Herzstück des Wachstums

Feature | 22. August 2007 von admin 0

„Warum haben wir überhaupt unsere ERP-Systeme gewechselt? Das ist die Frage, die sich natürlich als erstes aufdrängt”, sagt Dan Lubin, IT-Direktor bei Abiomed. „Die Antwort ist einfach: Wir wollen in Zukunft weiter expandieren und müssen unsere Geschäftsprozesse an dieses Wachstum anpassen. Dabei besteht unsere ERP-Strategie darin, mit möglichst wenigen Lösungen möglichst viele unserer Geschäftsfelder abzudecken – das Gegenteil einer ‚Best-of-Breed’-Strategie.”
Dieser Ansatz steht im Einklang mit der Produktstrategie von Abiomed: Niemals zuvor in der 25-jährigen Geschichte des Unternehmens befanden sich so viele Produkte im Zulassungsverfahren. Zudem erwarb Abiomed 2005 das deutsche Unternehmen Impella und arbeitet derzeit daran, seine weltweite Präsenz durch weitere Zulassungen und intensive Vertriebsaktivitäten auszubauen.
„Wir sind ein Unternehmen, das Medizinprodukte herstellt. Unser umsatzstärkstes Produkt ist das AB5000, eine künstliche Herzkammer mit einer Prüfkennzeichnung für die Rettung und Wiedergenesung des Herzens bei plötzlichem Herzversagen”, erläutert Lubin. „Zudem sind wir für AbioCor bekannt, das weltweit einzige vollständig implantierbare Kunstherz. Die US-Arzneimittelaufsichtsbehörde FDA (Food and Drug Administration) hat dieses Gerät im September 2006 freigegeben.”

Weiteres Wachstum geplant

Abiomed möchte seinen Vertrieb sowohl im US-amerikanischen Markt als auch weltweit weiter ausbauen. Durch die Übernahme von Impella hat Abiomed eine Vielzahl von minimal-invasiven Produkten für Herzkatheteruntersuchungen im Portfolio. In der Europäischen Union sind die Impella-Produkte bereits zugelassen, in den USA werden sie momentan von der FDA noch klinisch erprobt. „Da wir eine börsennotierte Gesellschaft in den USA sind, müssen wir den Sarbanes-Oxley Act, den Code of Federal Regulations und die strikten Auditvorgaben beim Reporting einhalten“, erklärt Lubin. „Aus diesem Grunde müssen wir nicht nur unsere Herstellungsverfahren und das Produktportfolio an unser Wachstum anpassen, sondern auch die Technologie- und Automatisierungsebene, die alle Geschäftsprozesse unterstützt.“
2005 begann Abiomed mit der Suche nach einer neuen ERP-Lösung. „Unsere Ausgangsbasis waren ein sehr altes, UNIX-basiertes ERP-System namens Minx und rund hundert intern entwickelte Anwendungen und Datenbanken”, erinnert sich Lubin. „Nach einer umfassenden Marktsichtung waren in der letzten Runde noch Oracle, Microsoft und SAP im Rennen.”
Microsoft bot Abiomed einige zusätzliche Produkte an, an denen die Verantwortlichen großes Interesse hatten. „Wir haben alle Komponenten zusammenaddiert, die uns sinnvoll erschienen. Dann war klar, dass diese Lösung zu teuer sein würde. Zudem war auch eine Vielzahl von Drittanbietern eingebunden, bei denen man nicht sicher sein konnte, ob es sie in fünf Jahren noch gibt”, sagt Lubin. „Bei der Lösung von Oracle hatten wir den Eindruck, dass sie unseren Anforderungen entspricht. Allerdings bot sie uns nicht die nötige Flexibilität, um unsere internationalen Geschäftsprozesse zu unterstützen.“
Die Anforderungen von Abiomed waren vielfältig: So musste die Software das Produktlebenszyklus-, Dokumenten- und Qualitätsmanagement unterstützen und auch die Option bieten, ausländische Tochtergesellschaften einzubinden. Zudem musste die Kontrolle von internationalen Bestimmungen und Vorschriften länderübergreifend geregelt sein. In Anbetracht dieser Vielfalt war die SAP-Software am besten geeignet. „Das Gute an der SAP-Lösung ist, dass man mit ihr praktisch alles umsetzen kann“, sagt Lubin. „Unserer Ansicht nach stellt SAP bessere lokale Funktionen zur Verfügung als die anderen Lösungen.“
Abiomed befindet sich noch am Anfang seiner Expansion und muss sich daher alle Möglichkeiten offen halten, die eine Standardsoftware bietet. „SAP ist in der Lage, jede Art von Unternehmen überall auf der Welt zu unterstützen, und ist gleichzeitig auf eine Firma in den USA abgestimmt. Das hat uns überzeugt”, sagt Lubin.

