Aktives Immobilien-Portfoliomanagement

Feature | 17. Mai 2005 von admin 0

Bayerische Versorgungskammer

Bayerische Versorgungskammer

Die BVK führt als weisungsunabhängige Behörde des Freistaats Bayern die Geschäfte von insgesamt zwölf berufsständischen und kommunalen Altersversorgungseinrichtungen wie der Bayerischen Ärzteversorgung. Als Treuhänder für diese Anstalten und als einer der größten Immobilienbesitzer des Freistaats verwaltet die BVK einen Immobilienbestand von etwa 12.200 Wohnungen und rund 1.000 gewerblichen Objekten, deren Eigentümer die einzelnen Versorgungseinrichtungen sind.

Immobilien-Portfoliomanagement

Beim Immobilien-Portfoliomanagement wird genau vorgegeben, wie die ideale Portfolio-Mischung eines Versorgungswerks entsprechend dem Verhältnis zwischen Risiko und Ertrag auszusehen hat. Gezielte Verkäufe und Neuakquisitionen können diese Vorgaben in die Realität umsetzen. Im Jahre 2000 führte die BVK eine elektronische Lösung für das Immobilien-Portfoliomanagement ein. Zunächst einmal musste die BVK dazu alle Immobilien der Versorgungswerke einem Objekt- und Standortrating unterziehen. Diejenigen, die im Rating gut abschnitten, nahm die BVK in ihr Zielportfolio von Immobilien auf, die sie langfristig halten will. Objekte mit verbesserbarem Rating sollen für das Zielportfolio oder einen späteren Verkauf fit gemacht werden; alle übrigen wurden veräußert.
Für ihre Kunden, die einzelnen Versorgungswerke, will die BVK eine gute Rendite zu einem vertretbaren Risiko erwirtschaften, den Mietern in den von ihr verwalteten Gebäuden qualitativ hochwertige, zukunftssichere und preiswerte Wohnungen anbieten. Hierfür benötigte sie eine leistungsfähige, integrierte Software. Das eigenentwickelte Altsystem auf Basis von AS/400, kombiniert mit Insellösungen aus Microsoft Access und Excel, war damit überfordert: Immobilienwirtschaftliche Daten wurden im Batch-Verfahren übermittelt, was eine lange Reaktionszeit bedeutete. Listen über Aufträge zu Instandhaltungsprojekten und -maßnahmen oder betriebswirtschaftliche Auswertungen lagen der BVK erst Wochen später ausgedruckt vor. Mitarbeiter mussten sie dann per Hauspost verschicken, was unter Umständen wichtige Entscheidungen verzögerte. Hinzu kamen umständliche und langwierige Arbeitsprozesse.
Die BVK stellte an eine neue Software hohe Ansprüche: Sie sollte die Verwaltung der Direktanlagen mit Funktionalitäten wie Verwaltung, Vermietung, Neubau, Bauunterhalt, Controlling und Rechnungswesen für Immobilien unterstützen sowie sich möglichst einfach an das bereits vorhandene SAP R/3 Enterprise anbinden lassen. Mit veränderten Prozessen musste sie auch künftig “mitwachsen”.

Kooperation auf Vertrauensbasis

Im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung entschied sich die BVK Anfang 2003 für die Immobilienlösung WIS RunEasy des Beratungshauses Wiscore, eine auf der Funktionalität SAP Real Estate Management von mySAP ERP beruhende, voreingestellte Branchenlösung. “Die gemeinsamen Vorstellungen der BVK passten mit denen von Wiscore sehr gut zusammen – und darauf kommt es meiner Ansicht nach bei einem IT-Projekt an,” resümiert Norman Fackelmann, Leiter Controlling und IT-Projektleiter. “Ein sichtbarer Beleg dafür war, dass wir das Projekt vom Kick-Off im März 2003 bis zum Produktivstart Anfang Januar 2004 in time and budget durchführen konnten.” Stets arbeiteten mehrere Wiscore-Berater direkt mit dem BVK-Projektteam vor Ort zusammen. Jede Woche wurden gemeinsam offene Fragen geklärt. Das Projektteam gliederte das Vorhaben in verschiedene, aufeinander abgestimmte Teilprojekte, wie Vermietung, Verwaltung, Neubau oder Rechnungswesen. Der Vorstand delegierte Teile der Projektverantwortung an die zuständigen Fachbereiche, da diese aus dem operativen Geschäft am besten die Prozesse sowie die Bedürfnisse der Anwender kennen. Ein externer Berater führte als unabhängige Kontrollinstanz laufend Qualitätschecks durch. Viele Probleme, beispielsweise die Zeitknappheit bei der Implementierung im hoch standardisierten Rechnungswesen, wurden so frühzeitig erkannt und effektiv gelöst.

