Zur langfristig innovativen, sicheren und skalierbaren Ausrichtung ihrer ERP-Landschaft setzt die Universität zu Köln auf SAP S/4HANA Cloud, Private Edition. Mit RISE with SAP verfolgt sie dabei einen Modernisierungspfad, der sowohl technisch als auch organisatorisch nachhaltig tragfähig ist.
Das Projekt SAP4Campus ist für die Universität zu Köln ein Kernelement ihrer Digitalisierungsstrategie mit dem Ziel, Geschäftsprozesse spürbar zu modernisieren und sich zugleich neue Innovationspotenziale zu erschließen. Dazu ist es notwendig die historisch gewachsene Systemlandschaft stärker zu standardisieren und zu konsolidieren, den Anteil der Eigenentwicklung zu reduzieren und Wartung sowie Weiterentwicklung zu erleichtern.
Prozesse sollen anwendungsfreundlicher, schlanker und transparenter werden und durch gezielte Automatisierung dazu beitragen, Arbeitslasten in der gesamten Universität besser zu steuern. Gerade dieser letzte Aspekt ist den Verantwortlichen vor dem Hintergrund aktueller und künftiger Personalengpässe sehr wichtig. Zudem setzen sie darauf, dass der cloudbasierte Betrieb die IT- und Betriebssicherheit stärkt und Weiterentwicklungen seitens SAP kurzfristig nutzbar macht.
Für die Cloud-Lösung sprechen viele Argumente
Aus Sicht von Marcel Gehlen aus der Projektleitung von SAP4Campus ist das Beschriebene „der notwendige Schritt, um die ERP-Landschaft der Universität dauerhaft stabil, zukunftsfähig und erweiterbar zu gestalten.“
Ziel der Transformation ist es, Geschäftsprozesse zu stabilisieren und zugleich das Innovationstempo zu erhöhen. Dabei konsequent auf die Cloud zu setzen, dafür spricht aus Sicht von Marcel Gehlen und seinen KollegInnen eine ganze Reihe von Argumenten. So stärkt der cloudbasierte Ansatz die technische Robustheit der zentralen Systeme, vereinfacht den Betrieb und schafft verlässliche Rahmenbedingungen für eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse. Gerade in einer gewachsenen und individualisierten Systemlandschaft ermöglicht es dieser Ansatz, Komplexität zu reduzieren und moderne Funktionen einheitlich bereitzustellen. Gleichzeitig lassen sich Sicherheits- und Compliance-Anforderungen konsistent auf einem hohen Niveau umsetzen.
Starkes Signal für die Zukunftsfähigkeit der Universität
Aus Sicht von Victoria Mitchell aus der Projektleitung von SAP4Campus bietet die anstehende Transformation die Chance, Prozesse nicht nur technisch zu modernisieren, sondern sie neu zu denken.
„Die Transformation zu SAP S/4HANA in der Cloud ist für uns weit mehr als ein Technologiewechsel. Sie ist ein Kulturwandel: Wir wollen moderne, resilientere Prozesse schaffen und eröffnen den Mitarbeitenden der Universität den Zugang zu innovativen Arbeitsweisen. Damit setzen wir ein starkes Signal für die Zukunftsfähigkeit unserer Universität.“
Victoria Mitchell, Projektleitung von SAP4Campus
Zu dieser Zukunftsfähigkeit gehört aus ihrer Sicht auch, Strukturen zu schaffen, die perspektivisch Zusammenarbeit, Austausch und gemeinsame Weiterentwicklung über Organisationsgrenzen hinweg grundsätzlich ermöglichen.
Prozesse neu denken, Innovationen schneller nutzbar machen
Den Vertrag haben die Partner im Dezember unterschrieben, starten soll das Projekt zeitnah im ersten Quartal 2026. Die Projektverantwortlichen um Christian Wagner, Dezernent für Wirtschaft und Finanzen der Universität zu Köln, verfolgen das Ziel einer stabilen, vertrauensvollen und langfristigen Partnerschaft mit SAP. Im Mittelpunkt stehen Transparenz, eindeutig geregelte Verantwortlichkeiten und eine enge Zusammenarbeit zwischen Universität, SAP, Implementierungspartner und Hyperscaler. Insbesondere bei der Ausgestaltung der Zielarchitektur, der Standardisierung von Prozessen und der Etablierung einer tragfähigen Governance ist diese Zusammenarbeit entscheidend. Eine durchgängig hohe fachliche, technische und organisatorische Qualität bildet die Grundlage für eine nachhaltige und erfolgreiche Transformation in allen Projektphasen.
Oliver Könn, Gesamtprojektleiter von SAP4Campus, betont die strategische Bedeutung des Vorhabens für die Universität zu Köln.
„Mit dem Wechsel auf SAP S/4HANA in der Private Cloud legen wir das Fundament für eine moderne, sichere und zukunftsfähige Verwaltungslandschaft. Die Transformation eröffnet uns Spielräume, um Prozesse neu zu denken, Innovationen schneller nutzbar zu machen und Künstliche Intelligenz verantwortungsvoll einzusetzen.“
Oliver Könn, Gesamtprojektleiter von SAP4Campus
Warum die Private Cloud Edition im RISE-Modell zentraler Baustein einer modernen, zukunftssicheren Hochschule ist:
- Zugang zur SAP-Cloud-Innovationslinie, einschließlich KI und Automatisierung, modernen Fiori-Oberflächen und der SAP Business Technology Platform.
- Einhaltung höchster Sicherheits- und Compliance-Standards durch den Betrieb in zertifizierten Rechenzentren innerhalb der EU.
- Entlastung der Universität in Betrieb und Wartung – wichtig im Kontext eines angespannten IT-Arbeitsmarkts, in dem zentrale Positionen kaum nachbesetzt werden können.
- Hohe Standardisierung der SAP-Prozesslandschaft.
- Zukunftssicherheit im Hinblick auf die Cloud-Only-Produktstrategie der SAP.
