Folgen diese haben und wie man sie beheben kann. Dadurch werden die Data Stewards zu Experten und sind in der Lage, anderen HRBPs ihr Wissen zu vermitteln. Durch die Schulungen konnten die HRBPs proaktiv handeln, anstatt nur zu reagieren. Dies sei ein entscheidender Faktor für den Erfolg des Datenqualitätsprojekts, erklärt Emery.
Beispielsweise ging die Zahl der Datenungenauigkeiten von 2.700 auf gerade mal eine Handvoll zurück. „Das ist ein winziger, winziger Bruchteil dessen, was es vorher war“, sagt Emery. „Das liegt daran, dass die HRBPs es gleich richtig machen, anstatt Fehler zu machen, die dann korrigiert werden müssen.“
Das Projekt startete in den USA und wurde später auf Europa, Lateinamerika und den asiatisch-pazifischen Raum ausgeweitet. Jetzt liegt die Datengenauigkeit von Edgewell konstant bei 96 bis 97 Prozent, berichtet Emery.
Analytics in der Personalabteilung: bessere Daten, bessere Entscheidungen
Der Erfolg des Datenqualitäts- und Data-Steward-Projekts ist deutlich zu sehen, und nun kann Edgewell von einem sauberen HR-Datenfundament profitieren. Auch die Zuverlässigkeit des HR-Reportings des Unternehmens hat sich spürbar verbessert, für das es Stories in SAP-SuccessFactors-Lösungen verwendet. „Stories bieten einen großen Vorteil, wenn wir Echtzeit-SAP-SuccessFactors-Daten verwenden“, erklärt Emery. Die Möglichkeit, einen Link zu versenden, auf den anhand rollenbasierter Berechtigungen zugegriffen werden kann, macht zudem das Teilen von Daten einfach und schnell. Edgewell nutzt Stories, um Daten zu Inklusion, Zugehörigkeitsgefühl, Führung, Beschäftigungsdauer, Recruiting und vieles mehr zu analysieren und die Erkenntnisse mit der Unternehmensführung, HR-Führungskräften und HRBPs zu teilen.
Diese datengestützte Vorgehensweise hilft Edgewell, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und strategische HR-Entscheidungen zu treffen. So stellte das People-Analytics-Team beispielsweise anhand der Daten fest, dass es ein kurzfristiges Fluktuationsproblem für bestimmte Rollen und Standorte gab. Die Personalabteilung von Edgewell schuf daraufhin ein neues Bewerbererlebnis, um die Recruiting- und Onboarding-Prozesse zu verbessern und zu systematisieren. Das Programm „Joyful Journey“ dient auch dazu, Informationen über das Unternehmen zu teilen und Talente zu gewinnen. „Ohne die Daten hätten wir nie gewusst, wie wir vorgehen sollen“, sagt Emery. „Sie brachten uns dazu, Zeit, Mühe und Geld in diese Prozesse zu investieren – und dies wirkte sich sofort positiv auf die kurzfristige Fluktuation aus.“
„In den letzten drei Jahren haben wir Daten bereitgestellt und erklärt, wie wichtig es ist, die Daten im System zu bereinigen, um sie für uns aussagekräftiger zu machen“, fügt Emery hinzu. „Wir erheben nie Daten um ihrer selbst willen. Es muss immer darum gehen, welche Maßnahmen sich aus diesen Daten ableiten lassen.“
Bereit für die Zukunft: HR-Innovationen mit KI
Die beeindruckende Datenqualität von Edgewell bietet seinen Führungskräften nicht nur handlungsrelevante Einblicke, sondern schafft auch eine solide Grundlage, um von HR‑Innovationen zu profitieren. Dies gilt umso mehr, als viele Innovationen wie beispielsweise KI saubere Daten benötigen, um gut zu funktionieren. KI-Assistenten und ‑Agenten wie Joule sind nur so gut wie die Daten, auf denen sie beruhen. Deshalb werden Initiativen zu Datenqualität und Daten-Governance zunehmend eine unternehmerische Notwendigkeit.
Hier ist Edgewell seiner Zeit voraus. „Als ich vor drei Jahren mit People Analytics begonnen habe, wusste ich, dass wir uns zunächst auf die Bereinigung der Daten konzentrieren mussten. Nur so konnten wir uns auf die Superautomatisierung und die kommenden KI-Tools vorbereiten“, sagt Emery. „Nun sind wir für die nächste Generation von Tools bestens gerüstet.“
Gillian Hixson ist Integrated Communication Specialist bei SAP.