26 Wochen für 500 Geschäftsprozesse

Im Dezember 2005 entschied sich Abiomed für SAP, im Januar 2006 begann die Implementierung der SAP Business Suite. „Wir haben Finanzen, Controlling, Materialmanagement, Produktionsplanung, Qualitätsmanagement, Vertrieb und Distribution sowie Personalmanagement als grundlegende ERP-Funktionen implementiert”, zählt Lubin auf. „Wir haben das alte ERP-System und rund 35 unserer intern entwickelten Anwendungen durch die SAP Business Suite ersetzt. Als wir am Independence-Day-Wochenende 2006 die Lösung produktiv setzten, hatten wir zudem das SAP NetWeaver Enterprise Portal implementiert.” Inzwischen hat Abiomed die IT-Landschaft auf seine Dienstleistungsorganisation ausgeweitet und nutzt auch SAP NetWeaver Business Intelligence.
Bei der Implementierung achteten die Abiomed-Verantwortlichen darauf, dass das Projekt nicht in einen Umbau der Geschäftsprozesse ausartete. Für das Unternehmen war es Herausforderung genug, innerhalb von 26 Wochen einen Business Blueprint von 250 Seiten und über 500 Geschäftsprozesse in der Lösung umzusetzen, wobei bei jedem dieser Prozesse mehr oder weniger große Anpassungen nötig waren. „Das Problem bestand manchmal nur darin, dass wir einen manuellen Vorgang hatten, der tadellos funktionierte, sich aber nur schwer durch die IT abbilden ließ“, berichtet Lubin. „Wenn wir einen solchen Vorgang genauer untersuchten, stellten wir häufig fest, dass er gar nicht so ablaufen musste wie bisher. Also änderten wir ihn entsprechend.” Da sich Abiomed in einer von strikten Vorschriften und Regularien bestimmten Branche bewegt, gab es auch viel Klärungsbedarf bei der Frage, wer welche Operationen durchführen darf.
Zurzeit wird die SAP-Software fast ausschließlich für interne Prozesse eingesetzt. Von der neuen Lösung profitiert bislang vor allem die Belegschaft am Stammsitz in Massachusetts. Lubin nennt ein konkretes Beispiel: „Sobald ich von der SAPPHIRE nach Hause komme, gebe ich alle meine Spesen über das Enterprise-Portal in SAP Travel Management ein.“ Der Posten wird dann an Lubins Vorgesetzten zur Prüfung weitergeleitet, anschließend an die Lohnbuchhaltung übermittelt und erscheint schließlich auf Lubins Gehaltsabrechnung. „Früher, als dieser Prozess noch auf Papier erledigt wurde, konnte niemand den genauen Status der Rückerstattung nachvollziehen“, sagt Lubin. „Heute ist das anders – was insbesondere unseren Außendienst- und Vertriebsmitarbeitern zugute kommt.“

Eine Lösung für alle Geschäftsbereiche weltweit

„Dieses Jahr wollen wir SAP weiter ausbauen, indem wir die Software auf unser europäisches Geschäft ausweiten und zusätzliche Business Intelligence-Funktionen hinzufügen”, sagt Lubin. Derzeit haben die europäischen Niederlassungen mit KHK noch ein eigenes ERP-System, das in die US-amerikanische SAP-Lösung integriert werden soll. „Wir hatten darüber nachgedacht, die Anwendung SAP Business One für unsere Niederlassungen zu erwerben. Da wir aber alle mit den gleichen vielschichtigen Anforderungen wie dem Versand der Produkte oder der Zulassung durch die FDA zu tun haben, haben wir uns für eine weltweit einheitliche SAP-Lösung entschieden,“ erläutert Lubin. „Das war für uns als kleines Unternehmen mit etwa 300 Mitarbeitern ein weiterer Grund, das gesamte Anwendungsspektrum der SAP Business Suite zu kaufen.”
Aufgrund der zahlreichen Vorschriften und Bestimmungen, die das Geschäft von Abiomed bestimmen, werden sich in Zukunft noch weitere Anwendungsmöglichkeiten ergeben. So wird in nächster Zeit das Thema „Rückverfolgbarkeit“ in den Vordergrund rücken, das sich auf IT-Seite nur umsetzen lässt, indem man eine Lösung auf die gesamte Lieferkette ausweitet.
„Mittelfristig werden wir unsere Aufmerksamkeit auf die externen Prozesse lenken. So könnten wir es zum Beispiel unseren Kunden und den Krankenhäusern ermöglichen, die Service- und Wartungsgeschichte ihrer Geräte nachzuverfolgen“, erläutert Lubin. „Oder wir könnten ihnen die Möglichkeit geben, die Einwegkomponenten unserer Geräte online nachzubestellen.“ Zudem denken die Abiomed-Verantwortlichen darüber nach, den Kunden mittels der SAP-Lösung mehr Einblicke in die gemeinsame Geschäftshistorie zu gewähren. Die Kunden könnten dann auf einen Blick nachvollziehen, welche Geschäfte sie mit Abiomed schon getätigt haben und welche sie in Zukunft noch abwickeln werden. Und schließlich ist schon heute die Möglichkeit angelegt, die Lieferanten in die Prozesse und auch in das ERP-System einzubeziehen. „Wir werden die SAP-Software Schritt für Schritt implementieren und haben noch einen langen, aber auch spannenden Weg vor uns”, resümiert Lubin.

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