Die WestWood Kunststofftechnik GmbH ist ein dynamisch wachsendes Familienunternehmen, das Flüssigabdichtungs- und Beschichtungssysteme für die Bauindustrie entwickelt. Von Dachflächen und Parkdecks bis hin zu Ölplattformen, Bahnsteigen und Brücken – die innovativen Lösungen bieten beständigen Schutz und kommen in 16 Ländern in Europa und Nordamerika zum Einsatz.
Mit sechs Standorten und einer rasant wachsenden internationalen Präsenz sah sich WestWood zunehmend mit komplexen Herausforderungen konfrontiert. Dazu gehörten die Verwaltung isolierter Daten und die Einhaltung sich ständig ändernder Compliance-Anforderungen. Das eher kleine Produktsicherheitsteam des Unternehmens stieß zunehmend an seine Kapazitätsgrenzen. Höchste Standards zu sichern war schwierig, denn die Prozesse waren manuell und auf mehrere Teams und Abteilungen verteilt. Deshalb suchte WestWood nach einer integrierten, automatisierten Lösung, die es ermöglicht, Kunden besser zu bedienen und Abläufe zu optimieren.
Um diese Herausforderungen anzugehen und die digitale Transformation zu beschleunigen, führte das Unternehmen eine umfassende Suite von Cloudlösungen, Services und Lernressourcen ein.
In Zusammenarbeit mit dem SAP-Gold-Partner Innovabee wurden die Lösungen SAP S/4HANA Cloud Public Edition und SAP S/4HANA für Produkt-Compliance implementiert. Damit hat WestWood Geschäftsprozesse vereinheitlicht, das Informationsmanagement standardisiert und unternehmensweite Workflows automatisiert. Dank des integrierten Ansatzes können nun alle zuständigen Teams auf wichtige Informationen zugreifen. Sie bleiben bei Compliance-Vorschriften stets auf dem neuesten Stand und können nachhaltiges Wachstum unterstützen.
Automatisierung der Produktsicherheit für Innovation und Wachstum
„Wir wollten eine Lösung, die wichtige Schritte unserer Produktsicherheitsprozesse automatisiert und flexibel ist, damit wir unsere Arbeitsabläufe weiterentwickeln können, wenn sich die Compliance-Standards ändern und unser Unternehmen in neue Märkte und Regionen mit dynamischen Anforderungen expandiert“, erklärte Martin Wegner, Product Safety Manager bei WestWood.
Der vielseitige Einsatz der WestWood-Produkte hat zu innovativen Lösungen geführt, wie beispielsweise dem zunehmenden Trend zu Gründächern, die eine zuverlässige und widerstandsfähige Abdichtung erfordern. „Dächer zu bepflanzen wird immer beliebter, denn so entstehen umweltfreundliche Flächen und die Luftqualität wird verbessert“, fügte Wegner hinzu. „Solche neuen Anwendungsfelder spornen uns an, kontinuierlich Innovationen zu entwickeln.“
Viele der schützenden, dekorativen und rutschhemmenden Beschichtungen von WestWood unterliegen besonderen Sicherheitsanforderungen. Entsprechend hoch ist der Stellenwert von Produktsicherheit und -konformität im Unternehmen. Bisher waren diese Prozesse manuell und abteilungsübergreifend fragmentiert, was es dem kleinen Team erschwerte, mit sich ändernden Vorschriften Schritt zu halten.
Automatisierung für einen erstklassigen Kundenservice
Mit SAP S/4HANA für Produkt-Compliance hat WestWood die Bereitstellung von Produktsicherheitsinformationen automatisiert. Kunden erhalten bei jedem Kauf automatisch das passende Sicherheitsdatenblatt – und bei Änderungen können die aktualisierten Informationen nun sofort an alle früheren Käufer versendet werden, damit die WestWood-Produkte sicher und vorschriftenkonform zum Einsatz kommen. Zuvor war dies ein zeitaufwendiger manueller Prozess. Dank des automatisierten Ablaufs im Kundenservice werden nun jedes Jahr über 24.000 E-Mails automatisch versendet, was Zeit spart und die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet.
