Alle Projektphasen und Ausgaben im Griff

Feature | 19. Oktober 2005 von admin 0

Projekte werden immer komplexer, wobei Termin- und Kostendruck durchgängig zunehmen. „Das verlangt von kleinen und mittelständischen Unternehmen nicht nur ein effizientes Projektmanagement, sondern macht es auch notwendig, dass sie sämtliche projektbezogenen Aufwände und Kosten durchgängig im Überblick behalten“, erklärt Marcel Walter, CEO des Schweizer SAP Solution Partners Consultinform.

Alle Kosten erfassen

Ein Unternehmen muss demnach genau wissen, ob die im Rahmen eines Projekts erbrachten Dienstleistungen wirtschaftlich und rentabel sind. „Um eventuelle Mehrkosten bereits frühzeitig aufzudecken, ist der gesamte zeitliche, organisatorische und personelle Aufwand zu erfassen“, führt Marcel Walter weiter aus. Deshalb hat der im Schweizer Uitikon-Zürich ansässige SAP Solution Partner Consultinform sich auf dieses Thema spezialisiert und vor über zehn Jahren mit Project Account eine Software für das Projektcontrolling entwickelt.
Die Lösung richtet sich besonders an kleine und mittlere Unternehmen, die projekt-, mandats- oder kundenspezifisch Dienstleistungen erbringen und abrechnen. Dazu gehören beispielsweise Consulting- und Beratungsfirmen aller Art, IT-Dienstleister, Architekten, Ingenieurunternehmen, PR-/Werbebüros, IT-Abteilungen in größeren Unternehmen, aber auch Organisationen und Verbände, Einrichtungen der öffentlichen Hand sowie Schulen und Ausbildungsstätten.

Lebenszyklen überwachen und steuern

„Unsere Lösung liefert Mittelständlern die größtmögliche Transparenz, um den gesamten Lebenszyklus eines Projekts zu überwachen und zu steuern – vom Angebot bis zum Abschluss inklusive Schlussabrechnung und Nachkalkulation“, verdeutlicht CEO Marcel Walter. Damit lässt sich ein geschäftliches Vorhaben genau kalkulieren, überwachen, verwalten, analysieren und fakturieren. Das schließt auch projektbegleitende Prozesse wie die Verwaltung und Kontrolle der Arbeitszeiten, Urlaubsguthaben oder Spesenabrechnungen der beteiligten Mitarbeiter ein.
Um die für das Projektgeschäft notwendigen Funktionalitäten mit denen einer modernen und leistungsfähigen Geschäftssoftware wie SAP Business One zu verbinden, programmierte der SAP Solution Partner mittels Software Development Kit (SDK) eine Schnittstelle. Diese verknüpft Project Account als Add-On mit der SAP-Software und ermöglicht den effektiven Datenaustausch. Project Account greift direkt auf die Adressdaten von SAP Business One zu. Rechnungen können in dem System bearbeitet und elektronisch abgelegt werden. Alle Kontierungsinformationen werden unmittelbar an SAP Business One übergeben. Grunddaten (wie beispielsweise Kostenstellen, Erlöskonti, Mehrwertsteuer-Codes, Währungen, Zahlungsbedingungen, Artikel) werden nur in SAP Business One erfasst und in Project Account direkt verwendet. „Damit kommen den Mittelständlern die Vorteile beider Lösungen zugute“, berichtet Marcel Walter.

Projekte schnell eröffnen

Um Projekte schnell, problemlos und vertragskonform zu eröffnen, offeriert Project Account die notwendigen Standardvorlagen (so genannte „Master-Projekte“). Auch wiederkehrende Aufträge können mit der Lösung rasch den aktuellen projektspezifischen Gegebenheiten angepasst werden. Die Angaben für die gesamte Abwicklung werden zentral in den Projektstammdaten hinterlegt. Dazu gehören zum Beispiel Informationen zu Auftraggeber und Projektverantwortlichen, zu Projektstatus, -team und -art und Angaben zum Leistungskatalog, zu gültigen Spesen-/Fremdkostenpositionen, Zuschlägen/Abschlägen zu Abrechnungskonditionen sowie zu Controlling und Rechnungsstellung.

Mit Project Account lassen sich Aufträge bereits im Angebotsstadium eröffnen und vorkalkulieren. Dabei werden auch organisatorische oder technische Vorleistungen, deren Kosten die Firmen oft nur unzureichend oder gar nicht mit einbeziehen, sofort erfasst und fließen in das Monitoring der effektiven Projektkosten mit ein. „Somit erhalten die Unternehmen einen umfassenden Überblick über alle für ein Projekt anfallenden Kosten“, verdeutlicht Marcel Walter.

