Anatomie einer Unternehmenstransformation

Feature | 21. Mai 2008 von Christine Macfarlane 0

Thomas Swetnam, Vice President des IT-Bereichs bei Graceway, erinnert sich an die Anfänge des Unternehmens: „Wir kauften Produkte und eine Vertriebsmannschaft zusammen, und innerhalb von nur sechs Wochen wuchsen wir von sieben Mitarbeitern auf 250.” Das war Mitte November 2006.

Graceway Pharmaceuticals mit Hauptsitz in Bristol wurde nur wenige Monate vorher aus der Taufe gehoben. Das Unternehmen für pharmazeutische Spezialprodukte verfügte über keinerlei IT. Sein Instinkt, so Swetnam, habe ihm eingeflüstert, als Pharmaunternehmer auf eine SAP-Lösung zu setzen. SAP Business One war damals schnell implementiert. Mit der Lösung definierte Graceways die Geschäftsprozesse, mit denen es an den Start ging. Der Erfolg gab dem recht: Im Januar 2007 lieferte das Unternehmen bereits Produkte im Wert von sieben Millionen US-Dollar aus.

„Wir hatten Glück mit B4 Consulting“, sagt Swetnam. „Die Berater halfen uns dabei, in der Anfangsphase den Kurs zu halten.“ SAP Business One lieferte die Funktionalität, die Graceway damals benötigte, und versetzte das Unternehmen in die Lage, auf dem Markt schnell aktiv zu werden. Graceway Pharmaceuticals ist auf aggressives Wachstum ausgerichtet. Die Pharma-Sparte von 3M für Nord- und Südamerika wurde übernommen. Durch die Fusion mit Chester Valley Pharmaceuticals übernahm Graceway eine führende Position in der Vermarktung pharmazeutischer Spezialprodukten.

Im Juli 2007 musste sich das Management auch IT-seitig mit dem beispiellosen Wachstum des Unternehmens befassen. Übernahmen, Einlizenzierung und Produktentwicklung sind die primären Geschäftsstrategien von Graceway. Ständig ist das Unternehmen auf der Suche nach innovativen Therapien, besonderen Verfahren für die Arzneimittellieferung, vorhandenen Präparate für markengeschützte Therapien oder anderen Produkten, mit denen es rasch an den Markt gehen kann.

Graceways erwarb ein Distributionszentrum, neue Fusionen und Übernahmen zeichneten sich ab. Swetnam war in dieser Situation klar: Für den neuen Umfang an Logistik und Lagerverwaltung, die Anforderungen an das Berichtswesen und für die Vielfalt an Vorschriften und Gesetzen in der Branche war Graceway SAP Business One nun entwachsen.

Best-Practice-Prozesse für den Erfolg

Swetnam und sein Team suchten erneut bei B4 Consulting Unterstützung. Gefragt war nun eine IT-Strategie, die an den Geschäftszielen des Unternehmens ausgerichtet ist. Hierfür, so der Entschluss, war ein Umstieg auf EzPharma notwendig, eine von Answerthink entwickelte qualifizierte Partnerlösung auf Basis von SAP All-in-One.

Ausgestattet mit Best-Practices-Prozessen von SAP ist die Lösung speziell auf die Anforderungen wachsender kleinerer und mittelständischer Unternehmen in der Pharmabranche ausgerichtet. Sie bietet hunderte pharmaspezifische Geschäftsprozesse, vorkonfigurierte Berichte oder Formulare, Rollen der verschiedenen Anwender, Schulungsunterlagen, aber auch Vorlagen für die in der Branche so wichtigen Validierungen.

Aus Swetnams Sicht war die Einführung ein ehrgeiziges Projekt. Denn: Es galt nicht nur, die Lösung zu implementieren, inklusive der neuen Prozesse für die Lagerhaltung und Logistik. Graceway hatte gleichzeitig beschlossen, aus Gründen der Sicherheit und Stabilität auf eine UNIX-Umgebung umzusteigen. Außerdem fand zur gleichen Zeit eine Revision statt – vom Finanzwesen, beispielsweise, war also wenig Hilfe zu erwarten.