„Durch die Automatisierung dieses Prozesses sparen wir unglaublich viel Zeit“, stellte Wegner fest. „Das macht die Abläufe für unser Team sehr viel einfacher, und unsere Kunden erhalten nun immer zuverlässig aktuelle Anwendungshinweise.“ Und dank der zentralen Datenverwaltung in der SAP-Lösung verfügt WestWood außerdem über eine kontinuierlich aktualisierte, revisionssichere Dokumentation aller Produktsicherheitsprozesse.
Durch die Automatisierung wurden auch interne Prozesse verbessert. Das Produktsicherheitsteam erhält nun automatisierte Benachrichtigungen, wenn Produktsicherheitsinformationen benötigt werden. Zudem kann es mehrere Sprachen abdecken und problemlos lokale Compliance-Vorgaben erfüllen.
„Die integrierten Internationalisierungsfunktionen von SAP S/4HANA werden für die Expansion in neue Märkte eine wichtige Rolle spielen. Sie ermöglichen es uns, exzellenten Kundenservice zu bieten und gleichzeitig nachhaltige Prozesse zu unterstützen, die den jeweiligen lokalen Anforderungen entsprechen“, betonte Wegner. Zehn Nutzer in drei Abteilungen profitieren bereits von einer schnelleren und proaktiveren Bearbeitung von Kundenaufträgen. Das wirkt sich auch positiv auf das internationale Wachstum von WestWood aus.
„Dank SAP S/4HANA für Produktkonformität vergessen wir nichts mehr“, sagte Wegner. „Alle relevanten Informationen fließen ohne Verzögerungen zwischen den Abteilungen, und unsere Kunden erhalten unmittelbar aktuelle Sicherheits- und Anwendungshinweise zu unseren Produkten.“
Optimierung von Workflows und Unterstützung der Nachhaltigkeit
Mit SAP S/4HANA Cloud Public Edition und der Unterstützung von Innovabee muss WestWood sich nicht mehr um den Betrieb lokaler IT-Systeme kümmern, sondern kann sich vollständig darauf konzentrieren, Mehrwert für seine Kunden zu schaffen.
WestWood baut auf dem Erfolg seiner Implementierung von SAP S/4HANA Cloud Public Edition auf und plant, seine Abläufe weiter zu optimieren. Das ambitionierte Unternehmen möchte zwei Systeme für die Gefahrgutabwicklung in einer zentralen SAP-Lösung zusammenführen. WestWood plant auch, den Etikettendruck für seine Produkte vollständig zu automatisieren. Dies ist ein wichtiger Schritt, da neue Vorschriften größere Schriftgrade und detailliertere Informationen erfordern. Ein automatisierter Etikettendruck auf Basis vorhandener Produktdaten optimiert die Verwaltung, vermeidet Redundanzen und spart wertvolle Zeit und Ressourcen.
WestWood setzt sich auch für Nachhaltigkeit ein. Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs und die Nutzung integrierter Lösungen von SAP baut das Unternehmen seine Funktionen für Nachhaltigkeitsmanagement und -berichterstattung. Durch die Optimierung und Automatisierung der Einhaltung von Dokumentations- und Kennzeichnungsvorgaben sowie durch die Unterstützung des verantwortlichen Umgangs mit gefährlichen Chemikalien ist WestWood in der Lage, die Umwelt in jeder Phase zu schützen – von den Produktionsstätten und Lagern bis hin zu den Endkunden.
Verbesserte Einblicke und Berichte helfen WestWood auch dabei, sich zukunftssicher aufzustellen und im Wettbewerb zu bestehen – gerade in einer Branche, die zunehmend Wert auf Transparenz im Bereich Umwelt, Soziales und Governance (Environmental, Social, and Corporate Governance, ESG) legt.
Weitere Informationen finden Sie im Kundenbericht von WestWood: Effizientere Produkt-Compliance durch Automatisierung.