Effizientes Reporting und Controlling optimiert Prozesse

Das Projektcontrolling von Project Account liefert dabei jederzeit klar strukturierte Auswertungen zu allen Projekten. Alle wichtigen Informationen können schnell und übersichtlich abgerufen werden und lassen sich in unterschiedlicher Tiefe und in verschiedenen Verdichtungen abbilden. Spezielle Zugriffsrechte und ein vierstufiges Hierarchiemodell (Geschäftsleitung/Management, Kostenstellenleiter, Projektleiter, Mitarbeiter) stellen dabei sicher, dass jeder Anwender die für sein Aufgabengebiet relevanten Aufstellungen und zulässigen Informationen bekommt. Dank spezieller Selektionskriterien erhält das Management beispielsweise Umsatzauswertungen nach Kunden oder Perioden, angefangenen Arbeiten oder Projektrenditen. Projektleiter können Informationen zum Projekt- und Abrechnungsstatus oder Soll/Ist-Vergleiche abrufen. Der Abteilungsleiter erhält Profitcenter-Auswertungen, Produktivitätskennzahlen und Kostenstellenstatistiken und der Projektmitarbeiter Arbeitszeitstatistiken sowie Abwesenheits- und Urlaubsübersichten.
Darüber hinaus gibt es separate Zusatzberechtigungen etwa für die Rechungsstellung und die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung. Die Auswertungen werden gesammelt und können direkt unter den jeweiligen Programmfunktionen oder komplett und übersichtlich im Auswertungsmodul (Auswertungsbrowser) abgerufen werden. Dank vielfältiger Selektionsmöglichkeiten liefert Project Account die wesentlichen Informationen konzentriert und auf Knopfdruck. In Unterprojekten werden so genannte Projekthierarchien gebildet, die im Controlling, den Auswertungen sowie in der Rechnungsstellung spezifisch berücksichtigt werden. Die Budgetierung lässt sich bis auf Mitarbeiterebene herunterbrechen, beispielsweise vom Gesamtbudget pro Hauptprojekt bis auf das Stundenbudget pro Mitarbeiter.
Die Projektleiter können den aktuellen Stand eines Projektes auch in periodischen Abständen bewerten und in einem entsprechenden Reporting hinterlegen. So werden alle wesentlichen Vorgänge und Prozesse (Produktivitätszahlen pro Mitarbeiter, Abteilung und Unternehmen) optimiert und die laufenden Projekte überwacht. „Das schafft die Voraussetzungen für den Erfolg eines Projekts“, hebt Marcel Walter hervor.

Anwenderfreundlich und schnell eingeführt

Die anwenderfreundliche Lösung bietet verschiedene Erfassungsvarianten – entweder zentral über die Client-Software, dezentral, zum Beispiel über ein Notebook, oder webbasiert über Internet/Intranet mit einem gängigen Browser. Die Client-Applikation ist in der deutschen Sprachversion erhältlich, die Web-Applikation zusätzlich in englischer und französischer Sprache. Je nach Organisations- und Komplexitätsgrad dauert die Einführung von Project Account (Installation, Einführungs- und Organisationsberatung, Schulung) zwischen drei und sechs Personentage. Nach Angaben von Consultinform liegt die Größenordnung der Betriebe, die Project Account einsetzen, in der Regel zwischen 15 und 150 Mitarbeitern.
Als Systemvoraussetzungen genügen laut Marcel Walter eine „zeitgemäße IT-Infrastruktur“ mit einer Netzwerkstruktur sowie ein zentraler Server in einer Microsoft-Umgebung. Für die Datenhaltung kommt eine SQL-Datenbank zum Einsatz. Empfohlenes Betriebssystem ist der Windows2000 Server und aufwärts. Der Lizenzpreis variiert je nach Firmengröße und den benötigten Modulen bzw. Funktionspaketen. Pro Anwender liegt er etwa zwischen 600 und 1.000 Schweizer Franken (rund 385 bis 640 Euro). „Damit ist Project Account nicht nur eine ideale Ergänzung zu SAP Business One, sondern auch äußerst kostengünstig“, unterstreicht Marcel Walter abschließend.

Weitere Informationen:

www.consultinform.ch

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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