Alles Wichtige liegt auf der Hand

Feature | 18. April 2006 von admin 0

Aus einfachen Prinzipien ergeben sich oft große Herausforderungen. So ist es zwar plausibel, dass alle Entscheidungsträger in einem Unternehmen möglichst unmittelbaren Zugriff auf wichtige Informationen haben müssen, um erfolgreich zu arbeiten zu. Einfach umzusetzen ist diese Anforderung indessen meistens nicht. Denn was tut beispielsweise eine international agierende Firma, deren Daten sich in vielen verschiedenen Anwendungen und isolierten IT-Systemen befinden und in unterschiedlichen Sprachen und Schriftzeichen vorliegen? In einer derart heterogenen Infrastruktur ist es ein enormer Aufwand, zu ermitteln, wie sich etwa der Umsatz in Asien entwickelt oder wo in Russland noch Kundenpotenziale ruhen.
Auch die VEKA AG, ein führender Hersteller von Kunststoffprofilen für Fenster, Türen und Rollläden, stand vor dieser Herausforderung. Das Unternehmen unterhält weltweit 33 Landesgesellschaften, die mit ganz unterschiedlichen Anwendungen arbeiten. Am Firmensitz im westfälischen Sendenhorst unterstützen seit 1988 SAP-Lösungen die wesentlichen Geschäftsprozesse. Die Frage war nun, wie man die systemtechnischen Barrieren, die sich durch die anhaltende Expansion ergeben hatten, überwinden und den Außendienst durch schnellen Zugriff auf relevante Informationen besser unterstützen konnte.
Inzwischen hat das Unternehmen einen Weg gefunden, um seinen Mitarbeitern unabhängig von ihrem Standort einheitliche Daten zur Verfügung zu stellen – mit Hilfe von SAP NetWeaver und Blackberry-Endgeräten.

Komplexe Berichte auf Knopfdruck

VEKA kam schrittweise zum Ziel. Zunächst ging es darum, eine flexible IT-Infrastruktur zu schaffen und damit die verschiedenen Systeme zu integrieren. Daher implementierte VEKA im Jahr 2004 SAP NetWeaver, führte die zahlreichen Anwendungen der internationalen Gesellschaften über die offene Technologieplattform zusammen und band sie an das zentrale Rechenzentrum in Deutschland an.
Nun verfügt der Hersteller über ein einheitliches Berichtswesen und durchgängige Informationsflüsse. Sämtliche Daten lassen sich ohne Brüche unternehmensweit austauschen. Selbst komplexe Berichte und Statistiken stehen unmittelbar zur Verfügung. So sind Management, Vertrieb und Kundenbetreuung stets auf dem aktuellen Stand. Auf Basis dieser Informationen lassen sich die Geschäftsprozesse rasch an neue Marktentwicklungen anpassen.
Zudem stellt SAP NetWeaver in der gesamten Firmengruppe wie auch in der Zusammenarbeit mit externen Unternehmen sicher, dass die Stammdaten harmonisiert und alle Prozesse und Funktionen einheitlich abgewickelt werden. Auf diese Weise bildet die Plattform die Grundlage für den internationalen Fertigungsverbund.

Blackberry macht den Daten Beine

Die unternehmensweit identischen Daten bildeten den Ausgangspunkt für den zweiten Schritt, mit dem VEKA seine Vertriebsaktivitäten besser unterstützen wollte. Mitarbeiter unterschiedlicher Hierarchieebenen sollten diese Informationen unabhängig von ihrem Standort komfortabel abrufen können. So benötigt das Top-Management jederzeit und an jedem Ort Zugang zu aktuellen Umsatzzahlen und anderen erfolgsrelevanten Fakten, während die Kundenbetreuer unterwegs vor allem auf Stamm- und Auftragsdaten angewiesen sind. Ein besonderes Anliegen war es, die Außendienstmitarbeiter der russischen Landesgesellschaft, die riesige Verkaufsgebiete betreuen, über einen mobilen Zugriff mit allen wichtigen Kundeninformationen zu versorgen.
Diese Anforderungen erfüllte die Kombination aus SAP NetWeaver Portal, mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM) und mobilen Blackberry-Endgeräten. Im Jahr 2005 ging VEKA das Projekt gemeinsam mit dem SAP-Beratungshaus UNIORG an. Um die mobile Lösung an die Technologieplattform anzubinden, bediente sich das Projektteam des SAP NetWeaver Application Servers. Mit Hilfe dieser Komponente, die Web-Services, Geschäftsanwendungen und standardbasierende Entwicklungsarbeit unterstützt, ließen sich alle erforderlichen Applikationen integrieren. Eine besondere Herausforderung bestand darin, unterschiedlichste Systeme einzubinden und passgenaue Szenarien für die Vertriebsprozesse abzubilden. So sollten die Mitarbeiter zur Vorbereitung auf Kundenbesuche über das Portal auch Statistiken und Stammdaten aus mySAP CRM einsehen können.