„Doch wir hatten mit B4 Consulting bei der Einführung von SAP Business One gute Erfahrungen gemacht. Wir vertrauten auf deren Zeitplan – nach dem wir am zweiten Januar 2008 mit EzPharma produktiv gehen würden“, sagt Swetnam. Unterstützt wurde das Projekt von der Arbour Group, einem strategischen Partner von Answerthink, der Validierungstests für die US Food and Drug Administration (FDA) durchführte und die Six-Sigma-Prozesse vor Ort koordinierte.

FDA-konforme Abläufe

„Wir wussten“, so Swetnam, „dass wir von der branchenspezifischen Funktionalität von SAP Business All-in-One profitieren würden. Dennoch war ich mit SAP Business One sehr zufrieden – und die Niederlassungen in Kanada und Lateinamerika arbeiten weiterhin damit.“

An den US-Standorten von Graceway sorgt nun EzPharma für schlanke Prozesse in der Lagerverwaltung und Distribution. Transportunternehmen wie FedEx oder Ups lassen sich nahtlos anbinden. Die Mitarbeiter haben den Bestand stets vollkommen im Blick. Berichte lassen sich nach Produkten aufgliedern, Transporte nach verfolgen.

„Wichtig ist, dass wir ein validiertes, FDA-konformes System haben. Diese Anforderung kam mit dem neu erworbenen Verteilzentrum hinzu“, erklärt Swetnam. EzPharma liefert umfassende Abfrage- und Berichtsfunktionen für die Losverfolgung und hilft, die gesetzlichen Anforderungen von FDA und PDMA einzuhalten. Die Lösung sorgt für Revisionssicherheit und Konformität zum US-Sarbanes-Oxley-Gesetz.

„Die Finanzabteilung ist begeistert von der neuen Lösung. Früher brauchte sie für den Monatsabschluss mindestens zehn Arbeitstage, jetzt nur noch drei oder vier. Etwa die Hälfte der Aufgaben mussten mit Kalkulationstabellen erledigt werden – das geht jetzt automatisch“, erklärt Swetnam. Zudem sind die Periodenabschlüsse scharf voneinander abgegrenzt – das macht es einfacher Rückvergütungen, Retouren und Rabatte zu bearbeiten.

Zukunftssichere Investition

Graceway verkauft derzeit hauptsächlich aus dem Bestand. Doch Swetnam plant zusammen mit B4 Consulting eine Lösung zu schaffen, wie sich hier bei Spitzenbedarf rasch hinzukaufen lässt. Auch soll künftig SAP Business Information Warehouse mehr Unternehmensinformationen liefern. „Wir wollen außerdem ein Mitarbeiterportal, das etwa Reisegenehmigungen oder Spesenabrechnungen vereinfacht“, sagt er.

Die Unternehmensführung bei Graceways ist sich sicher, mit der SAP-All-in-One-Lösung über Prozesse zu verfügen, die auch das Wachstum der kommenden fünf Jahre abdecken. Und die es dem Unternehmen beispielsweise auch erlauben, an die Börse zu gehen – da sie konform zum Sarbanes-Oxley-Act sind. „Die Einführung war ein sehr offensiver Zug. Ich hatte die stille Befürchtung, es sei zu schwierig – aber das war nicht der Fall“, sagt Swetnam. „Und es hat sich gelohnt: Wir haben mit der Lösung Millionen Dollar und mindestens zwei Jahre Arbeit eingespart.“

„Und wenn unser CEO morgen sagt, er wolle demnächst ein produzierendes Unternehmen einkaufen, weiß ich, dass wir auch dafür gerüstet sind“, schmunzelt er.

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