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5 Tipps für den Einkauf in der Cloud

Feature | 21. September 2017 von Andreas Schmitz 3

In einem Cloud-Netzwerk zusammen mit den Lieferanten den Einkauf abzuwickeln, macht die Abläufe effizienter. Doch ist der Weg in die Public Cloud nicht immer einfach. Einige wichtige Tipps von SAP-Ariba-Chef Axel Atzberger.

Jeder, der schon einmal bei Amazon online eingekauft hat, kennt die Prozesse gut. Der Nutzer sucht sich im Produktkatalog etwas aus, klickt drauf und bestellt es. Der Kunde bekommt eine Information, wann die Bestellung eintrifft. Parallel dazu wird bereits das Geld abgebucht. So ähnlich könnten die Prozesse im B2B-Bereich– etwa mit der Cloud-Plattform von SAP Ariba – auch ablaufen.

Mehr kontaktlose Bestellungen, höhere Effizienz

Nach SAP-Ariba-Analysen steigern Onlinekataloge mit Bestellanforderungen per Self-Service sowie regelbasierte Prüfungen die Anzahl kontaktloser Bestellungen um das 2,8-fache. Online-Einkäufe und elektronische Genehmigungen schonen die internen Ressourcen etwa in der operativen Beschaffung bei einem Einkaufsvolumen von 870 Millionen Euro um 29 Prozent – und die Mitarbeiter können mehr strategische Aufgaben übernehmen. Zudem schaffen Mitarbeiter mit Hilfe des elektronischen Handels 2,2 Mal so viele Bestellungen wie bisher. Doch fragen sich noch viele Unternehmen, wie sie den Weg in die Public Cloud für Ihre Beschaffungsprozesse angehen sollen.

Hier einige Tipps, die es Unternehmen einfacher machen, eine Cloud-Beschaffungsplattform zu etablieren:

1. Konfigurieren statt programmieren

Gesetzliche Anforderungen ändern sich häufig und es gibt neue Best Practices der Branche und Innovationen. Diese neuen Anforderungen jedes Mal individuell anzupassen ist mit eigenen Ressourcen kaum zu schaffen und dauert zu lange. Unternehmen, die Software als Services aus der Cloud beziehen, haben keinen Aufwand damit und können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und vor allem Innovationen schneller nutzen als zuvor.

2. Veränderungen ernst nehmen

Cloud-Lösungen einzuführen ist nicht nur „Sache“ der IT, sondern besonders für die Menschen, die mit neuen Prozesse arbeiten werden. Für sie sind Kosten- und Effizienzvorteile weit weniger wichtig als eine einfachere Handhabung und bessere Übersichtlichkeit der Programme. Zudem nutzen die Anwender die Lösung Tag für Tag und wissen am besten, welche Funktionen sinnvoll und welche verbesserungsfähig sind. Klar ist: Eine Software ist leichter zu ändern als Menschen.

3. Den gesamten Prozess durchdenken

Ein Beschaffungsprozess ist komplexer als die Bestellung eines Produktes über einen Katalog. Wird ein Prozess geändert, hat das Auswirkungen etwa bis hin zum Bezahlprozess. Ein durchgängiger „Source-to-Settle-Prozess“ von der Bestellung über den Transport und die pünktliche Auslieferung bis zur Bezahlung ist nötig. Sonst fallen etwa Fehler, die in Rechnungen bereits in der Beschaffung entstanden sind, erst in der Kreditorenbuchhaltung auf. Bisherige und künftige Prozesse sollten daher sorgfältig analysiert werden.

4. Externe Partner unterstützen

Die besten internen Prozesse helfen wenig, wenn Partner nicht intelligent in sie eingebunden sind. Deshalb gehört es zur Führungsaufgabe, große wie kleine Lieferanten frühzeitig einzubinden, Budgets dafür zu definieren und festzulegen, wann eine Integration erfolgen soll. Einem Lieferanten kann es die Entscheidung, auf eine Cloud-Plattform zu gehen, erleichtern, wenn der Geschäftspartner ihm direkt einen „Onoarding“-Partner zur Integration auf der Plattform an die Hand gibt und so die Hürde für die „Konnektivität“ senkt.

5. Die kritischen Einflussfaktoren kennen

Die Herausforderungen zu kennen, bevor etwaige Probleme entstehen, hilft, darauf vorbereitet zu sein. Unbedingter Rückenwind durch die Unternehmensleitung, permanent ermittelte Leistungskennzahlen und aktive Unterstützung des Onboardings von Lieferanten auf die Beschaffungsplattform sind drei der wichtigsten To-Dos auf dem Weg zum Erfolg des Cloud-Projektes.

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