Abschluss mit SAP Business ByDesign

Feature | 28. Juni 2013 von Andreas Schmitz 0

Leiter Prozess- & Projektmanagement Mario Hamm (li) und Ralf Woy vom 1.FC Nürnberg.

Mario Hamm (li.) und Ralf Woy, Vorstand Finanzen & Verwaltung vom 1.FC Nürnberg. Foto: SAP

Die Fußballvereine der Vergangenheit haben sich sowohl im sportlichen als auch im finanziellen Bereich zu professionellen Fußballunternehmen weiterentwickelt. Die komplexen Anforderungen der Fußballbranche bringen bestehende ERP- und CRM-Systeme zunehmend an ihre Grenzen. So benötigen moderne Fußballunternehmen teilweise mehrere Systeme von unterschiedlichen Anbietern, um ihren operativen Geschäftsbetrieb zu bewältigen.

Vor diesem Hintergrund entschied sich Ralf Woy, Vorstand Finanzen & Verwaltung des 1. Fussballclub Nürnbergs (1. FCN), im März 2012 die bestehenden ERP- und CRM-Systeme schrittweise abzulösen. Mit einer neuen Software auf der Basis von SAP Business ByDesign wollte er den 1. FCN zukunftsfähig aufstellen.

Ablösung der Finanzbuchhaltung zwischen April und Juni 2012

Woy betont: „Wir mussten eine Gesamtlösung finden, welche der Schnelllebigkeit der Fußballbranche gerecht wird. Informationen müssen dem Vorstand des 1. FCN per Knopfdruck auf unterschiedlichen mobilen Endgeräten zur Entscheidungenfindung bzw. seinen Berichtspflichten gegenüber dem Aufsichtsrat und der Liga zur Verfügung stehen.“

Nächste Seite: Start des Projektes im Frühjahr 2012

Nachdem die Franken ihre Lizenzierungsunterlagen bei der Deutschen Fußball-Liga (DFL, früher DFB) fristgerecht abgegeben und beantragt hatten, begann im Frühjahr 2012 der Implementierungsprozess. Nach nur drei Monaten stand die Finanzbuchhaltung der Hauptgesellschaft des 1. FCN. Aus dem Altdatenbestand wurde lediglich das letzte Jahr übertragen.

„Da wir zusätzlich zur Migration noch einen geänderten Kontenplan einführten, bedeutete die Übersetzung von Alt- auf Neudatenbestand intensive Vorbereitung bei der Altdatenbereinigung, Datenanreicherung und Datenvalidierung vor der eigentlichen Datenmigration“, erinnert sich der aktuelle Leiter Prozess- & Projektmanagement Mario Hamm.

Im Fokus: Lizenzierung bei der Deutschen Fußball-Liga

Sowohl für das nationale Lizenzierungsverfahren der DFL und seit kurzem für das europaweite Klub-Lizenzierungsverfahren der Union European de Football Association (UEFA) ergeben sich unterschiedliche Mindestanforderungen an die vergangenheitsbezogenen-, zukunftsbezogenen- und ergänzenden Finanzinformationen im Rahmen der Berichterstattung von Fußballunternehmen. Diese müssen in Deutschland der DFL Mitte März und Mitte September zur Verfügung gestellt werden, um ein insolvenzbedingtes Ausscheiden eines Fußballunternehmens während der laufenden Saison möglichst auszuschließen.

Nächste Seite: Gewinn-und Verlustrechnung abgebildet.

Eine Besonderheit, die sich aus den finanziellen Kriterien des DFL-Lizenzierungsverfahren ergeben, betrifft unter anderem die Gewinn und Verlustrechnung (GuV). Darin werden Positionen, die sich aus dem deutschen Handelsgesetzbuch ergeben, um weitere Positionen wie „Umsatzerlöse aus Spielbetrieb“ oder „Personalaufwand aus Spielbetrieb Lizenzmannschaft“ ergänzt. SAP Business ByDesign bietet im Rahmen der Planung über das Workcenter „Kosten und Erlöse – Planung“ weitreichende Standardfunktionen.