Immobilieninformationen zeitnah abrufen und weitergeben

Im Bereich der Immobilienverwaltung sind Prozesse transparenter, schlanker und dadurch kostengünstiger geworden. Die durchschnittlichen Verwaltungskosten pro Mieteinheit wurden auf unter 20 Euro gesenkt und liegen damit im Branchenvergleich sehr gut. Da Freigabeverfahren weitgehend papierlos erfolgen und Anwender auf Knopfdruck schnell und zuverlässig qualifizierte Informationen zu einzelnen Objekten oder Vorhaben bekommen, verkürzt das die Reaktionszeiten bei den immobilienwirtschaftlichen Prozessen wie der Weitervermietung von Wohnungen oder bei Instandhaltungsmaßnahmen. Die BVK kann auf Anfragen schneller und gezielter reagieren – was die Zufriedenheit von Mietern, aber auch von potenziellen Mietinteressenten steigert.
Die Wiscore-Lösung ist zudem in die übergreifenden Prozesse der BVK eingebunden. So erhält beispielsweise die Hauptbuchhaltung automatisch die benötigten Daten aus dem Jahresabschluss für die bewirtschafteten Immobilien. Der komplette Immobilien-Jahresabschluss für 2004 wird derzeit mit dem neuen System erstellt. Unterjährige Kosten und Erlöse aus dem Immobilienmanagement fließen unmittelbar ins Controlling ein. Bei Neubauten, Sanierungs- und Entwicklungsmaßnahmen gewährleistet die Anbindung an die SAP-R/3-Komponenete Projektsteuerung (PS) eine zuverlässige Kosten-, Ressourcen- und Terminkontrolle. Damit erhält das Management zeitnahe und flexible Auswertungen zu Kosten, Mietauslastung und Gewinnen für einzelne Immobilien – was im Rahmen eines aktiven Portfoliomanagements unabdingbar ist.
Mittlerweile arbeiten rund 140 BVK-Mitarbeiter mit WIS RunEasy. Für sie richtete die BVK nach dem Produktivstart ein internes Anwenderforum ein, in dem sie ihre Erfahrungen mit der neuen Software austauschen und Verbesserungsvorschläge machen können. Diese werden laufend in technische und Prozess-Verbesserungen umgesetzt.

Anbindung an DIX geplant

Nach der erfolgreichen Einführung und den ersten positiven Erfahrungen mit der neuen Software sammelte die BVK in einem Workshop Vorschläge, um ihre immobilienwirtschaftlichen Prozesse kontinuierlich weiter zu verbessern. Dabei wurde eine Anbindung an den Deutschen Immobilienindex (DIX) als wichtigem Indikator für die Wertentwicklung von Immobilien angeregt, aber auch eine optische Archivierung oder die Nebenkostenabrechnung. Angedacht ist zudem, künftig Immobilienobjekte, beispielsweise mit der ebenfalls SAP-basierten Wiscore-Software WIS IMO, über die Homepage der BVK professionell zu vermarkten, um damit das Interessentenmanagement weiter zu optimieren und wichtige Informationen über Nachfragestrukturen und mögliche Marktveränderungen zu erhalten. ” Diese Projekte werden wir Schritt für Schritt planen und realisieren,” gibt sich Fackelmann zuversichtlich. “Dabei können wir auf dem tragfähigen Fundament der Wiscore-Lösung aufbauen.”
Weitere Informationen unter www.wiscore.de

Daniel F. Just

Daniel F. Just

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