Sprachliche Hürde genommen

Als Erstes band das Projektteam die russische Vertriebsgesellschaft an mySAP CRM an. Dabei galt es überdies, eine sprachliche Hürde zu überwinden: Die russischen Clients arbeiten mit kyrillischen Schriftzeichen und mussten in die Lage versetzt werden, mit den Systemen im deutschen Rechenzentrum zu kommunizieren. Dies gelang dank der Unicode-Fähigkeit von mySAP CRM und SAP NetWeaver Portal. Nun greifen die russischen Mitarbeiter von ihrem PC aus über SAP NetWeaver auf die Funktionalitäten von mySAP CRM zu. Alle Daten und Anwendungen, die sie für ihre Vertriebsarbeit benötigen, stehen ihnen rollenbasiert via Single-Sign-on zur Verfügung.
Vorbei sind die Zeiten, als die russischen Außendienstmitarbeiter Kundendaten telefonisch bei der Landeszentrale erfragten. Heute rufen sie alle wichtigen Informationen genau wie ihre E-Mails aus Lotus Notes mit dem SAP NetWeaver Portal ab. Umgekehrt pflegen sie die Stammdaten jetzt direkt im Portal, während sie diese Informationen früher per Telefon oder Fax an eine Mitarbeiterin in der Zentrale übermittelten, die alle Angaben im System erfasste. Die Datenabfrage und -pflege über das Internet spart Zeit und Kosten und verbessert zudem die Qualität der Informationen, da das Risiko von Übertragungsfehlern deutlich verringert wird. Nach den positiven Erfahrungen in Russland plant das Unternehmen nun, auch den Außendienst in anderen Ländern über Blackberry-Endgeräte und SAP NetWeaver an mySAP CRM anzubinden. Bis 2007 soll sich die Zahl der Anwender von heute 25 mehr als verdoppeln.

Immer die aktuellsten Kennzahlen zur Hand

Die Kombination aus Blackberry und SAP NetWeaver hat sich auch für die Unternehmensführung bewährt. Die Spitzenmanager, die viel auf Reisen sind, müssen auch unterwegs die aktuelle Umsatzentwicklung kennen und über die Lage des Unternehmens informiert sein. Über Web-Services ermöglicht ihnen die mobile Lösung den Zugriff auf diese Informationen aus SAP NetWeaver Business Intelligence (SAP NetWeaver BI), so dass sie stets die neuesten Kennzahlen zur Hand haben. Da sie über einen Link auf ihrem Blackberry direkt mit dem VEKA-Intranet verbunden sind, können sie mit ihrem Passwort Statistiken und Berichte abrufen, die sich bis auf die einzelnen Landesgesellschaften herunterbrechen lassen. Um auf dem neuesten Stand zu sein, benötigen die Manager seither weder Handy noch Laptop; der Zugang zu wichtigen Daten ist wesentlich einfacher als früher.
Die Kundenbetreuer in Deutschland sind inzwischen ebenfalls mit Blackberry-Geräten ausgestattet und greifen damit von unterwegs auf Zahlen und Informationen aus SAP Business One zu. Als eigenen Web-Service hat VEKA eine aktuelle Telefonliste in die Lösung integriert, so dass die Außendienstmitarbeiter überall die Nummer ihrer Kollegen parat haben und sie von ihrem Blackberry aus anrufen können.
Die mobile Lösung kommt bei den Mitarbeitern so gut an, dass auch die Lagerleitung nach einer entsprechende Anwendung verlangte. Jetzt greifen die Lagerleiter auch am Wochenende auf den Status der Lastwagen-Verladungen zu und sehen genau, welche Bestände sie wann vorhalten müssen. Der SAP NetWeaver Application Server unterstützt also sämtliche Vertriebsprozesse – von der Kontaktaufnahme mit den Kunden über die Auslieferung bis zur Umsatzanalyse.
Insgesamt realisierte VEKA das Projekt innerhalb von elf Monaten im einkalkulierten Zeit- und Kostenrahmen. Die Bilanz fällt entsprechend positiv aus. Heute kann das Unternehmen Daten und Informationen schneller auswerten als je zuvor. Die Prozesslaufzeiten, gerade im Account Management der russischen Landesgesellschaft, reduzieren sich von Tagen auf Minuten. Die mobile Lösung ist damit aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken.
VEKA plant bereits weitere Projekte. Unter anderem sollen Endkunden im Internet nach Handelskunden des Herstellers, etwa Fensterfachbetrieben in ihrer Nähe, suchen können. Ein Prototyp dieser Anwendung wird bei VEKA bereits getestet. Das langfristige Ziel ist es, mit Hilfe von SAP NetWeaver schrittweise eine Enterprise Services Architecture (ESA) zu verwirklichen, um die Geschäftsprozesse flexibel abzubilden und die Umsetzungszeiten (Time to Market) zu verringern.

Johannes Borgmann

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