„Die Möglichkeit, die unterschiedlichen Planversionen der Bilanz und GuV auf Kostenstellenebene über eine bidirektionale Schnittstelle in Excel einzugeben, stellt einen immensen Mehrwert da“, ist sich Woy sicher. „Zudem lassen sich aktuelle Istzahlen mit aktuellen und vorangegangenen Geschäftsjahren gegenüberstellen.“

Klare Berichtswelt auf unterschiedlichen mobilen Endgeräten als großer Vorteil

Die Nürnberger strukturierten als Pilotkunde die branchenspezifischen Anforderungen in Zusammenarbeit mit den Walldorfern. Zeitnah umgesetzt profitieren der 1. FCN sowie zukünftige Nutzer der SAP-Business-ByDesign-Sportlösung von den standardisierten Berichten.

Nächste Seite: Fast Close und Audit Readiness.

Ohne große ERP-Vorkenntnisse lassen sich nun Management- und Kostenstellenreports, Spieltagauswertung etc. auf der klassischen Cloud Oberfläche über ein Excel-Add-In oder eine Mobile App generieren. So stehen den leitenden Angestellten des 1. FCN notwendige Informationen kurzfristig und ortsunabhängig zur Verfügung.

In der zweiten Projektphase wurden zwischen April und Juni 2013 die beiden Tochtergesellschaften „1. FC Nürnberg Marketing GmbH“ und „1. FC Nürnberg Erbbau GbR“ in die Finanzbuchhaltung eingebunden. Von besonderer Bedeutung ist dabei für den 1. FCN die vereinfachte Vorkonsolidierung, da die Franken den Konzernabschluss mit Stichtag 30. Juni 2013 an die DFL senden. Hier ist eine aktualisierte Planung eingebunden.

Fast Close und Audit Readiness

Die Standardfunktionen von SAP Business ByDesign erlauben, die Finanzinformationen zum Stichtag 30. Juni 2013 bereits Mitte Juli an das Wirtschaftsprüfungsunternehmen zu übergeben. Die Arbeiten zur finalen Erstellung des Einzel- und des Konzernabschlusses profitieren von dem integrierten Prozessmanagement im Sinne eines „Fast Close“. Die unterschiedlichen Abschlussarbeiten werden den jeweiligen Mitarbeitern im Workcenter „Hauptbuch – Periodenabschluss – Abschlussrelevante Aufgaben“ systemseitig zugeteilt und die termingerechte Einhaltung über eine Monitoringfunktion überwacht. Der Wirtschaftsprüfer kann über das in SAP Business ByDesign integrierte Workcenter „Prüfung und Revision“ webbasierend die Vorprüfung im Juni als auch die Hauptprüfung zeitnah, bereits 14 Tage nach Bilanzstichtag durchführen.

Nächste Seite: Ticket- und Mitgliedersystem kommt als nächstes.

Neben den Rechnungslegungsprozessen werden im SAP Business ByDesign standardmäßig die IT-Systemprüfung sowie Prozessanalysen abgebildet. Das Workcenter „Anwendungs- und Benutzerverwaltung – Benutzer- und Zugriffsverwaltung bzw. IT-Compliance“ unterstützt dabei die IT-Revision des 1. FCN bei der Bewältigung der Einstellung und Überwachung von Berechtigungskonzepten, -konflikten sowie -änderungen.

Jetzt kommt das Ticket- und Mitgliedersystem

In der kommenden Projektphase liegt der zentrale Schwerpunkt des 1. FCN auf dem von SAP kürzlich erworbenen Ticket- und Mitgliedersystem. Darüber hinaus soll ein automatischer Reportingprozess gegenüber der DFL aufgesetzt werden, der neben finanziellen auch sportliche, rechtliche und administrative Kriterien berücksichtigt.

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